El objetivo de este Módulo del Master en Project Management es conocer MsProject para aplicarlo en la Gestión de Proyectos, desde las nociones básicas, la creación de tareas, hasta el control, seguimiento de costos y performance de un Proyecto.


Además, introduciremos un valor agregado, la simulación de Montecarlo. Utilizaremos un plugin que vamos a adjuntar al motor de cálculo del Excel y lo vamos también a vincular con MS Project, el cual nos va a permitir, hacer estimaciones estocásticas del Proyecto, ajustando de este modo estimaciones que hemos determinado en tiempo y coste de Proyecto

1.- MICROSOFT PROJECTcontacto-responsable-admisiones-mdap

  1. El objetivo de MsProject: Iniciar a los Project Manager, que aún no han tenido la oportunidad de trabajar con esta herramienta en Gestión de Proyectos, y permitir profundizar a los que ya han tenido experiencia usando esta herramienta. Buscamos unificar el conocimiento de todos los involucrados en el Master, en aquellos conocimientos imprescindibles, que debe tener el Project Manager en Microsoft Project.
  2. Estuiarmos todas las funciones de Microsoft Project: A medida que avancemos en el Módulo MsProject, iremos repasando todas las funciones de Microsoft Project; tareas del Proyecto + lineas base + jerarquización según la EDT + considerar los costes del Proyecto + seguimientos de las actividades del Proyecto +  avance del Proyecto + reportes del Proyecto, etc.
  3. MS Project es una herramienta  de Gestión de Proyectos Comunicacional: Nos permitirá mantener informados de los avances del Proyecto a los stakeholders,  por último, y tras haber aprendido a utilizar Microsoft Project, haremos estimaciones más reales del avance del Proyecto utilizando simulaciones de Montecarlo.

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2.- SECCIÓN SUPERIOR – CINTAdescargar-brouchure-master-direccion-proyectos

  1. Archivo//Diagrama de Gantt: Encontramos numerosas vistas en función de lo que, en ese momento, necesitemos visualizar del Proyecto, podemos ver varias vistas: calendarios + diagrama de red + formularios de recursos, que tenemos asignados para Proyectos + gantt de seguimientos, para hacer el seguimiento del Proyecto una vez hecho el Kick-Off + hoja de recursos, los recursos que utilizaremos a lo largo del proyecto + hoja de tareas, para ver la tareas involucradas, etc. ¿Cuál es la función de la vista? Tenemos que decir que MSProject, en el fondo, es una base de datos con muchas tablas, donde estas vistas son una relación de estas tablas, permitiéndonos ver de forma rápida toda la información importante.
  2. Vistas combinadas: En la vista del diagrama de Gantt pondremos las tareas del Proyecto, duración, comienzo, fin, predecesoras, nombres de los recursos, etc., pero si, además, queremos ver en esta estructura el tema de costes del Proyecto, nos tendremos que ir a la pestaña vistas//tablas/costo, en ese momento, aun estando en la vista principal del diagrama de Gantt, la información que nos muestra ahora ha cambiado, a esto se le llama las vistas combinadas de Microsoft Project. La idea es, que utilizando la misma estructura del diagrama de Gantt, nos presente el tema de coste del Proyecto. Actuaremos de igual forma si ahora queremos ver la vista de trabajo (vistas//tablas/trabajo). “MS Project” te da la posibilidad de configurar vistas según nuestras necesidades, la más utilizada es la de Diagrama de Gantt. A medida que vayamos avanzando iremos configurando las vistas de Microsoft Project según las necesidades de cada Proyecto.
  3. Programación: La podremos encontrar en la mitad de la cinta de esta sección y nos permitirá trabajar sobre las actividades, veremos en este apartado, la jerarquización de las actividades del Proyecto + la división de actividades + vincular actividades + como imputar los avances del proyecto en %. MSProJect  tiene la capacidad de programar las tareas de forma manual o automática, es decir, podremos indicar que una actividad concreta del Proyecto se ejecute automáticamente en un día determinado.
  4. ©: indicaremos el tipo de programación: manual o automática:
    1. Con la opción manual, las condiciones de “comienzo” y “fin” las ponemos nosotros,
    2. Con la opción automática, la aplicación rellena los datos de comienzo y fin automáticamente.
    3. Los iconos de la barra de tareas: También podemos configurar el tipo de tarea utilizando los iconos de la barra de herramientas de esta sección, programar manualmente y autoprogramar. Mover las tareas del Proyecto definidas en modo autoprogramado es más fácil que si las tenemos que mover estando configuradas en modo manual,
    4. Generar Tareas: hay varios tipos de tareas: tarea normal + tarea periódica (son tareas recursivas, como puedan ser reuniones de seguimiento) + hitos del Proyecto (puntos de control que nos permitirán controlar el inicio o final de una fase) + tarea resumen (nos permitirá englobar a otras tareas).
  5. Propiedades: Suministra la información de la actividad seleccionada de la “lista de tareas” (parte izquierda de la sección media), en ella podremos ver el nombre de la tarea a realizar en el Proyecto + porcentaje completado (%) + modo de programación + fecha de inicio/fin de la tarea + tipo de tarea (generar tareas) + tareas predecesoras que tiene,  recursos asignados que tiene la tarea,  etc. Según avancemos en el módulo del Master,  profundizaremos en cada una de ellas y en el resto que no hemos enunciado por las restricciones de este programa.
  6. Proyectos: Aquí trabajaremos la ficha. información del Proyecto, especificaremos:
  7. La fecha:  De comienzo del Proyecto y la fecha actual.
  8. También nos da opción de como programar el Microsoft Project: De comienzo a fin o de fin a comienzo. Por ejemplo: si tenemos una fecha determinada para hacer un Proyecto, vamos programando las actividades de “adelante hacia atrás”, es decir, programaremos a partir de la fecha de finalización del Proyecto, nosotros haremos lo sencilla, programaremos, a partir de la fecha de comienzo del Proyecto, aquí también se configuran los calendarios del Proyecto que vamos realizando.
  9. Crear un informe. Esta pestaña marca la diferencia entre el MS Project actual y versiones anteriores:
    1. Informes preestablecidos: Informes relevantes del Proyecto, informes de costes, de valor acumulado, de flujo de caja, etc.
    2. También podemos personalizarlos: En las versiones anteriores se utilizaba la pestaña de informes visuales la cual exportaba valores a Excel desde donde se preparaban los informes.
  10. Comparar Proyectos: Nos permite comparar el Proyecto inicial con respecto al Proyecto final, tarea a tarea.
  11. Recursos: Esta pestaña relaciona todo aquello que tenga que ver con los recursos del Proyecto:  organizar el equipo de Proyecto,  asignar recursos,  agrupar recursos,  recursos asignados a una tarea,  redistribuir recursos, etc.
  12. Estadísticas: Nos muestra los valores que hemos estimado para la duración del Proyecto, el trabajo y el coste del Proyecto en función de: lo actual, lo previsto, lo real (lo que ha ocurrido realmente en la ejecución del Proyecto) y la diferencia (restante) es una forma de dar información rápida y puntual de cómo va realmente el Proyecto.
  13. Configurar la EDT. Siguiendo en la opción de proyectos podemos configurar la EDT, Estructura de Desglose de Trabajos del Proyecto.
  14. Cambiar Tiempo de Trabajo:  Podremos configurar el calendario laboral para establecer los días festivos, laborales, el horario que tendremos, los turnos: mañana, tarde, noche, vacaciones, etc.
  15. Calcular Proyectos: Es muy utilizado para la programación en manual, para que se ejecuten automáticamente los costes del Proyecto.
  16. Establecer la Línea Base: Se refiere a que, cuando hemos terminado toda la planificación del Proyecto,  crearemos la línea base del cronograma del Proyecto, que va a aprobar nuestra junta directiva de control de cambios y nuestros Stakeholders principales.
  17. Mover Proyecto: Se refiere a desplazar un Proyecto en el tiempo.
  18. Crear Subproyectos:  Se utiliza cuando el Proyecto principal es tan grande que es necesario hacerlo más pequeño, con esta opción podemos, luego, anidar estos subproyectos.
  19. Vistas. A medida que avancemos en el módulo iremos utilizándolas y afianzáremos su manejo, las vistas nos permitirán visualizar cómodamente el avance del Proyecto, tendremos vistas de recursos del Proyecto, de costes, de tiempo, de calendarios, etc., podemos observar el icono identificando en la barra de herramientas de esta sección como “Diagrama de Gantt” y en su desplegable denominado “Integrada”, este muestra una serie de vistas que a lo largo de su barra de herramientas (cinta) las podemos ver desglosas: calendarios del Proyecto, diagrama de red, uso de recursos, hoja de recursos, tablas, esquemas, macros, etc.
  20. FormatoTiene que ver con todo lo que sean colores, formatos, temas, diseños, cuadriculas, tipos de letras, muestra de las tareas críticas del Proyecto, muestra de las demoras de lo que estamos calculando, tareas retrasadas o no, formatos especiales que les queramos dar a las tareas críticas. Por otro lado, el diagrama de Gantt tiene su zona de configuración, presionando el botón derecho del ratón sobre la zona, aquí nos aparecerá un desplegable indicando: estilo de las barras, mostrar u ocultar estilos de barras, líneas de progreso, días no laborales, etc.

3.- SECCIÓN MEDIA:

  1. Escala de tiempo: Nos permite colocar grupos de tareas por paquete de trabajo del Proyecto de forma gráfica.
  2. Es una de las herramientas de comunicación visual: Que se suelen utilizar para informar a los Stakeholder de los avances del Proyecto.

4.- SECCIÓN INFERIOR:

  1. Esta sección la llamamos “Diagrama de Gantt”, se encuentra dividida por:
    1. La lista de tareas” (lado izquierdo).
    2. Diagrama de Gantt (lado derecho), en este lado es donde veremos las famosas barras que representan las tareas del Proyecto con la duración temporal de las actividades que hemos insertando anteriormente en la parte de la izquierda de la vista (lista de tareas).
  2. La idea es que MS Project se amolde a nuestros Proyectos: Esta es la parte más difícil, plasmar un Proyecto real en un sistema digital. Como hemos visto en el Módulo de Certificación PMP, PMI nos recomienda una herramienta gráfica que se llama la EDT (Estructura de Desglose de los Trabajos del Proyecto), y con este Módulo de  MS Project del Master comprenderemos cómo convertir una EDT del Proyecto a formato digital.

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