La Gestión Ágil de Proyectos con Kanban consiste, básicamente, en usar un Tablero (llamado Tablero Kanban), … será un tablero que me dice qué, cuánto y cuándo tengo que producir en el transcurso del Proyecto


El Tablaro Kanban es una herramienta visual usada en la metodología Kanban para identificar el estado de cada tarea del Proyecto en todo momento, desde el inicio del Proyecto hasta su entrega final. Se pueden utilizar diversos tableros Kanban si se tienen varios equipos de Proyecto o bien un solo tablero para todos. El diseño del tablero kanban se puede personalizar.

1.- LAS CARACTERÍSTICAS DE KANBANcontacto-responsable-admisiones-mdap

  1. Las características de Kanban: Se basa en la aplicación práctica de los principios Lean.
  2. Detectar lo inútil (muda):  Cuanto antes, para eliminarlo o simplificarlo.
  3. Mide y optimiza el tiempo medio: Para completar una tarea (flujo de trabajo).
  4. En KANBAN no existen las iteraciones: Kanban es un flujo continuo.
  5. Es un “sistema pull” no push: Hacemos lo que se necesita y cuando se necesita.
  6. La priorización se hace en base a Lean: Sobre todo aquello que genere valor al producto.
  7. Las fases KANBAN: Ofrecen una manera flexible de organizar tus flujos de trabajo.
  8. Se centra en controlar el Wip (Work In Progress):  Es decir, en tratar de limitar el número de ítems tratados a la vez.
  9. Explota las ventajas del control visual: Busca radiar el estado en que se encuentra el Proyecto, en cada momento, a través del tablero Kanban.
  10. Facilita la comunicación: Directa y continuada entre todos los interesados en el Proyecto.

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2.- OBJETIVOS Y VENTAJAS DE USAR KANBAN

  1. Kanban esta centrado en generar valor: El producto y la empresa están centrados en el cliente/ consumidor, nuestro objetivo es satisfacer la demanda y, en ajustar el proceso y el flujo del valor, a los requerimientos del cliente, lo hacemos mediante reglas simples que permiten optimizar el trabajo en función del valor que genere cada tarea.
  2. Muy buen tratamiento de los problemas: “Los problemas son tesoros” que nos permiten mejorar.
  3. Es un sistema magnífico de comunicación visual: El enfoque es tán sencillo y claro que todo el mundo lo puede entender, facilitando la comunicación con todos los implicados, incluyendo al cliente.
  4. Búsqueda del Control: Control de la producción y reducción de los niveles de inventario, equilibrio de la demanda y la capacidad.
  5. Optimizar el Trabajo: Para coordinar el trabajo, identificar los cuellos de botella en el Proyecto y tomar las decisiones que generen mas valor. Fomenta el trabajo en equipo y la colaboración como fundamentos de la cultura organizativa.
  6. Generar entregas al Cliente del Proyecto: Minimizar los tiempos de entrega de los productos del Proyecto
  7. Una nueva cultura para generar valor: Incorporar a nuestros Proyectos una cultura de optimización incremental.
  8. Mejorar el flujo de trabajo: Logrando, en base a la mejora, un ritmo sostenible y continuado.
  9. Evitar trabajos no necesarios: Se establece, de forma estructural, un limite de trabajo en curso para evitar la multi-tarea (evitando la pérdida de foco y de tiempo, al cambiar de tarea).
  10. Retroalimentación continua y rápida: Descubrir pronto los problemas y errores (menos coste y menos daños).
  11. Equipos: Facilitar la auto-organización de los equipos.

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3.- EL TABLERO KANBAN

  1. descargar-brouchure-master-direccion-proyectosQué es el Tablero Kanban: Se pueden utilizar diversos tableros Kanban si se tienen varios equipos o, bien, un solo tablero para todos, además, el diseño del tablero también se puede personalizar, cambiar los estados de trabajo en vertical y diferentes proyectos/departamentos en horizontal, etc. Una práctica que nos permite el tablero Kanban es el pintar filas o carriles, es una forma de dividir un tablero Kanban en diferentes Proyectos que comparten las mismas etapas, es frecuente dividirlo en tres filas que implican la criticidad de las tareas.
  2. Qué son las Tarjetas Kanban: Cada tarjeta representa un ítem de trabajo (tareas concretas), tenemos diferentes colores para las tareas según su categoría o el área de acción dentro del proceso. Se suelen usar post-its. Las tareas kanban han de ser priorizadas para evitar  confusiones que tantas horas extras y frustración produce. Las tareas técnicas, obviamente, las prioriza el equipo de Proyecto, que es el que sabe desarrollar, es usual empezar por las más difíciles y dejar las más sencillas para el final.
  3. El Objetivo: Es equilibrar la demanda y la capacidad productiva. La limitación de tarjetas en el sistema impide la sobrecarga
  4. Qué es el Flujo de Valor: Es el mapa que mide el grado de avance del Proyecto en el tiempo a través de sus distintas acciones/etapas de un proyecto. es decir, todos los procesos y sub-procesos que van desde la definición del trabajo hasta su entrega. Es importantísimo porque es la base de las expectativas de negocio y, también, se utiliza para ir adaptando el límite de Wip hasta llegar a un valor óptimo para cada equipo. Debe ser visible en todo momento y debe representar lo que realmente hacemos, no un ideal o cómo pensamos que debería ser.
  5. Cuales son las Fases del Flujo de Valor son: Elaborar el mapa. incluye cada proceso/tarea/etapa de un Proyecto o trabajo que debe ser realizado para lograr el resultado que usted quiere obtener + Identificar cuánto tiempo (calendario) tarda cada trabajo en cada etapa y el tiempo “real” promedio trabajado en cada etapa + Identificar los “tiempos entre etapas/trabajos”, los otros tiempos que nos interesan, son los tiempos de espera (las flechas), que son los tiempos en que cada trabajo demora en ser recibido para comenzar a ser realizado + Identificar los ciclos de re-trabajo + Cálculo de la eficiencia del ciclo del proceso.
  6. Como es el funcionamiento del Tablero Kanban:
    1. Información: Informa a tu equipo de Proyecto de los objetivos y la misión que cada uno tendrá que realizar.
    2. Análisis: Analiza el flujo de trabajo requerido en el Proyecto, puede ser distinto del flujo de trabajo normal que estés aplicando.
    3. Crea un tablero Kanban especial y diferente: Si es que ya empleas un tablero Scrum o Kanban para otros Proyectos, de esta manera, diferenciamos los asuntos relativos a la post-integración/implantación del resto de proyectos que puedas llevar en tu portfolio.
    4. Consigue una buena cantidad de post-it de diferentes colores: Pues tendrás que definir varias políticas de proceso en función de la tipología del asunto que te toque gestionar/resolver.
    5. Define que información es la que se tiene que poner en cada tarjeta Kanban: De no hacerlo así, cada uno pondrá la información de distinta manera y no guardará coherencia pudiendo además faltar información en alguna de las tarjetas.
    6. Reunión diaria: Reúnete con tu equipo de Proyecto todos los días delante del tablero Kanban, para revisar en el backlog, lo realizado, lo pendiente, los impedimentos…
    7. Actualizar el Backlog: Asegúrate de que haya una persona responsable de “liderar” los asuntos y de mantener actualizado el backlog.
    8. Asegúrate de que se respeta el proceso: Para cada tarjeta, se realizan los cambios de estado necesarios en cada momento.
    9. El flujo: Una tarea que se arrastra (PULL) desde el BACKLOG hacia un estado posterior continuará avanzando en el flujo hasta su fin, a menos que haya algún impedimento que la haga retroceder o trasladar a alguna columna especifica.
    10. Define el WIP (Work in Progress): Para cada columna controla que no haya cuellos de botella en alguno de los pasos del flujo, en cuyo caso, reflexiona junto a tu equipo, la manera de solucionar situación.
    11. No es necesario distinguir entre dos tipos de tarea, aunque a veces puede ser útil: También se pueden utilizar diversos tableros Kanban si se tienen varios equipos, o bien, un solo tablero para todos
    12. El diseño del tablero se puede personalizar: Los estados de trabajo en vertical y diferentes proyectos/departamentos en horizontal. etc.

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