Gestión Ágil de Proyectos con Kanban. Consiste, básicamente, en usar un Tablero (llamado Tablero Kanban), … será un tablero que me dice qué, cuánto y cuándo tengo que producir en el transcurso del Proyecto


El Tablaro Kanban, es una herramienta visual usada en la metodología Kanban, para identificar el estado de cada tarea del Proyecto en todo momento, desde el inicio del Proyecto hasta su entrega final. Se pueden utilizar diversos tableros Kanban si se tienen varios equipos de Proyecto, o bien un solo tablero para todos. El diseño del tablero kanban se puede personalizar.

1.- CARACTERÍSTICAS KANBAN

Se basa en la aplicación práctica de los principios lean

  • Detectar lo inútil (muda) cuanto antes para eliminarlo o simplificarlo.
  • Mide y optimiza el tiempo medio para completar una tarea (flujo de trabajo).
  • En KANBAN no existen las iteraciones, es un flujo continuo.
  • Es un “sistema pull” no push: hacemos lo que se necesita, cuando se necesita.
  • La priorización se hace en base a Lean (todo aquello que genere valor al producto).
  • KANBAN, con sus fases, ofrece una manera flexible de organizar tus flujos de trabajo.
  • Se centra en controlar el Wip (Work In Progress) es decir, en tratar de limitar el número de ítems tratados a la vez.
  • Explota las ventajas del control visual, busca radiar el estado en que se encuentra el Proyecto en cada momento a través del tablero Kanban.
  • Actualmente se utiliza principalmente en entornos de mantenimiento (corrección de bugs, etc.), aunque al principio era para producción.
  • Facilita la comunicación directa y continuada entre todos los interesados en el Proyecto.

Regla Kanban número 1: El Proceso posterior recogerá del anterior los productos necesarios en las cantidades precisas, en el lugar y momento oportuno. Se crea una pérdida si el proceso anterior abastece de partes y materiales al proceso subsiguiente en el momento que éste no los necesita o en una cantidad mayor a la que necesita.

2.- VENTAJAS DE USAR KANBAN

  • El producto y la empresa están centrados en el cliente/ consumidor, nuestro objetivo es satisfacer la demanda .
  • “Los problemas son tesoros” que nos permiten mejorar.
  • Es un sistema magnífico de comunicación visual. El enfoque es tán senicllo y claro que todo el mundo lo puede entender, facilitando la comunicación con todos los implicados, incluyendo al cliente.

Regla Kanban número 2: El Proceso precedente deberá fabricar sus productos en las cantidades recogidas por el proceso siguiente: No se permite una producción mayor que el número de tarjetas Kanban. Por otra parte, cuando en un proceso anterior hayan de producirse varios tipos de piezas, su producción deberá seguir la secuencia con que se han entregado los diversos tipos de Kanban.

3.- OBJETIVOS Y UTILIDADES KANBAN

  • Control de la producción y reducción de los niveles de inventario: equilibrar la demanda y la capacidad.
  • Para coordinar el trabajo, identificar los cuellos de botella en el Proyecto y tomar las decisiones que generen mas valor.
  • Minimizar los tiempos de entrega de los productos del Proyecto
  • Incorporar una cultura de optimización incremental.
  • Mejorar el flujo de trabajo,  logrando, en base a la mejora, un ritmo sostenible y continuado.
  • Se establece, de forma estructural, un limite de trabajo en curso para evitar la multi-tarea (evitando la pérdida de foco y de tiempo, al cambiar de tarea).
  • Retroalimentación continua y rápida: Descubrir pronto los problemas y errores (menos coste y menos daños).
  • Facilitar la auto-organización de los equipos.

Regla Kanban número 3. Los productos/procesos defectuosos nunca deben pasar al proceso siguiente: El incumplimiento de esta regla comprometería la existencia misma del sistema Kanban. Si llegaran a identificarse en el proceso siguiente algunos elementos defectuosos, tendría lugar una parada de la línea y se devolverían los elementos defectuosos al anterior proceso.

4.- BENEFICIOS DE KANBAN

  • Ajustar el proceso y el flujo del valor a los requerimientos del cliente.
  • Reglas simples que permiten optimizar el trabajo en función del valor que genere cada tarea.
  • Manejar correctamente el riesgo.
  • Fomenta el trabajo en equipo y la colaboración como fundamentos de la cultura organizativa.
  • Mejora la calidad del trabajo y del proyecto/servicio.
  • Ritmo de trabajo sostenible.
  • Motivación y productividad eficiente.
  • Tolerancia al cambio y a la experimentación.

Regla Kanban número 4: El número de Kanban debe minimizarse: Puesto que el número de Kanban (= tarjetas) expresa la cantidad máxima de existencias de un determinado elemento, habrá que mantenerlo tan pequeño como sea posible.

5.- EL TABLERO KANBAN

  • Se pueden utilizar diversos tableros Kanban si se tienen varios equipos, o bien un solo tablero para todos.
  • Además, el diseño del tablero también se puede personalizar: los estados de trabajo en vertical y diferentes proyectos/departamentos en horizontal, etc.

6.- LAS TARJETAS KANBAN

  • Cada tarjeta representa un ítem de trabajo (tareas concretas).
  • Diferentes colores para las tareas, según su categoría o el área de acción dentro del proceso.Se suelen usar post-its.
  • Objetivo:
    • Equilibrar la demanda y la capacidad productiva.
    • La limitación de tarjetas en el sistema impide la sobrecarga.
  • Las tareas kanban han de ser priorizadas para evitar  confusiónes, que tantas horas extras y frustración produce.
  • Las tareas técnicas obviamente las prioriza el equipo de Proyecto, que es el que sabe desarrollar, es usual empezar por las más difíciles y dejar las más sencillas para el final.
  • Una práctica que nos permite el tablero Kanban es el pintar filas o carriles. Es una forma de dividir un tablero Kanban en diferentes Proyectos que comparten las mismas etapas, es frecuente dividirlo en tres filas que implican la criticidad de las tareas.

Regla Kanban número 5. El Kanban habrá de utilizarse para lograr la adaptación a pequeñas fluctuaciones de la demanda.

7.- EL FLUJO DE VALOR

  • Es el mapa que mide el grado de avance del Proyecto en el tiempo, a través de sus distintas acciones/etapas de un proyecto.
  • Es decir, todos los procesos y sub-procesos que van desde la definición del trabajo hasta su entrega.
  • Es importantísimo, porque es la base de las expectativas de negocio y también se utiliza para ir adaptando el límite de Wip hasta llegar a un valor óptimo para cada equipo.

Debe ser visible en todo momento. Debe representar lo que realmente hacemos. No un ideal o cómo pensamos que debería ser

  • Fases del Flujo de Valor:
    • Elabora el mapa: Incluye cada proceso/tarea/etapa de un Proyecto o trabajo que debe ser realizado para lograr el resultado que usted quiere obtener.
    • Identificar cuánto tiempo (calendario) tarda cada trabajo en cada etapa y el tiempo “real” promedio trabajado en cada etapa.
    • Identificar los “tiempos entre etapas/trabajos”: Los otros tiempos que nos interesan, son los tiempos de espera (las flechas), que son los tiempos en que cada trabajo demora en ser recibido para comenzar a ser realizado.
    • Identificar los ciclos de re-trabajo.
    • Cálculo de la eficiencia del ciclo del proceso.

Regla Kanban número 6. Equilibrar la producción. Para que podamos producir solamente la cantidad necesaria requerida por los procesos subsiguientes, es necesario mantener al equipo y a los trabajadores de tal manera que puedan producir materiales en el momento necesario y en la cantidad necesaria. De esta forma, si el proceso subsiguiente pide material de una manera discontinua con respecto al tiempo y a la cantidad, el proceso anterior requerirá personal y máquinas en exceso para satisfacer esa necesidad.

8.- FUNCIONAMIENTO DEL TABLERO KANBAN

  1. Informa a tu equipo de Proyecto de los objetivos y la misión que cada uno tendrá que realizar.
  2. Analiza el flujo de trabajo requerido en el Proyecto. Puede ser distinto del flujo de trabajo normal que estés aplicando.
  3. Crea un tablero Kanban especial y diferente, si es que ya empleas un tablero Scrum o Kanban para otros Proyectos. de esta manera diferenciamos los asuntos relativos a la post-integración/implantación del resto de proyectos que puedas llevar en tu portfolio.
  4. Consigue una buena cantidad de post-it de diferentes colores, pues tendrás que definir varias políticas de proceso en función de la tipología del asunto que te toque gestionar/resolver.
  5. Define que información es la que se tiene que poner en cada tarjeta Kanban (de no hacerlo así, cada uno pondrá la información de distinta manera y no guardará coherencia pudiendo además faltar información en alguna de las tarjetas).
  6. Reúnete con tu equipo de Proyecto todos los días delante del tablero Kanban para revisar en el backlog: lo realizado, lo pendiente, los impedimentos.
  7. Asegúrate de que haya una persona responsable de “liderar” los asuntos y mantener actualizado el BACKLOG.
  8. Asegúrate de que se respeta el proceso y que para cada tarjeta se realizan los cambios de estado necesarios en cada momento.
  9. Una tarea que se arrastra (PULL) desde el BACKLOG hacia un estado posterior continuará avanzando en el flujo hasta su fin, a menos que haya algún impedimento que la haga retroceder o trasladar a alguna columna especifica para estas situaciones.
  10. Define el WIP (Work in Progress) para cada columna y controla que no haya cuellos de botella en alguno de los pasos del flujo, en cuyo caso, reflexiona junto a tu equipo la manera de solucionar situación.
  11. No es necesario distinguir entre dos tipos de tarea, aunque a veces puede ser útil. También se pueden utilizar diversos tableros Kanban si se tienen varios equipos, o bien un solo tablero para todos

El diseño del tablero se puede personalizar: los estados de trabajo en vertical y diferentes proyectos/departamentos en horizontal, etc.