La Project Management Office

Publicado Por MDAP Project Management el 12/07/2017 | 0 comentarios


La Project Management Office

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La Project Management Office tiene unas funciones básicas como pueden ser, manejar la metodología, los estándares, el total de los riesgos que afectan a todos los proyectos, ver oportunidades, conocer y comparar las métricas, medir y evaluar contra que se va a medir la calidad de los entregables, etc.

Qué funciones tiene la Project Management Office 


El Director de la Project Management Office vela por la visión del negocio de la empresa, no solamente de un proyecto en concreto que es lo que hacen los Directores de Proyecto


Las similitudes entre los proyectos y las labores de la Oficina de Dirección de Proyectos reside en que las dos tienen que estar alienadas con los objetivos de la empresa, el alineamiento tiene que ser total y la Project Management Office tiene que funcionar para que ese alineamiento que sea aún mayor.

Esta visión global de los proyectos de la organización es algo que un Project Manager, desde el nivel de proyectos no ve, no se da cuenta de ello, por eso una project management office tiene unas capacidades de enfrentarse a todos los Proyectos de la organización que no se posee si se afrontan los Proyectos de manera individual y aislada.

La Project Management Office, generalmente, tiene unas funciones básicas que enunciamos en post anteriores como pueden ser: manejar la metodología, los estándares, el total de los riesgos que afectan a todos los proyectos de la organización, riesgos positivos y negativos (por eso los llamamos riegos y oportunidades), ver oportunidades, conocer y comparar las métricas de los proyectos, medir y evaluar contra que se va a medir la calidad de los entregables, etc.

 La PMO,desde su posición privilegiada, puede ver las interpelaciones que se producen entre los distintos proyectos de la empresa y, de esta manera, con una visión a vista de pájaro de todos los proyectos de la empresa ver cosas que desde el proyecto no se ven, por eso la Project Management Office de Control son herramientas cada vez más utilizadas.

Sin animo de exhustividad vamos a indicar algunas funciones tipo de la Project Management Office:

Establecer unos protocolos de formación para todos los Project manager de la organización, asegurándose de su cualificación y homogenización en la aplicación de metodologías de dirección de proyectos que la organización considere más adecuados.

Definir procesos de gestión adecuados y consensuados, garantizando que los proyectos de la empresa se gestionan conforme a este marco común de actuación, es decir, los procesos son comunes para todos los proyectos.

Conocer, integrar y adjudicar los recursos de la organización a todos los proyectos de la empresa optimizando la gestión de estos recursos. La visión general de la Project Management Office sobre todos los proyectos que están bajo su jurisdicción hace que la gestión de los recursos sea muy eficiente y uno de los puntos fuertes de la Project Management Office consiguiendo abaratar y optimizar los proyectos.

Al tratar todos los proyectos en conjunto, la Project Management Office se convierte en una herramienta muy eficiente en la gestión de riesgos, ya que posee una visión global de los mismos y de su posible impacto sobre los proyectos de la organización, pudiendo trazar planes de contingencia comunes y, por lo tanto, más económicos y fiables para paliar esos riesgos negativos.

La Project Management Office se encarga de aplicar procesos de mejora continua en todos los procesos de la empresa.

La Project Management Office debe actuar como una identificadora de oportunidades para la organización ya que conoce sus punto débiles y fuertes en profundidad.

Facilita la elección del director de proyecto para cada proyecto en concreto al poseer un histórico de la actuación de cada director en proyectos anteriores.

La Project Management Office recolecta, almacena y distribuye toda la información de los proyectos que se han ejecutado en la organización, convirtiéndose en centro de emisión de información y experiencia muy valiosas tanto para los proyectos presentes como futuros.

Antes de plantearnos dirigir una Project Management Office es recomendable que hayamos dirigido muchos proyectos completos para que conozcamos las metodologías adecuadas de Dirección de Proyecto y así poder extrapolarla a la Project Management Office y a la generalidad de los Proyectos que están bajo su tutela.perfil-para-dirigir-una-project-management-office

Que se requiere para implementar una project management office


Requiere de Directores de Proyecto concienciados y alineados con la Project Management Office


La creación de una Project Management Office (PMO) es una decisión de la alta dirección de la empresa, la fuerza de la PMO emana desde la alta dirección, sin su implicación directa la Project Management Office carece de sentido y será un fracaso.

Requiere de Directores de Proyecto concienciados y alineados con la Project Management Office que vean en ella una oportunidad de mejora personal, para sus proyectos y para la generalidad de la organización.

Obviamente también necesita de recursos económicos para su implementación, pero esto queda en un plano muy inferior a los dos  puntos anteriores.

Qué hace una project management office por un Director de Proyectos como tu?


Podemos conocer acerca de las project management office del año accediendo al siguiente link https://www.pmi.org/About/awards/winners/past-award/pmo-of-the-year


 

Si queremos conocer más sobre las Project Management Office o pensamos dedicarnos a llevar una project management office, lo cual es una evolución muy razonable para un director de proyectos con interés en avanzar en su profesión, tenemos que estudiar en profundidad a las Project Management Office, tenemos que hablar con gente que sepa del tema, indagar e investigar, por ejemplo, podemos conocer acerca de las project management office del año accediendo al siguiente link https://www.pmi.org/About/awards/winners/past-award/pmo-of-the-year

Si ya existe debemos empaparnos de la Project Management Office de nuestra organización y de todas aquellas en las que se nos requiera. Una vez que se comprende el concepto, se comprende la filosofía de la project management office, se puede hacer cualquier tipo de implementación y, lo curioso, es que no son tan complicadas de montar, requieren un esfuerzo, pero con los conocimientos y recursos adecuados son una herramienta tan potente que merecen mucho la pena.

No debemos olvidar que, al final, trabajamos con proyectos, por eso queremos que los proyectos tengan éxito y tendremos que perseguirlos desde la Project Management Office, si vemos que en algún sitio los indicadores nos dicen que un proyecto no está funcionado bien tendremos que ver que hacemos, no nos quedaremos parados ya que nosotros proponemos que es lo que se debe hacer, está es la parte metodológica de la project management office, donde un Director de Proyecto cualificado se encontrará fuerte.

Cuando afrontamos crear o dirigir una project management office debemos afrontar de frente un tema candente, los Modelos de Madurez, es decir, ¿quién da el primer paso?, ¿quién implementa una Project Management Office?, ¿cómo se hace?, para ello os hablaremos de la experiencia en las oficinas de gestión que hemos implementado. Vamos a hablar concretamente de 3 project management office. Mi primera project management office: Oficina de Gestión, Gestión de Proyectos en Programas + Mi segunda project management office: SPMO, Strategic Program Management Office (es una oficina de gestión de programas) + Mi tercera project management office: Oficina de Programa (de gestión de programa).

Mi primera project management office: Oficina de Gestión, Gestión de Proyectos en Programas.


Con un presupuesto de 5 billones de dólares para tres años y en una parcela de 2 millones de metros cuadrados se trataba de construir la Universidad Princesa Nora, Riad, Arabia Saudí


Para ello contrataron a las tres empresas constructoras más grandes, que crearon un programa al que dividieron a su vez en tres empresas y, cada una, con una participación determinada. Estas empresas dividieron el programa con su parte económica, a una le toco 2 billones de dólares, a otra 0,5 billones de dólares y, a la nuestra, le toco 2,5 billones de dólares para hacer su parte.

Lo primero que se hizo fue crear otro programa y este programa se dividió en 7 proyectos. ¿Cuál fue el criterio de división? Pues simplemente para poder gestionar proyectos tan grandes hay que partirlos, si tenemos un proyecto muy grande y solo contamos con un Director de Proyectos las tareas son tantas que podrían llegar a desbordarle, por esto hay que hacer una buena gestión del balance de recursos, pensar que no se pueden gestionar las cosas más que de esta manera no es una respuesta correcta.

Por tanto, qué criterios utilizaremos para dividir estos programas: Principalmente con qué recursos contamos + Creación de equipos de gestión que sean capaces de gestionar los programas.

Aquí la complejidad no era por el tipo del proyecto, sino por el tamaño del proyecto, dentro del programa trabajamos seis Project Manager.

Hay veces que son tan grandes las cosas que nos podemos llegar a confundir o marear entre qué es un proyecto, qué es un programa…, o un subprograma, por eso lo primero que tenemos que hacer es mirar lo que nuestra empresa gestiona y, a partir de ahí, identificar cuáles son los proyectos de los demás, tener esta visión global es fundamental para la relación entre Stakeholders y es fundamental para el trabajo de una oficia de gestión de proyectos.

Por tanto ¿qué hacen las Project Management Office aquí?, velan por el negocio en general, no solo por los proyectos en particular, controlan los proyectos, controlar y comunican a los stakeholders, identifican riesgos, dan herramientas, gestionan la información, distribuyen la información, hacen auditorias, trabajan la gestión de recursos humanos (qué recursos nos faltan, qué recursos hay que implementar…), es un trabajo muy interesantes para un Director de Proyecto experimentado.

Hacer un proyecto de implementación de una Project Management Office requiere de un análisis previo muy exhaustivo sobre la empresa, el contexto y las funcionalidades que tendrá la project management office.

El Director de la Project Management Office requiere de mucho conocimiento en herramientas de control y en auditorias. La verdad es que, al final, es muy parecido a lo que se hace en un proyecto, lo que pasa es que hay que sistematizar esto es otro nivel, aquí e la project management office nos interesan cosas distintas de de lo que nos interesaba como Directores de Proyecto, en la project management office vamos buscando un detalle diferente al nivel de detalle del proyecto y vamos buscando delegar (lo qué es del Project Manager es del Project Manager y lo qué es de la Project Management Office es de la Project Management Office).

Desde una project management office muchas veces entramos en un proyecto en concreto pero solo cuando un indicador te ha saltado y es entonces cuando dices que el proyecto necesita asistencia y vamos a actuar sobre él, lo que se hace hoy bien mañana se hará mejor, esta es la mentalidad de una project management office.

Una project management office tiene que ser un elemento dinámico porque si lo conviertes en un elemento estático y sustituye a la gestión del proyecto acabará muriendo con el programa, no representará un cambio para la organización, tan solo será una herramienta para el programa que esta controlando, en este caso la montamos para gestionar un programa de 2,5 billones de , pero hay que ser más ambiciosos, ¿debe servir al propósito de culminar con éxito el programa de 2,5 billones de $, por supuesto, pero después debe continuar, la Project Management Office debe convertirse en un legado para la empresa que la sustenta $.

La Project Management Office es el promotor de ese alineamiento continuo con la empresa, es el promotor de esos valores de innovación, luego la Project Management Office no se puede entender como controladora del alcance, coste , tiempo…, no, solo controla el proyecto, para nosotros, los Directores de Project Management Office, eso solo es información para poder analizar y tomar medidas y las medidas pueden pasar por muchas cosas, desde dar entrenamiento y formación al personal, a asignar nuevos recursos, o implementar nuevas tecnologías de informática, de gestión…., ayudar para que los proyectos sigan en las líneas bases, que sean esquemas más ejecutivos, etc.

Hay veces que las PMOs se mezclan con algunos temas productivos, hay que tener cuidado con esa separación entre lo que son labores directivas de lo que son labores productivas, una cosa es dirección y otra cosa es producción, tener esto muy claro porque de lo contrario podéis contaminar el espíritu de la PMO.

Tened en cuenta que todo aquello que no aporte valor añadido al proyecto no hay que hacerlo y para ello podemos utilizar Lean, esto tiene que ser un proceso continuo: se miran procesos y todo aquello que no sirva “fuera”, si necesitamos implementar algo nuevo lo implantamos, que vemos que funciona bien lo dejamos, si vemos que no funciona bien lo quitamos, que vemos que se puede mejorar lo mejoramos, y así constantemente, si una cosa se puede hacer en 15 minutos en vez de 30 o 35 minutos al principio nos dará más trabajo pero este trabajo que invertimos una vez en mecanizar algo y que a la vez se quede muy sencillito mejor.

Cuando implementamos sistemas de gestión de información y calidad hay gente muy acomodada que intentar que otros les hagan el trabajo que ellos tendrían que hacer casi sin esfuerzo, esto no se puede permitir porque en vez de tener un sistema Lean se crea un sistema dependiente: necesito informes, ¿por qué no me pasa este señor los informes? Y decimos no, esto no debe ser así porque se supone que hemos recibido un entrenamiento en calidad y en ese entrenamiento podemos encontrar esos informes por nosotros mismos en dos minutos, y si no somos capaces de encontrarlos nosotros mismos en dos minutos nadie nos va a dar el informe, ahora eso si, si queremos nos vuelven a dar formación en cómo encontrarlo y así una y otra vez, de esta manera la gente no se sobrecarga y no metemos tareas que son innecesarias: cuidar los errores, evitar reprocesos.., son cosas que tienen que ver con metodologías, calidad, competencias (pero esto ya es la parte instrumental).

Formación. Hay que echarle muchas horas en formar a la gente de uno en uno, en coaching, en grupo, en promover que otra gente desarrolle skills, que desarrollen competencias, etc., y si lo hacemos con esa política de no culpabilizar a nadie, de apoyarlos y hacer que la gente se sienta cómoda se consiguen grandes resultados, por tanto ¿Metodologías Agiles? Pues si bienvenidas sea, Lean bienvenido. Es más, hay que intentar que todos los involucrados se lean la ISO 90001, las normativas, que todo el mundo tenga formación, que nadie esté sin formación, que reciban formación en gestión de proyectos, que todo el mundo hable el mismo idioma porque nos ahorra mucho tiempo, etc.

Debemos estudiar y comprender que las herramientas que desarrollamos nosotros en la Project Management Office son de alto nivel, pero eso lo veremos en el próximo post del Executive Master en Dirección de Proyectos, si deseas conocer más de nosotros no olvides descargarte el Programa Completo del Master.

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