Gestión de la Integración del Proyecto

Publicado Por MDAP Project Management el 20/07/2017 | 0 comentarios


Gestión de la Integración del Proyecto

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Los procesos de la gestión de la integración del proyecto son los más importantes y sofisticados, los Gerentes de Proyecto con experiencia saben que no hay una única manera de gestionar un Proyecto, para alcanzar el rendimiento deseado del Proyecto se aplican conocimientos, habilidades y procesos a diferentes niveles y con diversos grados de rigor

Introducción a la Gestión de la Integración del Proyecto


Los Procesos de Gestión de la Integración del Proyecto actúan como “coordinadores” de todos los Procesos Directivos del Proyecto, (inicio del Proyecto, planificación del Proyecto, ejecución del Proyecto, monitoreo y control del Proyecto y cierre del Proyecto) y tienen primacía sobre los demás procesos de otras áreas, por eso hay procesos de integración en todos los grupos de procesos que nos plantea el PMBOK


La Gestión de la Integración del Proyecto consiste: en tomar decisiones sobre dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día en el Proyecto, anticipando posibles incidencias de modo que puedan ser tratadas antes de que se conviertan en críticas, además actúa como coordinador de  todo el trabajo del Proyecto en general.

La Gestión de la Integración del Proyecto incluye: acciones y decisiones de activación, unificación, consolidación y coordinación que son cruciales para completar el Proyecto con éxito.

La Gestión de la Integración del Proyecto debe considerar adecuadamente: los intereses y opiniones de los clientes del Proyecto y demás actores interesados en el Proyecto de forma que el Proyecto pueda cumplir satisfactoriamente sus requisitos y expectativas.

La integración del Proyecto sustenta e integra al resto de procesos


La Gestión de la Integración del Proyecto, comenzamos diciendo que la palabra integrar en español significa coordinar  y coordinar significa mantener a todo el mundo y,  a todos los procesos, alineados en la misma dirección. Es muy importante coordinar los procesos de cada una de las columnas ya que son la base del Project Management


Las columnas de la tabla del PMBOK se manejan con los procesos de integración

La tabla del PMBoK 5.0 relativa a la Gestión de la Integración del Proyecto, está compuesta por 47 procesos y está divida en filas y columnas: Las filas corresponderían a las áreas del conocimiento. Las columnas a los grupos de procesos. Realmente, de los seis procesos de la primera área del conocimiento, es la integración la que sustenta e integra al resto de los procesos y áreas de conocimiento de la tabla del PMBoK.

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Procesos de color amarillo

Las “dimensiones” del Proyecto: alcance del Proyecto, tiempo del Proyecto y coste del Proyecto. El amarillo indica que, la filosofia de gestión de los procesos es el tratar de cumplir con las líneas base de alcance, tiempo y costes que hemos definido con anterioridad para el Proyecto.

¿Qué es lo que hay que cumplir durante la ejecución del Proyecto?: el Director del Proyecto tiene que velar para que, en la ejecución del Proyecto, se cumplan las líneas base de alcance, tiempo y costes del Proyecto que definimos en la planificación del Proyecto, que se cumplan todos los procesos del alcance, del tiempo y del coste (5.1 …… 5.4, 6.1 …… 6.6, 7.1 ……7.3)..

Con los procesos 5.5, 5.6, 6,7 y 7.4: vamos controlando que estas metas planificadas se están cumpliendo, para ello usaremos los Grupo s de Proceso de Supervisar y Controlar el Proyecto.

Procesos de color naranja

Esta filosofía de cumplimiento de las líneas base de alcance, tiempo y costes del Proyecto: marcadas de color amarillo en la tabla de Procesos de Integración del Proyecto, hay que combinarla con las áreas de conocimiento de color naranja que son: la calidad del Proyecto, los riesgos del proyecto y los actores interesados en el proyecto.

A estas áreas de conocimiento de dirección de proyectos las llamamos “seguros”: su filosofía es la de asegurar que la calidad está bien hecha, es decir, que las cosas se hacen correctamente en el proyecto, asegurar que los riesgos y la incertidumbre del proyecto están controlados, es decir, que tenemos una respuesta para cada cosa que nos pueda pasar y también asegurar ue los actores interesados en el proyecto están tranquilos y comprometidos con el éxito del proyecto.

Procesos de color verde

Esto son áreas de aseguramiento: lo que nos va a ayudar a hacer todo esto, los denominaremos “facilitadores”.

Por ejemplo: el área de RR. HH del proyecto nos ayudará a gestionar muy bien el equipo de proyecto para que nos ayude en el cumplimento y aseguramiento del Proyecto, o gestionar muy bien las comunicaciones del proyecto (área 10), y gestionar muy bien los proveedores que forman parte del equipo de proyecto a través de un contrato.

Procesos de color lila

Hemos dejado para el final el área de integración del proyecto: Básicamente se dedica a coordinar e integrar los 47 procesos de dirección de Proyectos.

Cada proceso tiene dos índices: por ejemplo, el 7.2 que es un proceso de planificación, de estudio, de determinación del área económica, este se coordina con el proceso 5.4 que es el proceso de planificación y se dedica a desglosar muy bien el alcance, también coordina los procesos 6.7 y 7.4 de control de costes y control de tiempos y el 5.6 control de alcance.

¿Por tanto cómo se coordina? De la siguiente manera: El 4.1 se coordina con el proceso 13.1 de la tabla del PMBOK. El 4.2 se coordina con todos los de abajo hasta llegar al 13.2 de la tabla del PMBOK. El 4.3 coordina a todos los de abajo hasta llegar al 13.3 de la tabla del PMBOK. El 4.4 y 4.5 se coordina con todos los de abajo hasta llegar al 13.3 de la tabla del PMBOK. El 4.6 se coordina con el 12.4 de la tabla del PMBOK.

La coordinación del Proyecto, Gestión de la Integración del Proyecto,  se hace a través de las columnas, lo que hay que coordinar son las columnas, los procesos de arriba (4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6) son los procesos que coordinan e integran a los de abajo.consiste-integracion-proyecto

Los procesos del Area de Integración del Proyecto


Estos seis procesos de la Gestión de la Integración del Proyecto controlan lo que hacen los procesos de cada columna. Como podéis observar en la tabla de más arriba, Procesos del Área de Integración, la columna de Supervisar y controlar tiene dos procesos (4.4 y 4.5), dejaremos claro que para un Project Manager supervisar es supervisar trabajos y controlar es controlar cambios


En la Gestión de la Integración del Proyecto: para poder integrar los procesos de la tabla es necesario conocer previamente todos los procesos de dicha tabla, para ello nos ayudaremos de los mapas de integración…, por tanto, hasta que no conozcamos los procesos del alcance, tiempo y coste del Proyecto no podremos entender los procesos del área de integración.

Tened en cuenta que antes de ver el espíritu de la Gestión de la Integración del Proyecto: debemos ver el  4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto y 4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto tenemos que tener claro que la integración es sinónimo de documentación.

Habrá procesos de la Gestión de la Integración del Proyecto que llevarán implícito el nombre del documento: El Acta de Constitución del Proyecto  se hace en el proceso 4.1 Acta de Constitución del Proyecto. El Plan de Gestión del Proyecto se hace en el 4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto. Los documentos del 4.3 Dirigir y Gestionar los Trabajos del Proyecto. 4.4 Supervisar y Controlar los Trabajos del Proyecto. 4.5 Realizar Control Integrado de Cambios. 4.6 Cerrar el Proyecto o la Fase.

En otros, el nombre está subyacente: La dirección y gestión de los trabajos del proyecto (4.3) se hace con órdenes de trabajo. La supervisión y control del proyecto (4.4) con informes de grado de avance del Proyecto. El control integrado de cambios del proyecto (4.5) lo haremos con solicitudes de cambio. Cerrar proyecto o la fase (4.6) se va a hacer con un acta de cierre, al igual que en el inicio se hizo con un acta de constitución.

En las salidas de los procesos de esta  Gestión de la Integración del Proyecto habrá tres cosas que vamos a tener en cuenta: Los documentos del proyecto. En el 4.1 elaboramos el acta de constitución del proyecto, un marco general del proyecto. El marco detallado lo llamamos Plan de Dirección del Proyecto que consta de 4 planes y 3 líneas base.

Por último, la documentación necesitará de documentos anteriores: El Acta de Constitución del Proyecto. El plan de Dirección del Proyecto. Varios registros, como son el  Registros del Proyecto y la Bitácora del Proyecto.

Proceso 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto


Vamos a utilizar la tabla de abajo, 4.1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto, en el interior de ella tenemos el texto escrito de dos colores diferentes, lo escrito en negro es lo que es oficial en PMI y lo escrito en rojo, no es oficial de PMI, son nuestras notas para  explicaros mejor lo que se hace en este mapa


Tenemos como propósito elaborar el documento que autoriza formalmente el proyecto o una fase del mismo: documentando su propósito, los actores interesados en el proyecto y los requisitos principales del proyecto, así como los objetivos, riesgos, restricciones y supuestos iniciales del encargo hecho por el (los) patrocinador del proyecto al director del proyecto en nombre de la compañía.

La tabla está conformada de la siguiente manera: Arriba del todo el nombre del proceso. A la izquierda están los inputs (ingresos). En el centro los instrumentos (herramientas o recursos). A la derecha las salidas (los outputs o egresos). Al final del mapa podemos ver el propósito del proceso.

Veamos qué se hace en el proceso 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto para ello vamos a ayudarnos de su tabla correspondiente

4.1. acta-constitucion-proyecto-hito-master

Empezaremos diciendo: que en este proceso se elabora un documento que llamaremos Acta de Constitución del proyecto, este Acta es el documento que autoriza el inicio del proyecto, una fase del proyecto o la primera fase.

Con el Acta de Constitución del Proyecto: se hace el encargo al Project Manager a través de un patrocinador y se enmarcan los aspectos más importantes del proyecto, los objetivos, los riesgos, las restricciones, los supuestos iniciales del Proyecto…

El Acta de Constitución del Proyecto: la firma el Sponsor del proyecto y autoriza formalmente al Project Manager el inicio del proyecto o de una fase del proyecto.

Como vemos  en el tabla aquello que necesitamos  para elaborar el Acta de Constitución del Proyecto lo llamamos “ingresos”, los inputs. Del mismo modo, lo que sacamos del proceso de elaborar el Acta de Constitución del Proyecto, aquello que obtenemos de ella,  lo llamamos “egresos”.

En el centro  de la tabla los instrumentos o recursos: estos son los medios que necesitaremos para obtener el egreso, la salida que buscamos, en este caso el acta de constitución del proyecto, para ello  partiremos de los documentos que indicamos en los ingresos, de aquellos documentos que vamos a necesitar para poder realizar el Acta de Constitución.

Estos documentos son: El Project statement of work- SOW o Enunciado del trabajo del proyecto, el Business Case del Proyecto, el Caso de negocio del Proyecto, el cual tiene que estar alineado con el portafolio, el programa o con la estrategia de la empresa. Agreements, los acuerdos, el Enterprise Environmental Factors, los Factores Ambientales de la empresa (FAEs). Organizational Process Assets, los Activos de los Procesos de la Organización (APOs).

No nos olvidemos de una serie de características importantes que tenemos en el mapa en rojo (los hemos añadido nosotros para mayor claridad y no es oficial PMI), son los antecedentes, las guías y los consecuentes, por ejemplo, mostramos las guías de uso de los instrumentos o recursos, como utilizarlas adecuadamente, también mostramos  los antecedentes, que buscan estos ingresos para hacer el proceso y los consecuentes.

¿Qué se espera del proceso en termino de resultados?: pues se espera un acta de constitución del Proyecto, aprobada por los iniciadores, los Sponsors del proyecto,  para autorizar al Project Manager a gastar tiempo en la planificación del Proyecto.

Cómo se hace este Acta de Constitución del Proyecto


Con la participación del Director del Proyecto, la puede hacer el Sponsor pero con el Project Manager al lado, la puede hacer el Project Manager pero con el Sponsor al lado, el Acta de Constitución debe ser un documento consensuado


El Acta de Constitución del Proyecto no tiene porqué ser un documento muy preciso, es orientativo, es un documento “High-Level”es un documento estratégico, más adelante, bajaremos a nivel de detalle.

En principio  los que buscamos con el Acta de Constitución del Proyecto es orientar la planificación del Proyecto en la dirección correcta vamos avanzando hacia la correcta Gestión de la Integración del Proyecto.

Esto se hace para asimilar todos los antecedentes que ha dado origen al Proyecto, estos antecedentes puede  ser, por ejemplo, un contrato que hay que cumplir (agreement), que contiene un pliego técnico que llamamos enunciado del trabajo (statement of work).

Si el proyecto es interno y no tenemos contrato ni pliego técnico: Tendremos un caso de negocio (business case). Este documento sería la razón de porqué el proyecto se hace.

Si el Proyecto es interno: Las áreas operativas cargan a las áreas de desarrollo del proyecto de acuerdo al business case que tienen asimilado.

Contenido del Acta de Constitución del Proyecto


No es fijo el contenido del Acta de Constitución, vamos a enunciar el contenido que consideremos mínimo


Propósito y/o justificación del proyecto.

Objetivos medibles y criterios de éxito del proyecto.

Requisitos de alto nivel incluyendo el resultado, producto o servicio.

Resumen del cronograma de hitos del proyecto y entregas principales del proyecto.

Resumen del presupuesto y de las líneas de financiación.

Riesgos principales, suposiciones y restricciones a alto nivel.

Director del proyecto, niveles de responsabilidad y autoridad.

Patrocinador (es) que inician y autorizan el proyecto.

Actores interesados en el proyecto y requisitos principales.

Requisitos de aprobación y vigencia del acta.

Descripción y fronteras del proyecto, equipo directivo asignado al proyecto.

La Planificación del Proyecto


Recordar que la planificación del proyecto se hace repitiendo los 24 procesos, varias veces, y comenzando por el proceso 4.2.


Una vez que un Sponsor nos ha firmado el Acta de Constitución podremos empezar a planificar el Proyecto.

Cada vez que hacemos una bajada y volvemos a subir y volvemos a iterar, pasamos por el proceso 4.2, e integramos todos los trabajos hechos en los procesos que hay debajo.

Cada proceso de la Gestión de la Integración del Proyecto es como una pinza que sujeta los procesos de su columna.

“No Chárter, No Project”, esto se dice mucho en el mundo anglosajón, si no tenemos un Acta de Constitución, un marco general, un Project Brief (resumen del proyecto) no podremos planificar bien, aquí el Project Manager propone un equipo de gestión que va a venir a hacer con él la planificación. Por tanto, el Acta de Constitución es un asunto entre el Project Manager y el Sponsor del Proyecto.que-es-acta-constitucion-proyecto

El Plan de Dirección del Proyecto


Tiene como propósito la Gestión de la Integración del Proyecto, la integración de todos los planes de gestión


Debemos consensuar con los actores interesados el Plan de Dirección del Proyecto que será el documento, la fuente principal de información para dirigir el Proyecto, en el Plan de Dirección del Proyecto quedarán establecidas las metas, los métodos y las métricas

Este documento se hace mediante el proceso 4.2 Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto, el cual integra y  coordina la elaboración de ese documento.

Este proceso también tiene su mapa y sus características son muy similares al proceso 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.

4.2.desarrollar-plan-direccion-proyecto-hito-master

Las métricas son indicadores para saber que se están cumpliendo las metas, es decir que se está cumpliendo: La línea base del alcance del proyecto. La línea base del coste del proyecto. La línea base del cronograma del proyecto Los métodos que dirán cómo se van a hacer los trabajos de la tabla.

En la tabla se  nos dice que tenemos que hacer los planes de gestión, como veremos ahora son 14 planes de gestión (13+1), esto se hace asimilando los resultados de los 24 procesos que hay debajo de la tabla.

Para hacer la planificación del Proyecto necesitamos tener hecha previamente el Acta de Constitución del Proyecto. No podemos hacer ninguna planificación sino consideramos los FAEs y las APOs, las características del entorno y las características de la normativa de la compañía respectivamente.

Los Planes de gestión del Proyecto son:

  • De Cambios en el proyecto.
  • De la Configuración del proyecto.
  • De los Requisitos del proyecto.
  • Del Alcance del proyecto
    • Linea Base de Alcance del proyecto.
      • Enunciado del Alcance del Proyecto.
      • Estructura de Desglose de Trabajo.
    • Diccionario de la EDT del proyecto
    • PG del Cronograma del proyecto.
      • Linea Base del Cronograma del proyecto.
    • PG, del Coste del proyecto.
      • Linea Base de Coste del proyecto
    • De calidad.
    • De Mejora de Procesos.
    • De RR.HH.
      • PG de Personal del proyecto.
      • De Comunicaciones del proyecto.
      • De Riesgos del proyecto.
      • De Aplicaciones.
      • PG de Actores Interesados en el proyecto.

Si no se hacen los 24 procesos que hay debajo del Proceso 4.2 Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto no se podrá hacer el 4.2. y sin el plan de gestión del proyecto, no se podrá ejecutar ni supervisar el proyecto.

Lo más importante de la planificación del proyecto, es entender que comienza con la planificación del alcance. Si hacemos la planificación en orden los primeros procesos que hay que hacer son los “cincos”: Planificar la Gestión del Alcance. Recolectar Requisitos. Definir el Alcance. Crear la EDT.

Fijaros en el proceso 5.2 captura de requisitos (se hace en tercera posición), preparar la planificación (4.2), preparo la gestión del alcance (5.1) y automáticamente capturo requisitos, en orden, con lógica para nuestro Proyecto.

Toda la planificación se hace para cumplir con los requisitos que se extraen de los Stakeholders, que ya en el “inicio” han sido identificados y que en el plan de gestión de requisitos ya están preparados para preguntar qué es lo que quieren realmente (los Stakeholders).

En cualquier caso esta planificación está desarrollada en esquemas, por ejemplo, aquí se dice que los 5., son tan importantes, que todos los demás procesos están sujetos a la definición del alcance:

La definición del alcance crea la EDT y parte de los requisitos, y los requisitos se cogen de los Stakeholders.

El plan está orientado a ser consensuado con los Stakeholders, nosotros fijaremos las fechas, los costes y lo que haya que hacer en función de lo que pactemos con los actores interesados.

Así como en principio, el acta de constitución se hace para el sponsor, el plan se hace para los Stakeholders, para los actores interesados en el proyecto.

El acta de constitución del proyecto lo aprueba el Sponsor del proyecto, y a la pregunta en el examen sobre quién aprueba el Plan de Gestión del Proyecto, es el Comité de Seguimiento, la junta de proyecto, que es el representante de los Stakeholders.

Una vez planificado el alcance del proyecto


Tenemos que elaborar 14 planes más. En cualquier caso, la idea es hacer iteraciones y más iteraciones y más borradores, hasta decidir que ya no lo vamos a pensar más, que está todo pensado


A partir de ese momento, cuando ya esté aprobado, si lo queremos cambiar lo haremos a través de cambios formalmente aprobados en el proceso 4.5 Control Integrado de Cambios del proyecto

Recordad que se hace por iteraciones sucesivas y que cada vez que se hace una iteración se integra en el proceso 4.2 Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto. Cuando decidamos parar, porque ya no hay más que integrar, hacemos el Kick-Off, aprobamos el plan, hacemos la reunión de arranque y nos ponemos a trabajar sobre el plan aprobado.

Esto se hace de forma consensuada con los Stakeholders, formalmente, que el plan necesita ser consensuado (Bought into), también ser realista (Realistic), que es un proceso formal, que lo hace el Project Manger con el Project Management Team, y este proceso termina con el plan de Dirección del Proyecto.

El Project Manager redacta la documentación, es decir, los registros, registros de cambios, registros informes, etc. Estos registros son los ficheros donde apuntamos lo que pasa: los cambios que se han aprobado, los informes que hemos emitido, las ordenes de trabajo que hemos hecho, etc., los vamos registrando todo.

Solamente hay dos registros que se hacen antes del Kick-Off, antes de la reunión de arranque: el registro de Stakeholders y el registro de riesgos del proyecto.

Recordad que las ordenes de trabajo se dan después del Kick-Off y con el plan aprobado y son objeto del proceso 4.3, el proceso 4.3 es el proceso de dar órdenes: 4.3 Dirigir y Gestionar los Trabajos del Proyecto.

El plan se ejecuta porque el Project Manager saca la batuta y da órdenes, cuando da una orden espera entregable, si ha dicho que le entreguen un informe, que le entreguen el informe, y si ha dicho que le entreguen una subrutina, que le entreguen el delivery, etc.

Como ya dijimos el Plan de Dirección del Proyecto tiene que ser: Consensuado, realista y formal. La junta de proyecto debe aprobarlo antes de la reunión de arranque.

Cada uno de los 14 planes debe llevar: las metas, los métodos y las métricas. Debe estar consensuado, el proceso 4.2 Desarrollar el Plan de Dirección de Proyecto debe ser el alfa y omega de todas las iteraciones, y el PDP integra todos los planes de gestión subsidiarios.

Ahora hemos hablado de la Gestión de la Integración del Proyecto, en otros post del Executive Master en Dirección de Proyectos hablaremos de los procesos después del Kick-Off, que básicamente es dar órdenes, supervisar trabajos y hacer informes, controlar y aprobar cambios, e ir cerrando trabajos.

El problema que tienen los procesos de las columnas Ejecutar, Supervisar y Controlar y Cerrar es que no hay orden, el Project Manager saca la batuta y hace concierto, en cambio, los procesos que hemos explicado en este post, se hacen en orden por iteraciones, el inicio del proyecto también se hace por iteraciones de arriba abajo y se entiende muy bien sin necesidad de profundizar demasiado.

Después del Kick-Off: además de existir ese orden lineal en donde el de abajo ayuda al de arriba, también existe una circuitería como podemos ver en el gráfico de la derecha.

Básicamente en la segunda sesión de la integración, cuando hayamos explicado unas cuantas áreas (alcance, tiempo, coste y calidad) veremos que este proceso lanza un circuito, que es el circuito de la entrega, el proceso 4.3 lanza el circuito de la entrega, el proceso 4.4 lanza el circuito de la información y el proceso 4.5 lanza el circuito de los cambios.experiencia-para-integrar-proyecto

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