En un post anterior del Executive Master en Dirección de Proyectos vimos conceptos tan importantes como el CAPEX, OPEX, ROI, BP para ver como las PMO se involucran en los procesos de una organización. 


Ahora profundizaremos en como Implementar una PMO, empezamos a mapear procesos, a trabajar con procesos, veremos proyectos que son muy lineales en el sentido de tener muchas pequeñas fases o pequeñas actividades donde sin acabar una no puedes pasar a la siguiente.

hola-soy-roberto-sanz1.- Implementar una PMO para un Proyecto de Privatización:

  • No es lo mismo un proyecto de privatización en el cual la empresa simplemente se tenga que hacer cargo de la operación y el mantenimiento porque la infraestructura ya esté construida, que un proyecto en el cual la empresa tenga que construir la infraestructura y luego gestionarla, por ejemplo, en una concesión de una autopista si tenemos que poner el dinero, una empresa, o unos fondos de inversión con alguna empresa que aportan el capital (aportan el CAPEX) para empezar a construir y, una vez que la instalación está construida, tendrán que aportar otro capital necesario (net woking capital) para que la empresa pueda funcionar y pueda realizar esa actividad de mantenimiento, a partir de ahí lo que se vaya ganando de esa concesión irá a amortizar la inversión que se ha realizado.
  • Tened en cuenta que en este tipo de operaciones hay intereses muy complejos porque se requiere de mucho capital y, dependiendo de la forma de financiación, ese capital tiene un interés que se recuperará a corto, medio, o largo plazo, desde el punto de vista del control de costes para este tipo de proyectos tenemos que tener en cuenta que nosotros gestionamos, revisamos y ayudamos. Nosotros hacemos la gestión y vemos que todo sea coherente y al final cada experto, cada empresa, aporta su conocimiento especifico en un área y las decisiones las toma el nivel de escalación que más atribuciones tenga, pero la gestión de Proyectos es gestión de Proyecto, entonces en este tipo de proyectos entendemos que trabajen empresas de primer orden, de primer nivel, en donde que las decisiones sean las adecuadas, esto es lo más importante, al final, los costes son dinero pero los costes de realizar este tipo de proyectos son casi irrelevantes si los comparamos con los beneficios que se pueden obtener del resultado del proyecto,
  • ¿Qué preferimos contratar consultores con mucha experiencia que pueden costar más caros o contratar unos que no tengan experiencia y que nos cuesten más baratos?.Probablemente venga más a cuenta contratar gente con más experiencia en este tipo de proyectos especializados y no quieren correr riesgos, no hacer experimentos aun siendo los costes de contratación más elevados, por eso decíamos antes que hay proyectos donde este tipo de costes, frente a lo que se pretende conseguir del proyecto, son irrelevantes.
  • El dinero es sumamente importante, hay que pagarlo, hay que mirarlo, hay un proceso de contratación, pueden ser contrataciones públicas pero aquí lo interesante es el resultado, aquí lo interesante son los análisis que se hacen de los CAPEX de las infraestructuras, de los OPEX, la estrategia en el tipo de contratación, hay muchísimas variantes en este tipo de proyectos y las variantes significan que alguien tiene que escalar, reportar, tomar decisiones y mover esto en una dirección que se alinee con la estrategia de la empresa, esto pasa en proyectos en los cuales una empresa puede hacer de asesor a una empresa concesionaria pura llevando el 100%, también se pueda hacer una concesión mixta o, incluso en modelos más avanzados o maduros, se hagan alianzas entre empresas que compartan los proyectos o las concesiones con unas auditorias de cuentas abiertas y de trabajo en equipo, donde lo equipos se mezclan.

Se debe llegar a un nivel de madurez muy alto para que esto se pueda hacer, en Australia se hace mucho, en Gales también, pero bueno en cada sitio lo que convenga y si un sistema no es lo suficientemente maduro ese sistema de alianza no será el adecuado, por tanto cada cosa en su momento y en su sitio.pmo-que-es

2.- En este nivel de PMO, ¿a que nos dedicamos?:descargar-programa-master-project-management

Como podemos ver las metodologías que utilizamos para gestionar los proyectos e implementar herramientas y controlar el tiempo, el alcance y el coste casi no estamos hablamos de ellas.

  • Este tipo de herramientas son las que se utilizan para reportar al alto nivel, a un alto nivel no le des un paquete de cosas muy grandes porque no las miran, entonces qué cosas se hacen, pues resulta que la PMOs empiezan a trabajar en cosas, como:
    • Definir qué es lo que hay que hacer.
    • Poner orden.
    • Mapear procesos.
    • Ver un poquito lo que hace cada Stakeholders.
  • ¿Por qué? Porque esto se nos presupone a estos niveles y esto lo hacemos con los equipos que tenemos casi sin pensar, a este nivel nos dedicamos a otro tipo de tareas como:
    • Nos dedicamos a mapear los procesos.
    • Nos dedicamos a ver los agentes intervinientes cómo se tienen que relacionar.
    • Nos dedicamos a ver cómo lleva cada uno las actividades.
    • Nos dedicamos a que en las reuniones se traten temas de alignment
    • Nos dedicamos a utilizar herramientas muy visuales.
  • Es posible que no recordéis el significado de palabras como:
    • SHA (Shareholders agreement) donde se definen composiciones de empresas, de alianzas, consorcios, etc.
    • MOU (Memorandum of Understanding) que es como un acuerdo preliminar aún no vinculante, hasta que finalmente se firma el contrato (contract), por tanto, es un proceso o procesos que pueden llevar muchas cosas aparejadas.
  • La comercialización tendría que ver más con operaciones, con el departamento financiero y comercial que se pusieran en contacto con gente que captara el interés, esto lo tendrán que hacer en base a información que se tenga de un modelo de negocio y en los proyectos se hace un borrador de modelo de negocio, se hace un modelo de negocio, el comité lo aprueba y luego hay que ver a quien le interesa ese modelo de negocio para que se pueda llegar finalmente a cerrar un acuerdo y que el proyecto se lance. En el momento que el proyecto se lance se pasa a operaciones, como podemos ver son cosas que tienen una complejidad diferente.
  • Anteriormente dijimos que el coste era residual pero la intervención de ese tipo de estructuras y consultores altamente especializados tiene un coste, tenemos que optimizar  el trabajo de cada uno para conseguir el mejor resultado al coste más razonable posible y que el trabajo sea limpio. Cuando empezamos tendremos que mapearlo todo y mapeando los procesos iniciales se definirán procesos nuevos.

Lo importante es ser capaces de explicar cómo se van gestionando las cosas, esto es aplicable a cualquier tipo de proyecto ya sea de privatización, ya sea de un proyecto de construcción, de IT…., de lo que seafuturo-gerente-proyecto

3.- Implementar una PMO para marcar diferencias:

  • Estas herramientas se extrapolan a cualquier nivel cuyos beneficios serian espectaculares, ¿por qué? Porque marcan diferencias. Nosotros somos los que tenemos que mejorar procesos, tenemos que ver que cadena de procesos necesitamos tener mapeados y cuales los tenemos no funcionan bien.
  • La mayoría de los problemas en proyectos y en organizaciones se deben a que la gente no sabe lo qué tiene que hacer y qué se espera de ellos, qué documentos tiene que producir, cómo lo tienen que entregar, con qué codificación, pues bien, esto se soluciona con procesos, con mapas de procesos donde enseñas a la gente lo que tiene que hacer y como lo tiene que llamar. De esta manera no se nos escapa nada, esto no es más que poner orden, poner organización y que la gente tenga un camino claro de por dónde ir, esto se consigue a través de estas herramientas de mapping.
  • A través de estas PMOs de lo que hablamos es de conceptual assessment framework, for strategic privatization initiatives, mapping processes, se habla del reporting system, coscontrol…. , están los informes mensuales que se van trabajando con ellos y hay un doble filtro donde tienes el nivel de la PMO, los Program Manager y los Project Manager.

Como seguramente ya os habréis fijado las PMO las gestionan Program Manager y estos a su vez gestionan proyectos de distintos tipos y cada uno con su estrategia diferente, aquí lo importante es el nivel de escalación, pero esto lo veremos en el siguiente post del Executive Master en Project Management.

Competencias del director de proyectos

 

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