Implementar una PMO

Implementar una PMO

Publicado Por HMD Project Managers el 26/07/2017 | 0 comentarios


Implementar una PMO

Publicado por el 26/07/2017 |

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En un post anterior del Executive Master en Dirección de Proyectos vimos conceptos tan importantes como el CAPEX, OPEX, ROI, BP para ver como las PMO se involucran en los procesos de una organización

Implementar una PMO para un Proyecto de Privatización


Ahora profundizaremos en como Implementar una PMO. Empezamos a mapear procesos, a trabajar con procesos. Veremos proyectos que son muy lineales en el sentido de tener muchas pequeñas fases o pequeñas actividades, donde sin acabar una no puedes pasar a la siguiente


No hay dos Proyectos iguales. No es lo mismo un proyecto de privatización en el cual la empresa simplemente se tenga que hacer cargo de la operación y el mantenimiento, porque la infraestructura ya esté construida, que un proyecto en el cual la empresa tenga que construir la infraestructura y luego gestionarla. Por ejemplo, en una concesión de una autopista tenemos que poner el dinero (aportan el CAPEX) para empezar a construir y, una vez que la instalación está construida, tendremos que aportar otro capital  (net woking capital) para que la empresa pueda funcionar, a partir de ahí, lo que se vaya ganando de esa concesión irá a amortizar la inversión que se ha realizado.

En este tipo de operaciones hay intereses muy complejos. Porque se requiere de mucho capital y, dependiendo de la forma de financiación, ese capital tiene un interés que se recuperará a corto, medio, o largo plazo. Desde el punto de vista del control de coste.s para este tipo de proyectos. tenemos que tener en cuenta que nosotros gestionamos, revisamos y ayudamos.

Nosotros hacemos la gestión y comprobamos que todo sea coherente. Al final cada experto, cada empresa, aporta su conocimiento especifico en un área y las decisiones las toma el nivel de escalación que más atribuciones tenga.

¿Contratamos consultores con mucha experiencia y más carosco contratar unos que no tengan experiencia y que nos cuesten más baratos?. Probablemente venga más a cuenta contratar gente con más experiencia en este tipo de proyectos especializados. No hacer experimentos aun siendo los costes de contratación más elevados. hay proyectos donde este tipo de costes, frente a lo que se pretende conseguir del proyecto, son irrelevantes.

El dinero es sumamente importante. Pero aquí lo interesante es el resultado. Aquí lo interesante son los análisis que se hacen de los CAPEX de las infraestructuras, de los OPEX, la estrategia en el tipo de contratación. Hay muchísimas variantes en este tipo de proyectos y las variantes significan que alguien tiene que escalar, reportar, tomar decisiones y mover todo en una dirección que se alinee con la estrategia de la empresa.

En este nivel de PMO, ¿a que nos dedicamos?


No hemos hablado de las metodologías que utilizamos para gestionar los proyectos e implementar herramientas y controlar el tiempo, el alcance y el coste 


Este tipo de herramientas son las que se utilizan para reportar al alto nivel. A un alto nivel no le des un paquete de cosas muy grandes porque no las miran. En la PMOs empiezan a trabajar en cosas como:

  • Definir qué es lo que hay que hacer.
  • Poner orden.
  • Mapear procesos.
  • Ver lo que hace cada Stakeholders.

En este nivel nos dedicamos a tareas como:

  • Mapear los procesos.
  • Ver como se tienen que relacionar los agentes intervinientes.
  • Cómo lleva cada uno las actividades
  • Nos dedicamos a que en las reuniones se traten temas de alignmen.
  • A utilizar herramientas muy visuales.
  • SHA (Shareholders agreement) donde se definen composiciones de empresas, de alianzas, consorcios, etc.
  • MOU (Memorandum of Understanding) que es como un acuerdo preliminar aún no vinculante, hasta que finalmente se firma el contrato (contract).

Anteriormente dijimos que el coste era residual. Pero la intervención de ese tipo de estructuras y consultores altamente especializados tiene un coste. Tenemos que optimizar  el trabajo de cada uno para conseguir el mejor resultado al coste más razonable posible y que el trabajo sea limpio. Cuando empezamos tendremos que mapearlo todo y mapeando los procesos iniciales se definirán procesos nuevos.

Lo importante es ser capaces de explicar cómo se van gestionando las cosas. Esto es aplicable a cualquier tipo de proyecto ya sea de privatización, ya sea de un proyecto de construcción, de IT…., de lo que sea

Implementar una PMO para marcar diferencias


Estas herramientas se extrapolan a cualquier nivel y sus beneficios serán espectaculares. ¿Por qué? Porque marcan diferencias. Nosotros somos los que tenemos que mejorar los procesos


La mayoría de los problemas en proyectos y en organizaciones. Se deben a que la gente no sabe lo qué tiene que hacer y qué se espera de ellos, qué documentos tiene que producir, cómo lo tienen que entregar, con qué codificación. Pues bien, esto se soluciona con procesos, con mapas de procesos donde enseñas a la gente lo que tiene que hacer y como tiene que llamar a lo que hace. De esta manera no se nos escapa nada. Esto no es más que poner orden, poner organización y que la gente tenga un camino claro de por dónde ir. Esto se consigue a través  herramientas de mapping.

 

Las PMO las gestionan Program Manager y estos a su vez gestionan proyectos de distintos tipos y cada uno con su estrategia diferente. Aquí lo importante es el nivel de escalación, pero esto lo veremos en el siguiente post del Executive Master en Project Management.

Competencias del Director de Proyectos

 


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