Gestión de los interesados del Proyecto según el PMBOK. En este Post del Executive Master en Gerencia de Proyectos veremos que incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar al Proyecto o ser afectados por el Proyecto.


Gestión de los Interesados en el Proyecto según el PMBOK. El Director del Proyecto, el Equipo de Dirección del Proyecto y el Equipo de Proyecto, son los que realmente trabajan en el Proyecto, en muchas ocasiones son empleados de la compañía que dependen de los Directores Funcionales. Avancemos en el análisis y estudio de los interesados en el Proyecto.

1.- Gestión de los Interesados en el Proyecto según el PMBOKcontacto-responsable-admisiones-mdap

  1. Influencia: Los Interesados en el Proyecto según el PMBOK que aprueban el plan del Proyecto y los cambios del Proyecto tienen una enorme influencia en el Proyecto son: el Comité de Seguimiento del Proyecto, la Junta de Proyecto y el Patrocinador del Proyecto que, en ocasiones, es un alto ejecutivo de nuestra compañía que sirve de enlace con la superioridad.
  2.  Área PMBOK: Todos estos agentes interesados en el Proyecto han sido tratados en el área de RR.HH del Proyecto, la relación que tienen los agentes del Proyecto entre sí, la dependencia jerárquica (unos mandan otros obedecen). Todos los agentes del Proyecto son Stackeholders.
  3. Análisis: El Director de Proyecto debe tratar a los Stackeholders del Proyecto de acuerdo a un análisis basado en sus posiciones frente al Proyecto, a su capacidad de influencia sobre el Proyecto, etc.,

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2.- Cuando se deben identificar a los interesados en el Proyecto

  1. Identificación: Los Stackeholders del Proyecto son identificados al inicio del Proyecto y cuando se hace el acta de constitución del Proyecto. Al inicio del Proyecto, cuando hacemos el acta de constitución del Proyecto, tenemos procesos de Dirección de Proyectos y, generalmente, entre 5 y 7 Stackeholders principales, aumentado este número según avanza el ciclo de vida del Proyecto. En el  proceso de Dirección de Proyectos PMBOK 13.1, identificamos a los Stackeholders.
  2. Planificación: Una vez identificados los interesados del Proyecto pasamos a planificar como los gestionamos. En el  proceso de Dirección de Proyectos PMBOK 13.2, hacemos un plan de gestión de los Stackeholders detallado, que una vez aprobados y después del KICKOFF vemos que se cumple, y se cumple mediante dos procesos:
    1. En el  proceso de Dirección de Proyectos PMBOK 13.3 Gestionando la participación de los Stackeholders al nivel que diga el plan,
    2. En el  proceso de Dirección de Proyectos PMBOK 13.4 controlando el compromiso de los interesados.

3.- El Proceso de Identificar a los Interesados en el Proyectodescargar-brouchure-master-direccion-proyectos-mdap

  1. Información a registrar: En el registro de Interesado de Interesados en el Proyecto, el Project Manager, debe registrar por cada interesado, al menos, la siguiente información:
    1. Información de identificación y contacto de cada interesado en el Proyecto: datos personales
    2. Información de valoración: influencia, interés, capacidad del interesado en el proyecto.
    3. Información de clasificación.
    4. Estrategia preliminar. Etc.
  2. Planificación: Una vez finalizado el registro de Gestión de los interesados del Proyecto y, siempre según el PMBOK, y registrados los interesados en el Proyecto con los datos mínimos anteriormente definidos, la idea básica, es proceder a planificar la gestión de esos interesados.

4.- El Proceso de Planificar la gestión de los Interesados

  1. Planificación: La planificación de cada stackeholders se deberá hacer de forma personalizada y una vez que el acta de constitución este firmada, al estar el acta firmada hemos iniciado la planificación, esta planificación introduce un Plan (Plan de gestión de los interesados) que es uno de los 14 planes anunciados en la norma. En función de las características del entorno de la empresa y de la normativa se trata a cada interesado. Se hace una reunión con expertos y se aplican técnicas analíticas (matriz de valoración) para establecer una estrategia de gestión personalizada para lo que consideremos más relevantes.
  2. ¿Cómo hacemos un análisis para un stackeholder relevante? Simplemente estableciendo una escala de valores (ajeno, reticente, neutral, favorable, partidario) y dos indicadores (C=conseguido, D=deseado). Lo importante de este proceso es conocer cómo tratar a cada interesado.

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5.- La Matriz de relevancia de los Actores Interesados en el Proyecto

  1. El proceso de identificar a los Stackeholders del Proyecto está muy meditado en las tablas de los apuntes del Master en Project Management en el epígrafe (A1.4.2 Identificar a los Actores Interesados
  2. Arriba: el nombre del proceso de dirección de Proyectos PMBOK implicado.
  3. Abajo: el propósito del proceso (en una frase),
  4. De izquierda a derecha: lo que necesitamos: los inputs, que antecedente representan, etc.,
  5. En el centro: las herramientas, técnicas, recursos que disponemos
  6. Y con todo ello: llegar al output del proceso, el egreso: conseguir el Registro de Interesados.
  7. Gestión de los interesados del Proyecto según el PMBOK: Los interesados  del Proyecto hay que registrarlos y analizarlos adecuadamente, en buena parte el éxito del Proyecto depende de la experiencia del Director del Proyecto en este proceso de gestión.

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6. El Proceso de Gestionar la Participación de los Interesados

  1. Proceso ejecutivo: Una vez que el plan de gestión y participación de los interesados ha sido aprobado, pasamos a gestionar la participación, es decir, el proceso ejecutivo.
  2. Propósito: Tiene como propósito trabajar con los actores interesados para revisar el grado de cumplimiento de sus requisitos y expectativas, abordar cualquier cuestión según se vayan produciendo y fomentar su compromiso con el éxito del proyecto, esta muy relacionado con el plan de gestión de las comunicaciones.
  3. Relaciones Públicas: En el Plan de gestión de las comunicaciones estaría la comunicación reglada, y en el plan de gestión de interesados, las relaciones públicas. Todo lo que trabajemos con los actores interesados hay que dejarlo por escrito en la documentación del proyecto.

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7.- El Proceso de Controlar el compromiso (Engagement ) de los interesados

  1. Propósito: Tiene como propósito supervisar las relaciones con los actores interesados en el Proyecto, ajustando estrategias y planes con el objetivo de preservar su compromiso con el éxito del Proyecto.
  2. Proceso de Control: Es un auténtico proceso de control, está continuamente recogiendo datos sobre las relaciones de los interesados: incidentes, quejas, solicitudes.

¡¡Hasta aquí la primera parte de la Gestión de los Interesados en el Proyecto según el PMBOK, no dejes de visitar el blog o suscribete a la Newsletter para ver la segunda parte de la Gestión de los Interesados en el Proyecto del Master en Project Management!!52-edicion-mdap

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