Gestión de los interesados del Proyecto según el PMBOK. En este Post del Executive Master en Gerencia de Proyectos veremos que incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar al Proyecto o ser afectados por el Proyecto.


Gestión de los Interesados en el Proyecto según el PMBOK. El Director del Proyecto, el Equipo de Dirección del Proyecto y el Equipo de Proyecto, son los que realmente trabajan en el Proyecto, en muchas ocasiones, suelen ser empleados de la compañía que, a su vez, dependen de los Directores Funcionales, estos también influyen en el Proyecto. Avancemos en el análisis y estudio de los interesados en el Proyecto.

datos-contacto-master-project-management1.- Gestión de los Interesados en el Proyecto según el PMBOK

  • Los que aprueban el plan del Proyecto y los cambios del Proyecto tienen una enorme influencia en el Proyecto son: el Comité de Seguimiento del Proyecto, la Junta de Proyecto y el Patrocinador del Proyecto que, en ocasiones, es un alto ejecutivo de nuestra compañía que sirve de enlace con la superioridad.
  •  Todos estos agentes interesados en el Proyecto han sido tratados en el área de RR.HH del Proyecto, la relación que tienen los agentes del Proyecto entre sí, la dependencia jerárquica (unos mandan otros obedecen). Todos los agentes del Proyecto son Stackeholders.
  • El Director de Proyecto debe tratar a los Stackeholders del Proyecto de acuerdo a un análisis basado en sus posiciones frente al Proyecto, a su capacidad de influencia sobre el Proyecto, etc.,
  • El Director de Proyecto debe ver si los requisitos  de los Stackeholders del Proyecto para defender su cuota de poder son válidos.

Gestión de los Interesados en el Proyecto según el PMBOK. El Director de Proyecto lo  consigue mediante procesos de Dirección de Proyectos, estos procesos ya fueron explicados en otros Post del ExecutiveMaster en Project Management pero los trataremos al final de este Post.

como son los interesados de tu proyecto-4

2.- Cuando se deben identificar a los interesados en el Proyecto

  • Los Stackeholders del Proyecto son identificados al inicio del Proyecto y cuando se hace el acta de constitución del Proyecto.
  • Al inicio del Proyecto, cuando hacemos el acta de constitución del Proyecto, tenemos procesos de Dirección de Proyectos y, generalmente, entre 5 y 7 Stackeholders principales.
  • Aumentado este número según avanza el ciclo de vida del Proyecto.
  • Una vez identificados los interesados del Proyecto pasamos a planificar como los gestionamos.
  • En el  proceso de Dirección de Proyectos PMBOK 13.1, identificamos a los Stackeholders.
  • En el  proceso de Dirección de Proyectos PMBOK 13.2, hacemos un plan de gestión de los Stackeholders detallado, que una vez aprobados y después del KICKOFF vemos que se cumple, y se cumple mediante dos procesos:
    • En el  proceso de Dirección de Proyectos PMBOK 13.3 Gestionando la participación de los Stackeholders al nivel que diga el plan,
    • En el  proceso de Dirección de Proyectos PMBOK 13.4 controlando el compromiso de los interesados.

2.- La Matriz de relevancia de los Actores Interesados en el Proyecto

El proceso de identificar a los Stackeholders del Proyecto está muy meditado en las tablas de los apuntes del Master en Project Management en el epígrafe (A1.4.2 Identificar a los Actores Interesados

  • Arriba el nombre del proceso de dirección de Proyectos PMBOK implicado.
  • Abajo el propósito del proceso (en una frase),
  • De izquierda a derecha lo que necesitamos: los inputs, que antecedente representan, etc.,
  • En el centro las herramientas, técnicas, recursos que disponemos
  • Y con todo ello llegar al output del proceso, el egreso: conseguir el Registro de Interesados.

Gestión de los interesados del Proyecto según el PMBOK. Los interesados  del Proyecto hay que registrarlos y analizarlos adecuadamente, en buena parte el éxito del Proyecto depende de la experiencia del Director del Proyecto en este proceso de gestión.Matriz de Relevancia de actores interesados

3.- El Proceso  13.1 Identificar a los Interesados en el Proyecto

  • En el registro de Interesado de Interesados en el Proyecto, el Project Manager, debe registrar por cada interesado, al menos, la siguiente información:
    • Información de identificación y contacto de cada interesado en el Proyecto: datos personales
    • Información de valoración: influencia, interés, capacidad del interesado en el proyecto.
    • Información de clasificación.
    • Estrategia preliminar. Etc.
  • Una vez finalizado el registro de Gestión de los interesados del Proyecto y, siempre según el PMBOK, y registrados los interesados en el Proyecto con los datos mínimos anteriormente definidos, la idea básica, es proceder a planificar la gestión de esos interesados.

4.- Proceso de Dirección de Proyectos PMBOK 13.2 Planificar la gestión de los Interesados

  • La planificación de cada stackeholders se deberá hacer de forma personalizada y una vez que el acta de constitución este firmada, al estar el acta firmada hemos iniciado la planificación, esta planificación introduce un Plan (Plan de gestión de los interesados), es uno de los 14 planes anunciados en la norma.
  • No pregunta mucho PMI como debe ser ese plan, que en función de las características del entorno de la empresa y de la normativa trata a cada interesado. Se hace una reunión con expertos y se aplican técnicas analíticas (matriz de valoración) para establecer una estrategia de gestión personalizada para lo que consideremos más relevantes.
  • ¿Cómo hacemos un análisis para un stackeholder relevante? Simplemente estableciendo una escala de valores (ajeno, reticente, neutral, favorable, partidario) y dos indicadores (C=conseguido, D=deseado).

Gestión de los Interesados en el Proyecto según el PMBOK. Lo importante de este proceso es conocer cómo tratar a cada interesado.

matriz de poder y influencia de los interesados

5.- Proceso de Dirección de Proyectos PMBOK 13.3 Gestionar la Participación de los Interesados

  • Una vez que el plan de gestión y participación de los interesados ha sido aprobado, pasamos a gestionar la participación, es decir, el proceso ejecutivo.
  • Tiene como propósito, trabajar con los actores interesados para revisar el grado de cumplimiento de sus requisitos y expectativas, abordar cualquier cuestión según se vayan produciendo y fomentando su compromiso con el éxito del proyecto, esta muy relacionado con el plan de gestión de las comunicaciones.
  • En el Plan de gestión de las comunicaciones estaría la comunicación reglada, y en el plan de gestión de interesados, las relaciones públicas.

Gestión de los Interesados en el Proyecto según el PMBOK. Todo lo que trabajemos con los actores interesados hay que dejarlo por escrito en la documentación del proyecto.

clasificacion-actores-interesados-proyecto-master-project-management

6.- Proceso de Dirección de Proyectos PMBOK  13.4 Controlar el compromiso (Engagement ) de los interesados

  • Tiene como propósito supervisar las relaciones con los actores interesados en el Proyecto, ajustando estrategias y planes con el objetivo de preservar su compromiso con el éxito del Proyecto.
  • Es un auténtico proceso de control, está continuamente recogiendo datos sobre las relaciones de los interesados: incidentes, quejas, solicitudes.

Gestión de los Interesados en el Proyecto según el PMBOK. ¡¡Hasta aquí la primera parte, no dejes de visitar el blog o suscribete a la Newsletter para ver la segunda parte de la Gestión de los Interesados en el Proyecto del Master en Project Management!!

Gestionar la participación de los interesados en el Proyecto

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