En un post anterior del Master en Gerencia de Proyectos vimos cuatro casos de estudio para crear una PMO, ahora nos haremos una serie de preguntas que debemos tener en mente a la hora de crear una PMO, una Oficina de Dirección de Proyectos. Estudiaremos la evolución de la Gerencia del Proyecto hacia la Gerencia de la PMO.


La PMO, Oficina de Gestión de Proyectos, también denominada “Oficina de Gestión de Programas”, “Oficina del Proyecto” u “Oficina del Programa”, ayuda a mejorar las operaciones y ser más eficientes en el Gerencia de sus Proyectos.  La PMO es la evolución sensata de una política de Gerencia del Proyecto en una organización proyectual madura.

HitoRieta EDT1.- De la Gerencia del Proyecto a la Gerencia de la PMO

  • Ya sabemos que lo primero que la empresa busca es la correcta gerencia del proyecto, pero en esta entrega del blog del Master en Gerencia de Proyectos vamos a ver la imbricación con la PMO.
  • Lo primero que tenéis que hacer si queréis trabajar como consultores de PMO es ver dónde nos posicionamos, a qué queremos dar respuesta y a dónde queremos llegar. Debemos de dejar de pensar en la simple gerencia del proyecto, debemos tener una visión supra proyecto que vamos a explicaros en esta entrada del Master en Gerencia de Proyectos.
  • Es posible que lo primero que tengamos que hacer es reorganizar la estructura de la organización y esta restructuración, ¡muy importante entender que es a nivel estratégico!, es lo que ofrecen las oficinas de gestión de …. (de lo que sea). Creemos que el nombre de PMOs puede llevar a confusión, hablar de PMO de una forma tan genérica es peligroso, ¿realmente son Managament Offices?. Lo veremos más adelante.

2.- ¿Qué es lo que queremos gestionar?

Está claro que una oficina de gestión de proyectos (PMO) trabaja con proyectos y va a beneficiar a la gerencia del Proyecto, al final, siempre tenemos que definir proyectos como un medio para alcanzar objetivos.

  • Pero, a la hora de concebir una PMO, es casi lo de menos, lo que tenemos que analizar su gerencias una PMO es qué programas montamos, qué proyectos montamos y luego ya  veremos las herramientas que necesitamos para controlar todo esto, lo veas en segundo plano, porque la organización a nivel estratégico  es lo que realmente necesita la empresa, por eso se plantea montar una PMO para organizarlo todo desde un punto estratégico que afectará, lógicamente a la gerencia de cada proyecto en particulares, pero no debemos centrarnos en la visión del proyectos sino en la visión estratégica.
  • Pongamos como símil una orquesta, necesitamos un director de orquesta, porque hay gente que toca en la orquesta y que desafina. En nuestra orquesta, en nuestra empresa, hay equipos que tocan de manera distinta y  cuando se ponen todos a tocar en conjunto la cosa no marcha: los clientes se quejan de que no suena bien, unos tocan de una manera, otros de otra distinta, los proyectos se gerencia de manera distinta cuando son dirigidos por distintos equipos, no sabemos beneficiarnos de la forma de tocar del otro, no aprendemos, nos formamos una orquesta sino que somos simplemente mucha gente que toca al mismo tiempo, no hay retroalimentaciones.., somos cualquier cosa menos una orquesta organizada. Entonces la empresa tiene necesidad de alinearse, de estar coordinada de una manera organizada y estratégica y para eso se plantea implementar una PMO.
  • Esto es lo importante, entender que lo que hace falta es gente que organice, gente que gestione, de que seamos capaces de que todo un grupo, que todo un colectivo toque a la vez, eso es lo importante de una Oficina de Gestión de Proyectos, este es el espíritu de una Oficina de Gestión de Proyectos..

Una Oficina de Gestión de Proyectos no tiene por qué ser única en la empresa, hay empresas con múltiples PMOs y cada una de estas responden a algo en particular.

datos-contacto-master-project-management3.- ¿Los Recursos de Gestión son un bien escaso?

  • ¿Qué pensáis? Mucha gente piensa que existe una escasez de recursos de gestión en las empresas y en los proyecto  y que, además, estamos en un modelo de madurez bajo.  Pero qué pensáis si os digo que los recursos de gestión no son tan escasos como creemos, que lo que ocurre es que no ponemos los medios adecuados para que todo el mundo trabaje en gestión en la medida de sus posibilidades, que todo el mundo se vea involucrado en la estructura de la empresa, que todo el mundo tenga apoyo, que tenga soporte….
  • Los que ocurre es que, generalmente, los sistemas no estén bien montados y sea hace necesario contar con elementos que organicen y uniformicen la gerencia de los  proyectos. Todos estamos de acuerdo en que en una orquesta todos entienden algo de música, en mayor o menor medida, sino no podrían tocar un instrumento,  pero qué duda cabe que el director de orquesta tendrá que saber más de música que los demás, que tendrá que dominar más instrumentos que los demás, pero no toca, mueve la batuta nada más. Para gerencia una PMO debemos entender que no se trata de hacer el trabajo de los demás, se trata de hacer que los demás hagan su trabajo mejor y de dirigir esa orquesta, gerencia esa PMO de manera adecuada.

Debemos pensar que tenemos más recursos de gestión de lo que parece, pero para explotarlos tenemos que ponernos de acuerdo entre todos, la PMO es un buen camino para lograrlo.

4.- Metodologías de gestión de procesos, proyectos y calidad

Existen modelos de madurez de sociedades, modelos de madurez  de empresas y modelos de madurez  de las empresas en el uso de la gestión de proyectos, ahora sí estamos hablando de metodologías. ¿Qué metodologías vamos a utilizar?: utilizaremos PMP, Prince2, Agile, estamos hablando de metodologías de gerencia de proyectos, sí, pero vamos más lejos de la Gerencia del Proyecto a la Gerencia de la PMO.

  • En un nivel de madurez  inicial,  en las empresas y en la gerencia de sus proyectos es sálvese quien pueda, cada uno gestiona como puede y a su manera. Cada Gerente de Proyecto lleva la gerencia del Proyecto como considera más oportuna sin preocuparse de como lo hacen los demás.
  • Según vamos evolucionando y vamos adquiriendo una serie de estándares la empresa nos va apoyando más, nos va dando formación, vamos evolucionando, los proyectos se geréncian de una manera más adecuada y conforme a algo que se parece a un marco general de gerencia de los proyectos dentro de la empresa.
  • Se llega un punto donde la empresa es madura y se trabaja con buenas prácticas en la gerencia de proyectos, existe libertad para innovar, para crear, y de esa forma llegamos a la mejora continua. Sin implementaciones, sin creatividad, sin cambio no existe mejora, y si no existe mejora las empresas y los proyectos se estancan y pueden llegar a desaparecer o a fracasar.
  • Hay jefes, Gerentes de Proyecto, que dicen a sus empleados ¡¡deja de ser tan creativo/a!! esta frase no se puede decir jamas a un compañero, tenemos que canalizar la creatividad, tenemos que descubrir el talento en nuestros equipos de gerencia de proyectos, hay veces que hay más de lo que nosotros pensamos, pero hay que dejar trabajar a la gente porque, si no somos creativos, al final, nos estancaremos y nos desanimaremos.

En el Bloque de IPMA del Master en Gerencia de Proyectos, vamos a ver teorías de modelos de liderazgo sumamente útiles para los Gerentes de Proyecto, hablaremos de un libro llamado “On Leadership” donde vienen modelos de liderazgo de Porter y de otra gente muy interesante, además, veremos los últimos modelos de liderazgo, todos ellos “generan cambio” y esto es lo que les da el valor añadido que no tienen otros modelos de liderazgo, generar cambios en la gerencia de los proyectos y en la organización en general.

  • Como oficina de gestión de proyectos tenemos que trabajar con proyectos, pero como ya hemos visto esto lo organizaremos más adelante
    • Pongamos otro ejemplo para entenderlo mejor, es como quien ha aprendido a jugar al futbol, al baloncesto o a tenis y se conoce la técnica, no pasa nada, ya conocemos las técnicas de gerencia de proyectos, ahora buscamos una organización estrategia.
    • Como buscamos saber cómo se montan PMOs tenemos que entender que la metodología de gerencia de los proyectos es el resultado último, aquí no estamos hablando de la gerencia de un proyecto.
    • En lo que trabajamos no son en los proyectos, en la mayoría de las ocasiones los proyectos, las PMOs, los delegan salvo que sea un oficina que gestione también los proyectos directamente, pero nosotros somos fans de las oficinas de control que es de lo que hablamos ahora, ya somos buenos gerentes de proyecto, de eso nos hemos ocupado en el Master en Gerencia de Proyectos, ahora queremos saltar a gerencia una PMO.
  • En cuanto al tema de la calidad, documentos e información en la PMOs necesitamos tener todo esto muy bien organizado y en los proyectos también necesitamos tener esto muy organizad, pero no nos interesa a nivel de oficina de gestión de proyectos el resultado en si del proyecto, que es labor del Project Manager (el Director de Proyecto se encarga del proyecto), a nivel de PMO que lo que nos interesa es esa información para analizarla y tomar decisiones, esto es lo que a nosotros nos interesa, del Proyecto ya se ocupa el Gerente del Proyecto.
  • ¿Debemos ahora actuar en un proyecto?, ¿debemos dar soporte?, ¿ necesita más recursos?, ¿está alineado con el nivel de gestión de la empresa? Esto es lo que nos interesa, para el resto preferimos ser relativamente poco intervencionistas y, en la medida de que el gerente de proyectos sea capaz de gerencia el proyecto, darle cierta libertad. No debemos olvidar que le hemos dotado de estándares de gerencia de proyecto, tiene reportes que hacer y que nos informaran del estado del proyecto, tiene cosas que hacer conforme a una metodología y a unas implementaciones muy concretas y definidas lo cual le orienta a el y a su Proyecto por el buen camino, además, va a recibir toda la formación que necesite, todo el apoyo que necesite, y si tiene algo en concreto que no puede resolver, con el equipo que tiene, se le va a tratar de dar soporte. Es decir, tenemos que confiar en el, tenemos que aprender a confiar en nuestra gente y, si no fueran dignos de confianza debemos enseñarles y reconducirlos y, en algunos casos, llegar a sustituirles, pero no podemos pretender gerencia una PMO sin confiar en nuestros gerentes de proyecto.

descargar-programa-master-project-management5.- La Mejora de Procesos

  • Otra cosa importante es la mejora de procesos, tanto los procesos operacionales como los procesos de gestión necesitan de mejora global y esa mejora no se basa solo en la inspección sino también en la implementación, debemos mejorar procesos y para mejorar procesos no nos queda más remedio que ser promotores del cambio, debemos de ser líderes, ¿veis como evolucionamos de la gerencia del proyecto a la gerencia de la PMO?
  • Cómo tenemos que empezar a plantearnos la implementación de una oficina de gestión de proyectos tenemos que medir un los objetivos que nos marcamos y el mejor resultado posible.
    • Si nosotros decimos que queremos llegar a una mejora de un 30%, puede ser que lleguemos o puede ser que no, pero realmente el planteamiento de entrada está mal hecho.
    • ¿Cuántos recursos queremos invertir?, ¿cuántos recursos podemos emplear?, ¿qué coste asociado va a tener y qué posible mejora podemos producir?, esto es lo que tenemos que ver, poner de entrada un valor no es lo más adecuado, lo más adecuado es  ver lo que se puede mejorar, si realmente merece la pena y que las mejoras sean los resultados de los procesos optimizados, solo entonces tendremos el mejor resultado posible sin constreñirnos nosotros mismos. ¿Por que nos constreñimos?, porque poner cifras  es como decirle a alguien, “tienes que correr un kilómetro en 6 minutos”, es posible que la persona lo haga en 5,55 y con eso se conforme porque que el objetivo eran 6 minutos. Hay una tendencia a conseguir los objetivos: con eso hemos cumplido y no necesitamos más, esta es una mentalidad inadecuada.
    • Otra tendencia es el tema de culpabilidad: no se puede regañar, no se puede culpar a la gente por fallos que se puedan cometer, porque fallos se comenten muchos y siempre, y eso va en contra de los resultados…, si yo voy a trabajar y me van a echar la bronca por trabajar y por intentarlo pues a lo mejor me arrincono y me escondo y así me libro….
  • Tenemos que crear un ambiente en la gerencia del proyecto y en la gerencia de la PMO en el cual el trabajo esté recompensando, arriesgar también debe estar recompensando, aunque a veces fallemos, no pasa nada, damos un training, damos apoyo, lo hemos intentado, lo has hecho lo mejor posible y has fallado, bueno… todos nos equivocamos, lección aprendida para proyectos sucesivos.

Hasta aquí, en esta entrada del Master en Gerencia del Proyecto, hemos visto una pequeña introducción al germen de qué cosas debemos tener en cuenta para plantear la creación de una oficina de dirección de proyectos (PMO), En el próximo post del Master daremos una explicación sobre aspectos necesarios a tener en cuenta en la creación de una PMO, de esta forma los refrescaremos ya que nos será de ayuda para no perdernos cuando expliquemos la parte donde veremos cómo formar y establecer una PMO.Gerencia del Proyecto

 

 

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