Conceptos básicos para la Gerencia de la PMO

Publicado Por MDAP Project Management el 8/07/2017 | 0 comentarios


Conceptos básicos para la Gerencia de la PMO

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En este post del Master en Gerencia de Proyectos vamos a ver aspectos previos a la gerencia de la PMO,  los tipos de Gerente de Proyectos que existen, las responsabilidades de una PMO, los tipos de PMO y algunos conceptos sobre la gerencia de proyectos que hay que tener en cuenta en la creación de una PMO 

Gerencia de la PMO


Es importante entender las funciones de las distintas oficinas de PMO para poder conceptualizarlas y entender la gerencia de la PMO, tened en cuenta que cuando hablamos de una oficina de gestión de forma genérica nos referiremos a una PMO, cuando las queramos definir con mayor nivel de detalle diremos: oficinas de gestión de proyectos, oficinas de gestión de programas, u oficinas de gestión de portafolios


Como parte de los activos de una organización contamos con los Directores de Proyectos que acumulan conocimientos sobre la gerencia de sus proyectos, podemos encontrar gestores de proyecto con diferentes perfiles que vamos a enumerar a continuación:

Gerente de Proyecto A: con perfil muy experimentado conoce muy bien la empresa, sabe a dónde recurrir y si hay una PMO la utiliza y se conoce la metodología. Sería nuestro deseo poder contar con una organización con muchos directores de proyecto de este nivel.

Gerente de Proyector B: También está muy experimentado, pero no le gustan los activos de la organización, los ignora y va a su libre albedrío. En las empresas suelen haber perfiles de ambos niveles pero en aquellas empresas donde hay una PMO, con el tiempo, sus Project Manager suelen ser más del tipo A que B.

Actualmente, las empresas suelen tener Project Manager más del tipo B que del tipo A y esto es debido a que las empresas no tienen unos sistemas claros de comunicación, de gestión, de mentalización de los Project Manager para que se involucren más en las empresas y dejen de por libre.

Gerente de Proyecto C: este suele ser un director de proyecto más joven y que está empezando (con muchas ganas), está haciendo un Master en Dirección de Proyectos para aprender la metodología, pero como es muy disciplinado, ordenado y conoce el mundo de las PMO’s lo primero que hacen es buscar la PMO y pedir ayuda a los Project Manager de nivel A, estos les ayudarán pasándoles plantillas, procesos, etc., Estos Project Manager se integran muy bien llegando a convertirse en Project Manager de nivel A.

Gerente de Proyecto D: no tienen experiencia, son tímidos, no saben a quién recurrir, se encuentran solos, están desmotivados, etc. A estos Project Manager hay que rescatarlos no se les puede dejar así, la empresa tiene que tener mecanismos para que esto no ocurra.

Las responsabilidades de una PMO


Tened en cuenta que cuando hablamos de una oficina de gestión de forma genérica nos referiremos a una PMO, cuando las queramos definir con mayor nivel de detalle diremos: oficinas de gestión de proyectos, oficinas de gestión de programas, u oficinas de gestión de portafolios


Siendo un poco simplista, diremos que, con la gerencia de la PMO, vamos a homogeneizar los estándares de dirección de proyectos, también compartiremos recursos, metodologías, herramientas, técnicas, etc.

La responsabilidad de una PMO hay que definirla, pueden ser muy amplias o pueden ser más limitadas, pueden ir desde simples funciones de soporte hasta ser los gestores directos de los proyectos. Unas se llaman oficinas de soporte y las otras son oficinas directivas y, en medio, están las oficinas de control, también puede haber oficinas mixtas. Es importante entender las funciones de las distintas oficinas de PMO para poder conceptualizarlas y gerenciar adecuadamente la PMO.

cuales son las responsabilidades de una oficina de dirección de proyectos PMO

Qué necesitamos en una PMO


Para la gerencia de la PMO necesitamos Managers, necesitamos gestores, necesitaremos gente especializada en la gerencia de proyectos, pero necesitaremos también gente que entienda algo más que no sea simplemente gestión de proyectos, ese mayor nivel es el que conseguimos en el Master en Gerencia de Proyectos


Pongamos un ejemplo ¿cómo imagináis la gerencia de la PMO de una empresa cuyo negocio es hacer proyectos para otros?, una empresa que no tiene operaciones cuyo negocio es hacer proyectos. Depende de cómo quieras hacer los proyectos, de cuántos proyectos y en que localización geográfica se encuentre. Una empresa que haga proyectos en 50 países necesitará mover equipos, está claro que cuanto más limitado sea el alcance de la empresa más fácil nos será estandarizar los procesos que tiene, porque si está dedicado a una cosa concreta va a ser más sencillo, empresas multiproducto o multinegocios, obviamente, pueden llegar a requerir de muchas PMOs para optimizarlo.

Dominar metodologías de gerencia de proyectos es básico para poder ser buenos gerentes de oficinas de dirección de proyectos, para la gerencia de la PMO porque, a fin de cuentas, en la PMO somos los asesores, en la PMO somos los que damos opciones a respuestas de necesidades estratégicas y daremos opciones basadas en proyectos. Por ejemplo, si a un directivo de una empresa le indicamos que, si realizamos los proyectos de una manera concreta y si montamos una oficina de gestión de esta manera, conseguiremos este tipo de resultados, tendremos con el una interacción buena hasta que se defina qué es lo más adecuado y con qué recursos constamos.

Volviendo a los recursos, la gerencia de una Oficina de Gestión de proyectos necesita Managers, por tanto, la gerencia de la  Oficina de Gestión de Proyectos necesita gente que sea buena en comunicación como hemos apuntado antes, ¿por qué?, porque necesitamos comunicar directrices, necesitamos hablar con la gente, ver que necesidades tiene, implementar sistemas de reporte que nos de la información que necesitamos y necesitamos formar, formar y apoyar, estas son unas de las labores principales de cualquier oficina de gestión de proyectos, necesitamos profesionales con estás características en nuestra PMO

Diferentes tipos de PMOs


Las PMOs se miden en función de la influencia y el control que puedan tener sobre los proyectos. Las PMO tienen muchas utilidades y hay que ser es abiertos para utilizarlas en lo que se necesiten, evidentemente la gerencia de la PMO depende de la PMO implementada


Tipos de PMO, dependiendo del nivel de influencia y control sobre los proyectos tenemos 3 tipos estandarizados de PMO (esto para los que estáis preparando el examen de PMP os viene muy bien).

La PMO puede ser: Project Management Office. Portfolio Management Office. Program Management Office. Portfolio Management Office.

Luego hay otros tipos de PMO/PMOs y otras siglas, unas responden a: Entrerprise Project Management Office, otras son Strategic Project Management Office, etc. Cambia la forma y el tipo de proyectos que desarrollan y la forma en la que los implementan.

PMO Supportive: (soporte)


Aquí lo que se hace es proveer de plantillas, buenas prácticas, entrenamientos y lecciones aprendidas, pueden parecer un tipo de PMO de bajo control (Low Control) y un tipo de PMO aburridas, pero no lo son, depende de para qué


Hay PMOs que trabajan a base de hacer soporte a todos los desarrollos y propuestas de mejoras que se van haciendo de las distintas unidades, cuando una unidad quiere hacer algún tipo de implementación en la mejora de algún proceso u operativa se hace con un proyecto, ¿cómo se hace? ¿cómo se implementa? Es posible que la unidad en cuestión no lo sepa hacer, entonces se va a la PMO y piden apoyo, la PMO les da un training, le busca los recursos que necesitaban, estudia la viabilidad y se lo dan y así con todo, de esta forma se consiguen muy buenos resultados.

Por el nivel de resultados que consiguen, por el nivel de negocio o volumen de negocio que mueven y por la relativamente poca gente que hay en la PMO los beneficios de una PMO son muy grandes.

Centralizar recursos y saber expandir conocimiento genera mucho beneficio

PMO Controlling


Aquí hay mucha labor de metodología, de soporte, de comprobar lo que está ocurriendo en los proyectos


Esta es una PMO de control, aquí hay mucha labor de metodología, de soporte, de comprobar lo que está ocurriendo en los proyectos de la empresa, de saber como los gerentes de proyectos gerencian esos proyectos, de dar directrices a nivel de proyectos.

Pero no realizamos la gestión de los proyectos en sí, eso lo hace el gerente de cada proyecto, sin embargo, hay veces que hay proyectos que forman parte del portafolio de la PMO, entonces asignamos un gerente de Proyecto a ese proyecto y lo llevamos desde dentro de la PMO.

PMO Directive


A nosotros particularmente, a Hito-Team nos gusta mucho las PMOs de Control, las de soporte dejan los proyectos muy abiertos


Aquí los proyectos los gestiona directamente la PMO. Tiene total control sobre los proyectos a nivel de gerencia de los proyectos. Lo normal es que sea el Gerente del Proyecto quien gerencie los proyectos, no la PMO directamente, pero también puede ser una opción bastante buena tener una PMO directiva que gestione 20 o 30 proyectos con pocos gerentes de proyectos.

Unas de las decisiones que hay que tomar es que tipo de PMO o PMOs nos interesa, sin conocer las funciones que tienen cada una de ellas no podemos montar nada. Aún no hemos hablado de metodologías, de reportes, etc., pero esto son cosas que se nos supone que sabemos si queremos llevar una oficina de gestión de proyectos o queremos ser PMO Consultant, es decir debemos ser de antemano gerentes de proyecto cualificados y con experiencia.

O sabemos las metodologías de gestión al dedillo o realmente no estamos en la posición que deberíamos, debemos ser super expertos en gerencia de proyectos como nuestros alumnos del Master en Gerencia de Proyectos MDAP., porque si no las controlamos ¿qué vamos a aportar en una PMO? Por eso dentro del proceso y los modelos de madurez cada cosa a su tiempo no pasa nada, no tenemos prisa, nadie nace sabiendo y ,en gestión, recordad que hay una parte de componente que es aprendida y hay otra parte que te la va dando la experiencia.

Tened en cuenta que las similitudes entre los proyectos y las labores de una PMO es que las dos tienen que estar alineadas con los objetivos de una empresa, pero esto lo veremos en el siguiente post del Master en Gerencia de Proyectos MDAP.

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