Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto. Todo Proyecto tiene un inicio y, al igual que un recién nacido, pese a que la concepción y gestación se producen obviamente con anterioridad, el momento de comenzar a vivir para el Proyecto, su nacimiento, es la aprobación del Acta de Constitución del Proyecto.


Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto. Cómo se llega al Acta de Constitución del Proyecto es, en ocasiones, un proceso desconocido para algunos project managers y presenta una serie de dificultades a la hora de entender el documento, su contenido, su objetivo y su elaboración. En este artículo del Blog del  Executive Master en Dirección de Proyectos, se explica el porqué, el cómo y el quién del ACP (Acta de Constitución del Proyecto)


datos-contacto-master-project-management1.- Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto

  • Cubre la necesidad de tener un documento formal que autorice el comienzo del Proyecto.
  • Que otorgue al Director del Proyecto la autoridad para Gestionar el Proyecto y disponer de los recursos adecuado para dirigir y ejecutar el Proyecto.
  • El Acta de Constitución del Proyecto nace de un concepto de claridad, transparencia y planificación.
  • Lo que no se escribe, lo que no conste en el Acta de Constitución del Proyecto:
    • Da lugar a confusión y malentendidos durante el ciclo de vida del Proyecto.
    • También lo que se escribe, pero en menor medida, y en este caso hay algo tangible sobre lo que debatir.
  • Incluso en el caso de empresas en proceso de madurar su gestión de Proyectos:
    • Aconsejo al project manager el crear el Acta de Constitución del Proyecto.
    • Incluir el Acta de Constitución del Proyecto como punto en un acta de reunión para ser escalada y validada.

Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto. Esto es necesario dado que el Proyecto debe estar alineado con los objetivos estratégicos de la empresa  y esto no son sólo palabras bonitas, es dónde reside la fuerza del Proyecto, es donde nace y se mantiene el “business case del proyecto”.ejemplo1 acta constitucion master hito

ejemplo2 acta constitucion proyecto hito master

2.-  Quien es el responsable de redactar el Acta Constitución del Proyecto

  • Aquí es dónde debe entenderse el vínculo entre los niveles de la Administración de la Empresa y los responsables de la Gestión de los Proyectos.
  • Entender la diferencia entre MBA y PMP ayuda a la comprensión de este vínculo: 
    • Me gusta decir que es la mezcla entre el agua dulce de un río y el agua salada del mar. 
    • Es un punto que parece no ser ni de un mundo, ni de otro, y que ambos actores parecen no comprender al cien por cien.
  • Aquí el nivel de dirección debe entender que, para que el project manager alcance los objetivos que se necesitan, el comando que recibe, la orden:
    • Debe ser precisa
    • Con un alcance limitado.
    • Un tiempo acotado.
    • Unos recursos definido.
    • Y el entorno que rodeará al proyecto y a la empresa debe ser bien comprendido.

Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto. Y ahora los directores de proyecto no nos vamos a ir de rositas. Debemos entender que la empresa necesita del proyecto o proyectos que dirigimos, y espera unos resultados que deben de ayudar a unos fines determinados.proceso-desarrollar-acta-constitucion-pmbok-hito-master

3.-  Un mal lanzamiento del Acta de Constitución del Proyecto

  • Puede ser el comienzo de un Proyecto desastroso.
  • Se crea estrés entre las dos partes, el ordenante del proyecto y el responsable del proyecto, el Gerente del Proyecto.
  • No hay un punto de partida para el Proyecto que permita ajustar la marcha del Proyecto.
  • En ocasiones, no hay ni Proyecto, y se trabaja en cosas indeterminadas.
  • Se malgastan recursos, y se pierde la confianza mutua que debe haber entre ambos niveles de la organización proyectual.

TRANQUILIDAD, NO TIENE PORQUE SER ASÍ, PODEMOS SEGUIR UNA METODOLOGÍA ADECUADA PARA LANZAR NUESTROS PROYECTOS

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4.- Seguir una Metodología adecuada es un buen camino

  • La responsabilidad última del acta de constitución del proyecto recae en la empresa en su conjunto.
  • La aprobación del acta de constitución del proyecto recae en el nivel de administración.
  • Lo ideal es que tanto el nivel directivo, como el director de proyectos intervengan en determinados momentos de la creacióndel acta de constitución del proyecto

Como muchos utilizan las prácticas del PMI, y aplican los procesos del PMBok en sus proyectos, veamos cómo debe realizarse la creación del acta y que debe incluirse en el documento y porqué.

5.- Quién crea al Acta de Constitución del Proyecto

  • El Acta de Constitución del Proyecto es creada por la empresa que ejecuta el proyecto. 
  • Pudiendo intervenir o no el director de proyectos, aunque se aconseja que lo haga.
  • El inicio del acta de constitución del proyecto es cosa del nivel directivo:
    • Este conoce las estrategias de la empresa.
    • Ha estudiado unas necesidades que pueden cubrirse desarrollando un proyecto para un fin concreto, una mejora de un producto, el desarrollo de una aplicación informática, la creación de un prototipo, atender a las necesidades de un contrato,.

Así podríamos rellenar páginas y páginas, ya que la cantidad de proyectos que pueden lanzarse diría que es casi infinita.

6.- Cuando debe intervenir el Gerente del Proyecto

  • Una vez que el acta de constitución del proyecto esta iniciada es muy conveniente la ayuda del project manager.
  • Para que haya una correcta definición de alcance del proyecto.
  • Costes objetivos del proyecto.
  • Análisis de riesgos del proyecto
  • Y sobre todo el project manager ayudará a definir respecto al proyecto:
    • Correcta atribución de responsabilidades respecto al proyecto.
    • Mecanismo para escalar asuntos que se salgan de las competencias del project manager.
  • Aquí yo aconsejo mirar las salidas del proceso del PMBok, “Crear el Acta de Constitución del Proyecto”, y analizarlas.

Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto. Mezclando la pedagogía con la práctica, considerando el acta de constitución del proyecto el punto de partida del proyecto, se propone un contenido que recoge todas las salidas, si bien el orden está ligeramente alterado para hacerlo más lógico y entendible.Control integrado de cambios del Proyecto

7.- Índice propuesto para el Acta de Constitución del Proyecto

  • NOMBRE DEL PROYECTO.
  • NECESIDAD COMERCIAL.
  • PROPÓSITO Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO.
  • PROJECT BACKGROUND.
  • NECESIDAD COMERCIAL.
  • OBJECTIVO DEL PROYECTO Y JUSTIFICACIÓN.
  • REQUISITOS DE ALTO NIVEL.
  • LA DESCRIPCIÓN DE ALTO NIVEL Y SUS LÍMITES. SUPUESTOS Y RESTRICCIONES DEL PROYECTO.
  • RIESGOS DE ALTO NIVEL.
  • RESUMEN DEL CRONOGRAMA DE HITOS.
  • RESUMEN DEL PRESUPUESTO.
  • OBJETIVOS MEDIBLES DEL PROYECTO Y CRITERIOS DE ÉXITO ASOCIADOS.
  • LISTA DE INTERESADOS.
  • REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO.
  • DIRECTOR DE PROYECTO ASIGNADO, SU RESPONABILIDAD Y NIVEL DE AUTORIDAD.
  • NOMBRE Y NIVEL DE AUTORIDAD DEL PATROCINADOR Y/O DE QUIENES AUTORIZAN EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO.
  • LISTA DE DISTRIBUCIÓN DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO.
  • RESUMEN EJECUTIVO.
  • ANEJOS.

8.- El nombre del Proyecto

  • Cada parte del acta de constitución del proyectos tiene una finalidad muy concreta.
  • El nombre del proyecto, es el primer elemento del acta de constitución del proyecto
  • El nombre del proyecto no debe considerase un elemento baladí.
  • En el acta de constitución del proyecto debe de reflejarse el tipo de proyecto desde del punto de vista de la gestión.
    • No es suficiente decir que nuestro proyecto es el Taj Mahal, o la Torre Eiffel.
    • Esos nombres no dicen nada desde el punto de vista de la gestión proyectual.
    • Nuestro nombre será:
      • El diseño del Taj Mahak, en Aghra, India.
      • O será el diseño, contratación y contrucción del Taj Mahal en Aghra, India.
      • O la toma de datos, diseño y ejecución de un programa de mantenimiento del Taj Mahal en Aghra, India, y así hasta el infinito.

Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto. Cómo se ha podido ver, existe una relación entre las fases del proyecto y su definición desde el punto de vista de la gestión. También hay que atender a un mercado global, por lo que su ubicación en el área y país es conveniente, haciendo su lectura y comprensión inicial más fácil, aportando además mayor visibilidad e interés al proyecto.fases virtual e reales del proyecto

9.- Los antecedente del Proyecto

  • El siguiente paso en el acta de constitución del proyecto sería poner en antecedentes el proyecto.
  • Debemos describir en el acta de constitución del proyecto de dónde viene el proyecto y qué dio origen al mismo.
  • Aquí podríamos debatir acerca de la necesidad de ubicar en primer lugar el resumen ejecutivo con las conclusiones del proyecto, pero en este caso, y dada la importancia de clarificar las salidas, el resumen lo dejaremos para el final, eso sí, en página o páginas aparte, que permitan de ser necesario entregar como un documento independiente.

Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto. Este resumen en todo caso los antecedentes el proyecto no debería tener una extensión superior a dos caras de A4.

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10.- Explicar la necesidad comercial para la empresa

  • Los motivos son variados pero recurrentes.
  • El primero es que el proyecto debe de servir a los intereses estratégicos de la empresa.
  • Los proyectos deben estar alineados con la misión y visión de la compañía.
  • En este caso cabe preguntarse si tenemos claros cuales son esos objetivos.
  • El beneficio económico aparecerá en la mayoría de los proyectos que no sean internos o de fin social.
  • En el caso de proyectos cuyo objetivo principal sea el posicionamiento o apertura de nuevos mercados, quedará claro que esto no sería a cualquier coste.
  • Los proyectos no deben de dejar pasar la oportunidad de aportar valores añadidos adicionales, como puedan ser la formación de personal de la empresa para asumir futuros puestos de mayor responsabilidad, o con mayor eficacia.

Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto. El objetivo de nuestros proyectos no es únicamente llegar a los entregables, sino dejar un legado para la continuidad de nuestras empresas.

11.- Definir el objetivo del proyecto y su justificación

  • Aquí, en el acta de constitución del proyecto, debe de existir una definición razonable del alcance del proyecto.
  • Este será preciso, pero no puede contener detalles que deberán ser analizados en el Plan de Dirección del Proyecto.
  • Un intento excesivo de definición del proyecto, conllevará más rigidez en el análisis posterior y por tanto menos posibilidades de mejora, salvo que se cuestione adecuadamente la correcta y adecuada definición del alcance.
  • Al fin y al cabo estamos en un estadio incipiente del proyecto.
  • La justificación no debe confundirse con la necesidad comercial.
  • Un proyecto puede justificarse mediante un contrato con terceros, causa más que justificada para dar inicio a un proyecto (redundo en la palabra justificación), o con un mandato de la junta directiva aprobando una necesidad de mejora mediante un proyecto interno, de un superior que hará las veces de patrocinador para obtener una determinada capacidad, de una fundación de la empresa para acometer un determinado fin social.

Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto. Pueden existir varias justificaciones para el proyecto a la vez, pero estas tienen de alguna manera su origen en un mandato.

12.- Temas escabrosos para el Gerente de Proyectos

  • Ahora pasamos a temas escabrosos para los project managers que vienen con una fuerte componente técnica (que son la mayoría), y son las consideraciones de alto nivel del proyecto, tanto requisitos, límites, restricciones y riesgos. Estos tienen que ver con, lo vemos de nuevo aquí y será redundante durante los 12 meses del Executive Master en Project Management.
    • Con los objetivos de alto nivel de la empresa y su estrategia.
    • Con su situación actual y futura.
    • Con el impacto que el proyecto tiene en la empresa, y que la empresa puede tener en el proyecto que el Director del proyecto va a desarrollar.
  • Al señor ejecutivo, o  de alto nivel de la empresa, no le importa:
    • Si el director de proyectos va a tener que controlar aspectos técnicos del proyecto, hacer un proceso de contratación para materiales y subcontratistas, o tener que realizar tareas de gestión del proyecto.
    • Eso se le presupone  al director de proyectos en valía, que va a ser capaz de hacerlo, y además trabajamos conforme a una metodología con lo cual el incumplimiento de la misma no puede ser ni siquiera considerado. Si fuera así, pues mejor designar otro project manager que esté preparado.
  • A la empresa que va a invertir en el proyecto le interesan asuntos tales como:
    • Si va a tener capacidad financiera para acometer el proyecto.
    • Las repercusiones de retrasos en los entregables o el resultado final.
    • El riesgo de impagos.
    • Mejoras que el proyecto traiga consigo para la organización.
    • Cómo afectará el proyecto a los recursos de que dispone, y si tiene o no recursos internos para la gestión adecuada del proyecto (aparte del project manager que somos nosotros).
  • Los riegos que afectan al proyecto van en esa línea.
    • En el acta de constitución del proyectos también es importante definir límites para el proyecto, qué sabemos que está incluido y que no.
    • Este punto es especialmente importante, ya que afectará a la gestión que realicemos en gran manera como gestores del proyecto
    • Durante la planificación del proyecto, este es un punto crítico que en caso de duda, deberá ser clarificado con el patrocinador de nuestro proyecto. Son recurrentes las dudas a este respecto.
    • No asumamos, sin al menos escalar aquello que pueda ofrecer dudas, estudia si puede ser considerado dentro de los límites de nuestro proyecto o no.

Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto. Los Gerentes de Proyecto debemos asegurarnos que se han entendido los riesgos del proyecto  y tenemos aprobación explícita para continuar con estos supuestos.Gestión de los Riesgos - Master Project Management

descargar-programa-master-project-management13.- Como el proyecto reportará al nivel ejecutivo

  • En los requisitos de alto nivel recomiendo siempre incluir el cómo el proyecto reportará al nivel ejecutivo
  • En forma de informes de proyecto y de reuniones periódicas entre el equipo de proyecto si se estimara oportuno.
  • Es importante que el nivel ejecutivo esté constantemente informado del proyecto, ayudando a mantener los objetivos del proyecto alineados con la empresa, y al nivel de dirección involucrado en el proyecto.

Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto. Además crea oportunidades inmejorables para que el director de proyectos pueda escalar necesidades de recursos y soporte, minimizando los riesgos derivados de la falta de coordinación y apoyo al proyecto.

14.- El resto del acta de constitución del proyecto

  • Aquí es cuando el director de proyectos tiene más que decir.
  • Para una correcta definición del cronograma del proyecto, hitos y presupuesto del proyecto, es recomendable una definición preliminar de las fases del proyecto, y quién mejor que el director de proyectos para aportar su experiencia en este campo.
  • De esta forma se consigue:
    • Una distribución adecuada del tiempo y el costo del proyecto.
    • Una correcta y razonable definición de los principales hitos del proyecto.
  • Esto conlleva también una ventaja interesante para el director de proyectos:

Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto. La EDT del Proyecto es una descomposición jerárquica del proyecto, orientada al entregable del proyecto, y relativa al trabajo que será ejecutado por el Equipo del Proyecto para lograr los objetivos del Proyecto y crear los entregables requeridosedt-pmp-iso21500-proyecto-hito-master

15.- El resumen del cronograma del proyecto

  • RESUMEN DEL CRONOGRAMA DE HITOS
  • RESUMEN DEL PRESUPUESTO
  • OBJETIVOS MEDIBLES DEL PROYECTO Y CRITERIOS DE ÉXITO ASOCIADOS
  • LISTA DE INTERESADOS
  • REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
  • DIRECTOR DE PROYECTO ASIGNADO, SU RESPONABILIDAD Y NIVEL DE AUTORIDAD
  • NOMBRE Y NIVEL DE AUTORIDAD DEL PATROCINADOR Y/O DE QUIENES AUTORIZAN EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
  • LISTA DE DISTRIBUCIÓN DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
  • RESUMEN EJECUTIVO
  • ANEJOS

julio-macias--master-project-managementJulio Macias. Profesor Bloque Proyecto de Fin de Master, Executive Master in Project Management, Maestría en Dirección, Gerencia y Gestión de Proyectos: I have enjoyed over seventeen years of experience as a project manager. I have completed over two hundred projects in the fields of project and construction (contractor and clients side), projects design (concept and detailed) and client side consultancy. For the past six years, I have been working in Saudi Arabia. I worked as a Project Manager for Saudi Oger, completing PN10 of the Princess Nora University program. Following that, I was placed as Project Management Office Manager in TYPSA for the Riyadh Water Supply Master Plan Contracts. Presently, as a Strategic Program Management Consultant for the privatization projects in National Water Company and presently involved in the studies and design of a multi billionaire water infrastructure project to extract, treat and deliver 800,000 m3/day of water from Haradh to Riyadh.

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