El Ciclo de Vida del Proyecto

Publicado Por HMD Project Managers el 14/05/2017 | 0 comentarios


El Ciclo de Vida del Proyecto

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En este post del Master Project Management vamos a ver la relación entre la tabla de procesos Pmbok y el Ciclo de Vida del Proyecto. El Ciclo de Vida del Proyecto se ocupa del Proceso y Metodología para desarrollar un Proyecto. Se desarrolla en Grupos de Procesos  para llevar a cabo el objetivo del Proyecto

Nociones básicas sobre el ciclo de vida del proyecto


En el Ciclo de Vida del Proyecto la tabla del pmbok se repite en cada una de las fases del Proyecto. Las fases de un Proyecto son, viabilidad, análisis, diseño, etc.. Debemos tener muy en cuenta que las fases de un Proyecto no son lo mismo que los grupos de procesos que son iniciar, planificar, ejecutar, supervisar & controlar y cerrar el Proyecto


La creación de un proyecto surge con la idea de satisfacer una necesidad u oportunidad; por lo general no es una idea aislada, sino que responde a una estrategia de la propia empresa.

Para que un proyecto tenga éxito se formula y evalúa mediante la utilización de metodologías y buenas prácticas, las cuales ya son reconocidas mundialmente como estándares internacionales: PMI-PMBOK (IPMA), PRINCE2, etc.

Estos estándares plantean el desarrollo del proyecto a través del cumplimiento de una serie de procesos que permitirán un avance controlado y óptimo del mismo, donde dicho avance se encuentra vigorizado con la aplicación de una estrategia o metodología de mejora continua de la calidad, el conocido Ciclo de Deming: “Plan – Do – Check – Act”.

Un proyecto siempre tiene un plazo acotado: Tiene un principio y un final.

El final de un proyecto no es siempre un final con éxito:

  • Puede ser que un proyecto finalice porque no se puedan cumplir los objetivos,.
  • Porque han cambiado las circunstancias,.
  • Porque lo riesgos son muy elevados y realmente esos riesgos se han producido.
  • Haya cambiado la necesidad que originó ese proyecto y ya no sea rentable, viable o posible realizarlo.

Un proyecto tiene un resultado único: Nosotros, los Project Manager, no vamos a construir sillas en serie. Vamos a construir una única silla, nuestro proyecto está destinado a construir una silla.

Los recursos que tenemos asignados al proyecto siempre van a ser limitados: Por lo que vamos a tener que trabajar con esos recursos limitados. La gestión eficiente de los recursos es responsabilidad del Director del Proyecto.

Realizar un proyecto implica realizar una secuencia de procesos: Que estarán relacionados entre si. Están destinados a conseguir el objetivo del proyecto, el objetivo de calidad que hemos definido previamente.

Diferencia entre un proyecto y trabajo operacional: Es que el proyecto es un esfuerzo para conseguir un resultado único. Mientras que el trabajo operacional sirve para realizar un conjunto de actividades repetitivas, continuas. El trabajo operacional es el que mantiene a una organización, lo que mantiene a una empresa. Por ejemplo, el proyecto sería construir una silla, diseñar una silla y llegar a construirla y, el trabajo operacional, es cuando ya la tenemos diseñada y queremos construir esa silla en serie.

Grupos de Procesos para la Dirección de Proyectos: Los grupos de procesos: iniciar, planificar, ejecutar, supervisar & controlar y cerrar el Proyecto, se aplican en todas y cada una de las fases del Proyecto.

Tipos de Fases en el Proyecto:

  • Las primeras fases del proyecto: Son de tipo “conceptuales” o  de definición del producto, servicio o resultado del proyecto. Estas fases del proyecto son; viabilidad, análisis y diseño.
  • Las segundas fases: Son de tipo “constructivas”. Estas fases del proyecto son; construcción, prueba e implantación. En estas fases es donde, los gerentes de proyecto, comprobamos que vamos bien o si tenemos que cambiar alguna cosa en el Proyecto.

La idea básica del ciclo de vida del proyecto es dividir el proyecto en subproyectos: A estos subproductos les llamamos fases. Se dividen en dos:

  • Los subproyectos conceptuales son virtuales: Nos sirven para concebir todo el proyecto.
  • Los subproyectos de tipo constructivos: Son caros y reales. Antes, en los subproyecto conceptuales, el gerente de proyecto ha concebido el proyecto. Ahora se pone a ejecutar aquello que antes había concebido. Los subproyectos de tipo constructivos necesitan de haber pasado antes por las fases conceptúales para garantizar el éxito del proyecto.

Lograr como una idea puede llegar a conseguir ahorros significativos, tanto económicos como humanos a las organizaciones, relacionando una serie de tareas y actividades entre sí, pasa inicialmente por conocer los conceptos y procesos básicos de la gestión de procesos.

Tienes que tener en cuenta que, además de controlar el alcance, el tiempo y el coste, si no has analizado todo el personal involucrado en el proyecto (Stakeholders), puede tener un grave problema que lleve al fracaso tu proyecto.

La gran mayoría de los profesiones de todo el mundo, de una forma u otra, han hecho algún tipo de proyecto y, la inmensa la mayoría, sin haber recibido formación específica, ni estar en posesión de certificación alguna.

Cómo llegamos a un proyecto. Cómo nace un proyecto


Alguien tiene una idea que surge de una necesidad. De la mejora de un proceso que estamos realizando, de una innovación que creamos pueda ser interesante para dar valor a nuestro negocio. De cualquier sitio. Afortunadamente.


Se analiza esa idea:

  • Se desarrolla, se comprueba su viabilidad.
  • Se evalúa si es rentable o no.
  • Si es posible, si no es posible.
  • Se evalúan qué recursos son necesarios. Se buscan esos recursos en el caso de que no dispongamos de ellos.
  • Si no tenemos recursos económicos suficientes tendremos que ver distintas formas de subvención para ese proyecto.
  • Luego planificamos el proyecto, qué es lo que vamos a hacer.
  • Finalmente, lo ejecutamos.

De que está compuesto un Proyecto


Un proyecto es un conjunto de procesos y esos procesos necesitarán, para ejecutarse, un conjunto de estándares y una metodología.


Extendemos la noción de proyecto: puede estar dentro de un programa y un programa puede estar dentro de un portfolio.

Estándar proceso proyecto programa portafolio¿Qué es un estándar en project management?: Un estándar es un conjunto de buenas prácticas en project management. Los Especialistas (Gerentes de Proyectos),  han definido cuál es el mejor conjunto de proceso para llevar a cabo una determinada tarea

¿Qué es una metodología para la dirección de proyectos?: Una técnica, un método para realizar esas tareas de la manera más apropiada. A continuación, os mostramos unas definiciones:

  • Estudio o elección de un método o técnica concreta y apropiada para realizar una tareas del proyecto.
  • Conjunto de procedimientos racionales utilizados para alcanzar una gama de objetivos que rigen una investigación científica, una exposición doctrinal o tareas que requieran habilidades, conocimientos o cuidados específicos.
  • Estudio o elección de un método pertinente para un determinado objetivo.

¿Qué es un proceso de dirección de proyectos?: Es un conjunto de actividades interrelacionadas. Nos van a llevar a conseguir un conjunto de productos, de resultados o de servicios.

Un proceso, dada una entrada siempre ofrece una salida repetible: Es decir, aplicamos una serie de técnicas y herramientas para conseguir una salida. Estas salidas no tienen por qué ser únicas, pueden ser un conjunto de salidas.

Los procesos utilizan estándares y metodologías: Nuestro proyecto es un conjunto de procesos.

El ciclo de vida del proyecto se ocupa:

  • Por una parte, del proceso de completar el trabajo en sí para poder desarrollar el proyecto.
  • Por otra parte, se encarga de la metodología de la dirección del proyecto o del proceso para poder gestionarlo.

Al principio del proyecto tenemos que realizar mucho esfuerzo pero tenemos muy pocos costes, el personal es reducido y los costes son también reducidos para poder llevar a cabo el producto, sin embargo, cuando pasamos a la ejecución del proyecto los costes aumentan al igual que el tiempo requerido.

Las organizaciones funcionales


Son la gran mayoría de las organizaciones


  • Son aquellas en las que se desarrolla la actividad dependiendo de unos departamentos estancos.
  • El director de proyectos no tienen un poder en sí y lo que hace es desarrollar dentro de cada departamento proyectos independientes.

Organización funcional

Las organizaciones matriciales


Son las organizaciones que tienen objetivos del proyecto altamente visibles, los recursos son gestionados con más control que el del director de proyecto, dependiendo de si son matriciales débiles o materiales fuertes.


  • Ofrecen una optimización máxima de los recursos disponibles, la coordinación está muy mejorada respecto a las funcionales pero se requiere de una administración adicional. Pueden existir problemas a la hora de asignar recursos porque se requiere del uso externo o de políticas de procedimientos porque tiene más de un jefe por cada equipo.
  • Las organizaciones matriciales colocan al Project Manager o director de proyectos en un staff más elevado que en las organizaciones funcionales.

Organización matricial fuerte

Las organizaciones orientadas a proyectos


Son compañías enteras organizadas por y para desarrollar proyectos, en ellas es el director de proyectos quien tiene la máxima protestad y control, asigna al personal y lo gestiona


  • Los miembros del equipo  deben de completar únicamente el trabajo del proyecto y una vez que el proyecto ha terminado no tienen un apartamento al cual regresar. Las comunicaciones dentro de este tipo de organizaciones sólo ocurren dentro del propio proyecto.
  • El Project Manager está colocado al mismo nivel que el staff más alto de la compañía.

Organización orientada proyectos

Los Procesos de Iniciar y Planificar el Proyecto


Los procesos de iniciar y planificar nos indicarán las dificultades del Proyecto


Definición: Los procesos de iniciar y planificar nos indicarán las dificultades del Proyecto. Los procesos de iniciar y planificar el proyecto están identificados como trabajos virtuales.

Solo estamos Planificando el Proyecto: Son procesos de dirección de proyectos baratos en tiempo y coste. Solo se está planificando. No se implementa ni se ejecuta nada.

El comienzo del éxito del Proyecto: Si los procesos de iniciar y planificar los hemos hecho bien, cuando nos pongamos con los trabajos reales de la fase constructiva, tendremos un buen pronóstico del proyecto. Maximizaremos las posibilidades de éxito del proyecto y el control durante todo el ciclo de vida del proyecto.

La Dirección de Proyectos es un bucle: En la fase de  análisis y viabilidad del proyecto el Director de proyecto ejecuta estudios. En la fase de diseño del proyecto ejecutamos los planos y mediciones muy concretas. La tabla hay que concebirla como un bucle que se aplica en cada fase del Proyecto.

47 Procesos

Pasos previos a la Ejecución del Proyecto


No se puede hacer ningún proceso de ejecución del proyecto si antes no se han hecho los procesos de planificación


Orden y exhaustividad son la clave del éxito del Proyecto: 

  • No se puede hacer ningún proceso de ejecución del proyecto si antes no se han hecho los procesos de planificación. Esto nos garantiza un mayor control sobre todo el ciclo de vida del proyecto.
  • No se puede hacer ningún proceso de ejecución del proyecto si antes no se han hecho los procesos de planificación.
  • No se puede hacer ningún proceso de planificación del proyecto, si antes no se han hecho los procesos de inicio del proyecto.
  • No se puede hacer ningún proceso de ejecución del proyecto si antes no se han hecho los 24 procesos de la columna de planificación.

Entradas: En el inicio del proyecto el project manager ha hecho un planteamiento general del proyecto a través de los procesos:

  • Elaborar el acta de constitución del proyecto (04. Integración).
  • Identificar a los interesados en el proyecto (13 Interesados).

Planificación del Proyecto: Una vez que el cliente y el promotor del proyecto nos hayan aprobado los dos procesos anteriores, es decir, estemos autorizados a comenzar el proyecto,  los gerentes del proyectos pasaremos a trabajar el grupo de procesos de la planificación del proyecto.

En planificación del proyecto haremos un planteamiento más detallado: Tendremos que ejecutar los procesos en orden descendente, de arriba a abajo, lo haremos durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Procesos de Planificación del Proyecto


Dentro de la  Integración del Proyecto haremos el plan para Elaborar el Plan de Dirección del Proyecto


Dentro del Alcance del Proyecto haremos: 

  • Planificar la Gestión del Alcance del Proyecto.
  • Recopilar Requisitos del Proyecto.
  • Definir el Alcance del Proyecto.
  • Crear la EDT del Proyecto.

Dentro del  Tiempo del Proyecto: 

  • Planificar la Gestión del Cronograma (gestión del tiempo del Proyecto).
  • Definir las actividades del Proyecto.
  • Secuenciar las Actividades del Proyecto.
  • Estimar los Recursos de las actividades del Proyecto.
  • Estimar la duración de las actividades del Proyecto.
  • Desarrollar el Cronograma del Proyecto.

Dentro del Coste del Proyecto: 

  • Planificar la Gestión del Coste del Proyecto.
  • Estimar Costes del Proyecto.
  • Determinar el Presupuesto del Proyecto.

Dentro de la Calidad del proyecto: Planificar la Gestión de la Calidad del Proyecto.

Dentro de los Recursos Humanos del Proyecto: Planificar la Gestión de los Recursos Humanos.

Dentro de las Comunicaciones del Proyecto: Planificar la Gestión de las Comunicaciones.

Dentro de los Riesgos del Proyecto: 

  • Planificar la Gestión de los Riesgos del Proyecto.
  • Identificar Riesgos del Proyecto.
  • Realizar Análisis Cualitativos de Riesgos del Proyecto.
  • Realizar Análisis Cuantitativos de Riesgos del Proyecto.
  • Planificar la Respuesta a los Riesgos del Proyecto.

Dentro de Adquisiciones del Proyecto: Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.

Dentro de Interesados del Proyecto: Planificar la Gestión de los Interesados del Proyecto..

Una vez ejecutados los  procesos arriba indicados volvemos a planificar: Es decir, la idea básica es repetir la planificación varias veces, la Dirección de Proyectos es circular.Carga grupos procesos dirección de proyectos hito-master dap

No podemos hacer el Grupo de Procesos de Ejecutar si no hemos hecho la Planificación


El Acta de Constitución del Proyecto hay que entenderla como un pacto entre el Project Manager y su Sponsor


¿En qué caso pasaremos de planificar a iniciar?: Cuando tengamos la sensación de que el plan, por más que lo retocamos no llegamos a cumplirlo. Es entonces cuando decimos que el planteamiento primero no era el correcto, hay que cambiarlo. Volvemos al proceso de iniciar porque el acta de constitución del proyecto, que es el marco del proyecto, no la hemos hecho bien y tenemos que retocar el marco general (iniciar), no se trata de una nueva acta si no una acta reformada. El Acta de Constitución del Proyecto hay que entenderla como un pacto entre el Project Manager y su Sponsor.

Cuando estamos supervisando y ejecutando el project manager está redefiniendo: Es decir, tendremos que volver a la segunda columna de la tabla que encabeza esta entrada del Executive Master en Gerencia de Proyectos (2 – 3 – 4). Así vamos avanzando hasta el final de la fase, y fase a fase, hasta el final del proyecto.

No se ejecuta hasta finalizar la planificación: Básicamente hay que tener la idea de que si no tenemos una planificación muy detallada y aprobada del proyecto, no vamos a poder ejecutar el proyecto, siendo la ejecución y la supervisión simultáneas. Todos los procesos que hay en ejecución y los procesos de Supervisión & Control, se hacen según el criterio del Project Manager. No podemos hacer el grupo de procesos de ejecutar si no hemos hecho una planificación detallada, mediante la ejecución en secuencia, de los procesos arriba descritos.

La ejecución, supervisión & control se hacen al mismo tiempo: Por tanto, todos los procesos de la columna ejecutar y supervisar & controlar se hacen de forma simultánea y no hay orden. Lo que hay es el concierto del Project Manager. Como saben los project manager experimentados, de vez en cuando, cuando nos equivocamos, tenemos que volver a reconsiderar el proyecto.

Al final llegamos al Cierre del Proyecto: Cuando hacemos varias veces el patrón “2-3-4, 2-3-4-5, 1-2-3-4, 2-3-4” lleguemos en algún momento a los procesos de cierre; cerrar el proyecto o fase (integración) y al proceso cerrar las adquisiciones.

La tabla de los procesos directivos hay que verla como un patrón, un circulo o un bucle: A diferencia de los procesos productivos o de la ingeniería que se alinean a lo largo de las fases en secuencia. Cuando hay un “control de cambio” aprobado, se replanifica, pero también es cierto que un control de cambios puede llevarnos al inicio.

Las fases se pueden solapar: En principio las fases están preparadas para que se ejecuten en secuencia, pero no podemos estar pensando demasiado tiempo en una fase, la presión, los negocios nos obligan a solapar fases.

Examen PMP: Todo, en el mundo de los negocios, es un método que se puede tirar a la basura cuando haciéndolo más rápido,  “Fast Tracking” obtenemos el mismo resultado. En el mundo real todo se solapa, pero en el mundo del examen pmp todo  es secuencial.

En el Ciclo de Vida del Proyecto las fases son secuenciales pero los grupos de procesos son un bucle


Los project manager tienen la máxima responsabilidad de todo el ciclo de vida del proyecto. Dirigen a ingenieros, trazan inicios, hacen planteamientos detallados (planificación), coordinan los trabajos (ejecución), supervisan los trabajos que han ordenado (supervisión y control),  replanifican y cierran cosas (cerrar). Es decir tienen la máxima responsabilidad de todo el ciclo de vida del proyecto


El ciclo de vida del proyecto depende del sector: Los procesos son para todos los ciclos de vida de proyecto, da igual el proyecto. Lo que estamos diciendo es qué dirigir es hacer siempre lo mismo. Es hacer 40 cosas clasificadas en 5 columnas.

El director de proyecto hace los procesos directivos para dirigir los procesos productivos: Los procesos directivos son siempre los mismos en todas las fases. Sin embargo, los procesos productivos, que es la ingeniería, son diferentes en cada fase y son homogéneos dentro de una fase.

Las columnas de la tabla de procesos son atemporales. Un ejemplo:

  • un día a las 08:00 damos una orden, sería el proceso 4.3 Dirigir y Gestionar los trabajos del proyecto, estamos en un proceso ejecutivo que es dar una orden.
  • pero a las 12:00 nos informan de que una disposición del ministerio nos afecta y nos ponemos a estudiar cómo nos afecta.  Ahora estamos planificando.
  • a las 16:00 estamos viendo el resultado de una orden que dimos ayer, estamos supervisando.
  • a las 19:00 estamos viendo si conviene cerrar un contrato, estamos en el proceso 12.4 cerrando las adquisiciones.

Dos tipos de fases en el Proyecto: Cuando estamos ejecutando la fase de diseño, lo que ejecutamos son estudios. En la fase de construcción, ejecutamos (ponemos ladrillos). Es muy importante tener muy clara la diferencia. Quien piense que el inicio se hace todo al principio del proyecto y los cierres se hacen todos al final del proyecto está equivocado.

El proceso de contratar a los proveedores se hace después del “Kick-Off”. Es el proceso 12.2 efectuar las adquisiciones. Antes del “Kick-Off” sino tenemos un plan de adquisiciones aprobado no podremos contratarlo, después del “Kick-Off”, cuando tengamos el plan de adquisiciones aprobado, podremos contratar. En el momento que contratamos al proveedor le hacemos Stakeholder del proyecto, teniendo que volver al proceso 13.1 identificar a los interesados e identificarlo como un Stakeholder nuevo que ha aparecido.

Luego el proceso de inicio no se hace siempre al principio, se hace cuando toca: A ese señor que le acabamos de contratar en el tercer mes nos hace ir al proceso 13.1 identificar a los interesados). Al cabo de cuatro meses nos dirá que su contrato ha cumplido y querrá cerrarlo, entonces tendremos que ir al proceso 12.4 cerrar las adquisiciones y cerrar las adquisiciones. Quizás en ese mismo mes cerremos dos contratos más y al siguiente otros cuatro, etc.

Una fase se inicia muchas veces: Es cierto que el proceso  elaborar el acta de constitución se hace al principio, es un proceso de inicio, que se hace por primera vez al inicio. Pero como ya hemos dicho se vuelve y se reforma cuando haya que reformarlo, por lo tanto. se va a iniciar muchas veces la fase.

El proceso cerrar el proyecto o la fase si se hace al final: Pero el cerrar las adquisiciones se hace cuando toque cerrar un contrato. ¿Qué tienen en común estos dos procesos?: que son procesos de cierre. Luego la columna cerrar son cosas que se cierran. La columna supervisar son cosas que se controlan. La columna de ejecución son cosas que hacen que se cumplan las ordenes. Los 24 procesos de la columna planificar son procesos de estudio de detalles.

Lo que básicamente hacemos en cada fase es volver a iniciar el proyecto: Pongamos un ejemplo: En la fase viabilidad, en el inicio creamos el acta de constitución del Proyecto. Pero en la fase de análisis, en el inicio, lo que hacemos en revisarla para ver si aún es viable. Supongamos que estamos en la fase de construcción, nos contratan para construir un edificio, pediremos los planos del edificio a construir (se supone que en la fase de diseño hemos creado los planos), efectivamente, nos dan los planos y ahora en la fase de construcción lo que haremos en el inicio es leer esos planos, y en el acta de constitución del proyecto, vemos si estos planos tienen algún problema, y después haremos el planteamiento general con los planos que nos estregaron, que se supone que han salido de la fase de diseño.

En el inicio de cada fase se cuestiona todo lo hecho en las fases anteriores: Si esto se hace así, se va con mucha seguridad a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Las fases van en secuencia, la Dirección de Proyectos en bucle: Tenemos que tener claro que las fases van en secuencia (es una cadena de montaje) y van una detrás de otra, abriendo y cerrando, porque si no, no se consigue seguridad. Pero la dirección del proyecto va en bucle, va en patrones, esa no se cierra nunca y la tabla de los proceso directivos son un patrón cíclico.

El ciclo de vida del proyecto es la cadena de montaje: En secuencia, abriendo y cerrando. El que abre el nuevo paso ve si el anterior lo ha hecho bien. Los directores de proyecto están todo el rato presentes, haciendo el bucle del planteamiento general, planteamiento detallado, coordinación de trabajos, supervisión de trabajos y cierre de cosas.

El Ciclo de Vida del Proyecto va a depender de cada Proyecto y de cada sector


La Dirección de Proyectos es una combinación de ciencia y arte


Vamos a tener que crearnos las fases: Lo que vayamos a entregar al final de cada fase, eso es lo creativo. Por eso dijimos que el dirigir es una monotonía, lo bonito de todo esto se encuentra en la ingeniería que es donde reside el ciclo de vida del proyecto.

La importancia del Equipo en la Dirección de Proyectos: Los directores de proyecto dirigen a los ingenieros, no se puede hacer el ciclo de vida del proyecto si no se tiene al lado un ingeniero, un arquitecto, o un experto de las áreas técnicas encargadas de entregar el producto (delivery). Pero el ingeniero no sabe cómo dirigir el proyecto. No sabe lo que significa aplicar de forma sistemática los 49 procesos necesarios para dirigir un proyecto, siempre los mismos, para que la producción salga correctamente.

La supervisión y el control mueve la rueda del Proyecto: Lo que mueve el bucle de la dirección del proyecto, todo el ciclo de vida del proyecto, es la supervisión & control del proyecto. Son los 11 procesos de supervisión & control del proyecto, que se dedican a ver lo que se ha hecho en el inicio, en la planificación, a ver lo que se ha ejecutado en la ejecución y lo que se ha conseguido en los cierres. El bucle va ajustando la cosas. Resumiendo, la supervisión & control comprende todo. Esta es una de las claves de la Dirección de Proyectos.

El ciclo de vida del proyecto lo crea el Gerente del Proyecto: Lo vamos a tener que crear nosotros. Crear el ciclo de vida del proyecto es una de nuestros mayores responsabilidades como gerentes de proyecto.

Ciclo de vida del proyecto hito-masterdap


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