El Ciclo de Vida del Proyecto

Publicado Por MDAP Project Management el 14/05/2017 | 0 comentarios


El Ciclo de Vida del Proyecto

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En este post del Executive Master Project Management vamos a ver la relación entre la tabla de procesos pmbok y el Ciclo de Vida del Proyecto. El Ciclo de Vida del Proyecto se ocupa del Proceso y Metodología para desarrollar un Proyecto y se desarrolla en Grupos de Procesos  para llevar a cabo el objetivo del Proyecto


Nociones básicas sobre el ciclo de vida del proyecto


En el Ciclo de Vida del Proyecto la tabla del pmbok se repite en cada una de las fases del Proyecto, las fases de un Proyecto son: viabilidad, análisis, diseño, etc.,  debemos tener muy en cuenta que las fases de un Proyecto no son lo mismo que los grupos de procesos: iniciar, planificar, ejecutar, supervisar & controlar y cerrar el Proyecto


Grupos de Procesos para la Dirección de Proyectos: Los grupos de procesos: iniciar, planificar, ejecutar, supervisar & controlar y cerrar el Proyecto, se aplican en todas y cada una de las fases del Proyecto.

Tipos de Fases en el Proyecto: Las primeras fases del proyecto son de tipo “conceptuales”, o  de definición del producto, servicio o resultado del proyecto, estas fases del proyecto son: viabilidad, análisis y diseño. Las segundas fases de tipo “constructivas”, estas fases del proyecto son: construcción, prueba e implantación. En estas fases es donde los gerentes de proyecto comprobamos que vamos bien o si hay que cambiar alguna cosa en el Proyecto.

La idea básica del ciclo de vida del proyecto es dividir el proyecto en subproyectos: A estos subproductos les llamamos fases. Se dividen en dos, los subproyectos conceptuales son virtuales, nos sirven para concebir todo el proyecto, los subproyectos de tipo constructivos son caros y reales, antes, en los subproyecto conceptuales el gerente de proyecto ha concebido el proyecto, ahora se pone a ejecutar aquello que antes había concebido. Los subproyectos de tipo constructivos necesitan de haber pasado antes por las fases conceptúales para garantizar el éxito del proyecto.

Esta tabla que mostramos con los procesos del pmbok se reproduce en cada fase: Las dos primeras columnas de procesos: Iniciar el proyecto y Planificar el proyecto, son virtuales. Con estas dos primeras columnas, hacemos todos los procesos de inicio y de planificación del proyecto, vamos a analizar los procesos en relación al ciclo de vida del proyecto.procesos-direccion-proyectos-mdap

Los Procesos de Iniciar y Planificar el Proyecto


Los procesos de iniciar y planificar nos indicarán las dificultades del Proyecto


Definición: Los procesos de iniciar y planificar nos indicarán las dificultades del Proyecto. Los procesos de iniciar y planificar el proyecto están identificados como trabajos virtuales, encuadrados también en la fase conceptual del ciclo de vida de un proyecto.

Solo estamos Planificando el Proyecto: Son procesos de dirección de proyectos baratos en tiempo y coste ya que solo se está planificando, no se implementa ni se ejecuta nada.

El comienzo del éxito del Proyecto: Si los procesos e iniciar y planificar los hemos hecho bien, cuando nos pongamos con los trabajos reales, procesos de la fase constructiva, tendremos un buen pronóstico del proyecto, con lo que maximizaremos las posibilidades de éxito del proyecto y el control durante todo el ciclo de vida del proyecto.

La Dirección de Proyectos es un bucle: En la fase de  análisis y viabilidad del proyecto el Director de proyecto ejecuta estudios, en la fase de diseño del proyecto ejecutamos los planos y mediciones muy concretas, aquí lo importante es que la tabla hay que concebirla como un bucle, que se aplica en cada fase.

Pasos previos a la Ejecución del Proyecto


No se puede hacer ningún proceso de ejecución del proyecto si antes no se han hecho los procesos de planificación


Orden y exhaustividad, una de las claves del éxito del Proyecto: No se puede hacer ningún proceso de ejecución del proyecto si antes no se han hecho los procesos de planificación, esto nos garantiza un mayor control sobre todo el ciclo de vida del proyecto + No se puede hacer ningún proceso de ejecución del proyecto si antes no se han hecho los procesos de planificación + No se puede hacer ningún proceso de planificación del proyecto, si antes no se han hecho los procesos de inicio del proyecto + No se puede hacer ningún proceso de ejecución del proyecto,  si antes no se han hecho los 24 procesos de la columna de planificación.

Entradas: Recordad que en el inicio del proyecto el project manager ha hecho un planteamiento general del proyecto a través de los procesos: Elaborar el acta de constitución del proyecto (04. Integración) + Identificar a los interesados en el proyecto (13 Interesados).

Planificación del Proyecto: Una vez que el cliente y el promotor del proyecto nos hayan aprobado los dos procesos anteriores, es decir, estemos autorizados a comenzar el proyecto,  los gerentes del proyectos pasaremos a trabajar el grupo de procesos de la planificación del proyecto. En planificación del proyecto haremos un planteamiento más detallado, donde tendremos que ejecutar los procesos en orden descendente, de arriba a abajo, lo haremos durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Procesos de Planificación del Proyecto


Dentro de la  Integración del Proyecto:  haremos el plan para Elaborar el Plan de Dirección del Proyecto


Dentro del Alcance del Proyecto haremos: Planificar la Gestión del Alcance del Proyecto + Recopilar Requisitos del Proyecto + Definir el Alcance del Proyecto + Crear la EDT del Proyecto.

Dentro del  Tiempo del Proyecto: Planificar la Gestión del Cronograma (gestión del tiempo del Proyecto) + Definir las actividades del Proyecto + Secuenciar las Actividades del Proyecto + Estimar los Recursos de las actividades del Proyecto + Estimar la duración de las actividades del Proyecto + Desarrollar el Cronograma del Proyecto.

Dentro del Coste del Proyecto: Planificar la Gestión del Coste del Proyecto + Estimar Costes del Proyecto + Determinar el Presupuesto del Proyecto.

Dentro de la Calidad del proyecto: Planificar la Gestión de la Calidad del Proyecto.

Dentro de los Recursos Humanos del Proyecto: Planificar la Gestión de los Recursos Humanos.

Dentro de las Comunicaciones del Proyecto: Planificar la Gestión de las Comunicaciones.

Dentro de los Riesgos del Proyecto: Planificar la Gestión de los Riesgos del Proyecto + Identificar Riesgos del Proyecto + Realizar Análisis Cualitativos de Riesgos del Proyecto + Realizar Análisis Cuantitativos de Riesgos del Proyecto + Planificar la Respuesta a los Riesgos del Proyecto.

Dentro de Adquisiciones del Proyecto: Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.

Dentro de Interesados del Proyecto: Planificar la Gestión de los Interesados del Proyecto..

Una vez ejecutados los  procesos arriba indicados volvemos a planificar, es decir, la idea básica es repetir la planificación varias veces, la Dirección de Proyectos es circular.carga-grupos-procesos-direccion-proyectos-hito-master-dap

No podemos hacer el Grupo de Procesos de Ejecutar si no hemos hecho la Planificación


El Acta de Constitución del Proyecto hay que entenderla como un pacto entre el Project Manager y su Sponsor


¿En qué caso pasaremos de planificar a iniciar?: Cuando tengamos la sensación de que el plan, por más que lo retocamos, no llegamos a cumplirlo, es entonces cuando decimos que el planteamiento primero no era el correcto, hay que cambiarlo. Volvemos al proceso de iniciar, porque el acta de constitución del proyecto, que es el marco del proyecto, no lo hemos hecho bien y tenemos que retocar el marco general (iniciar), no se trata de una nueva acta si no una acta reformada. El Acta de Constitución del Proyecto hay que entenderla como un pacto entre el Project Manager y su Sponsor.

Cuando estamos supervisando y ejecutando el project manager está redefiniendo: Lo natural ahora es volver, cuando estamos supervisando y ejecutando el project manager está redefiniendo es decir, tendremos que volver a la segunda columna de la tabla que encabeza  esta entrada del Executive Master en Gerencia de Proyectos (2 – 3 – 4), y así vamos avanzando hasta el final de la fase, y fase a fase, hasta el final del proyecto.

No se ejecuta hasta finalizar la planificación: Básicamente hay que tener la idea de que si no tenemos una planificación muy detallada y aprobada del proyecto, no vamos a poder ejecutar el proyecto, siendo la ejecución y la supervisión simultáneas. Todos los procesos que hay en ejecución y los procesos de Supervisión & Control, se hacen según el criterio del Project Manager. No podemos hacer el grupo de procesos ejecutar si no hemos hecho una planificación detallada, mediante la ejecución en secuencia de los procesos arriba descritos.

La ejecución, supervisión & control se hacen al mismo tiempo: Por tanto, todos los procesos de la columna ejecutar y supervisar & controlar se hacen de forma simultánea y no hay orden, lo que hay es el concierto del Project Manager. Como saben los project manager experimentados, de vez en cuando, cuando nos equivocamos, tenemos que volver a reconsiderar el proyecto.

Al final llegamos al Cierre del Proyecto: Cuando hacemos varias veces el patrón “2-3-4, 2-3-4-5, 1-2-3-4, 2-3-4” lleguemos en algún momento a los procesos de cierre: cerrar el proyecto o fase (integración), y  el proceso cerrar las adquisiciones (adquisiciones).

La tabla de los procesos directivos hay que verla como un patrón, un circulo o un bucle: a diferencia de los procesos productivos o de la ingeniería que se alinean a lo largo de las fases en secuencia, Tened en cuenta que cuando hay un “control de cambio” aprobado, se replanifica, pero también es cierto que un control de cambios puede llevarnos al inicio.  Es indudable que las fases se pueden solapar, en principio las fases están preparadas para que se ejecuten en secuencia, pero tampoco podemos estar pensando demasiando tiempo en una fase, la presión, los negocios nos obligan a solapar fases.

Examen PMP: Todo, en el mundo de los negocios, es un método que se puede tirar a la basura cuando haciéndolo más rápido con “Fast Tracking” obtenemos el mismo resultado, en el mundo real todo se solapa, pero en el mundo del examen pmp todo  es secuencial.

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En el Ciclo de Vida del Proyecto Las Fases son secuenciales y los Grupos de Procesos son un bucle


Los project manager tienen la máxima responsabilidad de todo el ciclo de vida del proyecto, dirigen a ingenieros, trazan inicios, hacen planteamientos detallados (planificación), ordenes coordinando los trabajos (ejecución), supervisan los trabajos que han ordenado (supervisión y control),  replanifican y cierran cosas (cerrar). Es decir tienen la máxima responsabilidad de todo el ciclo de vida del proyecto


El ciclo de vida del proyecto depende del sector: Los procesos son para todos los ciclos de vida de proyecto da igual el proyecto, , lo que estamos diciendo es qué dirigir es hacer siempre lo mismo, es hacer 47 cosas clasificadas en 5 columnas, el director de proyecto hace los procesos directivos para dirigir los procesos productivos,  los procesos directivos son siempre los mismos en todas las fases, sin embargo, los procesos productivos, que es la ingeniería, son diferentes en cada fase y son homogéneos dentro de una fase.

Las columnas de la tabla de procesos son atemporales: Pongamos un ejemplo, un día a las 08:00 damos una orden, sería el proceso 4.3 Dirigir y Gestionar los trabajos del proyecto, estamos en un proceso ejecutivo que es dar una orden, pero a las 12:00 nos informan de que una disposición del ministerio nos afecta y nos ponemos a estudiar cómo nos afecta, ahora estamos planificando, a las 16:00 estamos viendo el resultado de una orden que dimos ayer, estamos supervisando y a las 19:00 estamos viendo si conviene cerrar un contrato, estamos en el proceso 12.4 cerrando las adquisiciones.

Dos tipos de Fases en el Proyecto: Cuando estamos ejecutando la fase de diseño, lo que ejecutamos son estudios, y en la fase de construcción, ejecutamos (ponemos ladrillos), y es muy importante tener muy clara la diferencia.

Quien piense que el inicio se hace todo al principio del proyecto y los cierres se hacen todos al final del proyecto está equivocado.

Pongamos otro ejemplo, supongamos que vamos a hacer un proyecto por un año con 50 proveedores (vamos a subcontratar 50 cosas). Ya hemos hecho el “Kick-Off” (antes del kick-off solamente hacemos procesos de inicio y planificación, después del kick-off hacemos el resto de los procesos de las columnas).

El proceso de contratar a los proveedores se hace después del “Kick-Off”, es el proceso 12.2 efectuar las adquisiciones, antes del “Kick-Off” sino tenemos un plan de adquisiciones aprobado no podremos contratarlo, después del “Kick-Off” cuando tengamos el plan de adquisiciones aprobado podremos contratar. En el momento que contratamos al proveedor le hacemos Stakeholder del proyecto, teniendo que volver al proceso 13.1 identificar a los interesados e identificarlo como un Stakeholder nuevo que ha aparecido.

Luego el proceso de inicio no se hace siempre al principio, se hace cuando toca, ese señor que le acabamos de contratar en el tercer mes (y esto hay que hacerlo a lo largo de todo el año 50 veces, hay que ir 50 veces al proceso 13.1 identificar a los interesados). Al cabo de cuatro meses nos dirá que su contrato ha cumplido y querrá cerrarlo, entonces tendremos que ir al proceso 12.4 Cerrar las Adquisiciones y cerrar las adquisiciones, quizás en ese mismo mes cerremos dos contratos más y al siguiente otros cuatro, etc. Por tanto, quien piense que el inicio se hace todo al principio del proyecto y los cierres se hacen todos al final del proyecto está equivocado.

Una fase se inicia muchas veces: Es cierto que el proceso  Elaborar el Acta de Constitución se hace al principio, es un proceso de inicio, que se hace por primera vez al inicio, pero como ya hemos dicho se vuelve y se reforma cuando haya que reformarlo, por lo tanto se va a iniciar muchas veces la fase.

El proceso cerrar el proyecto o la fase si se hace al final: Pero el cerrar las adquisiciones se hace cuando toque cerrar un contrato. ¿Qué tienen en común estos dos procesos?: que son procesos de cierre, luego la columna cerrar son cosas que se cierran, la columna supervisar son cosas que se controlan y la columna de ejecución son cosas que hace que se cumplan las ordenes, y todos los 24 procesos de la columna planificar son procesos de estudio de detalles, y en el inicio el planteamiento general.

Lo que básicamente hacemos en cada fase es volver a iniciar el proyecto: Pongamos un ejemplo: En la fase viabilidad, en el inicio creamos el acta de constitución del Proyecto. Pero en la fase de análisis, en el inicio, lo que hacemos en revisarla para ver si aún es viable. Supongamos que estamos en la fase de construcción, nos contratan para construir un edificio, pediremos los planos del edificio a construir (se supone que en la fase de diseño hemos creado los planos), efectivamente, nos dan los planos y ahora en la fase de construcción lo que haremos en el inicio es leer esos planos, y en el acta de constitución del proyecto, vemos si estos planos tienen algún problema, y después haremos el planteamiento general con los planos que nos estregaron, que se supone que han salido de la fase de diseño.

En el inicio de cada fase se cuestiona todo lo hecho en las fases anteriores: Si esto se hace así, se va con mucha seguridad a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Las fases van en secuencia, la Dirección de Proyectos en bucle: Tenemos que tener claro que las fases van en secuencia (es una cadena de montaje) y van una detrás de otra, abriendo y cerrando, porque si no, no se consigue seguridad. Pero la dirección del proyecto va en bucle, va en patrones, esa no se cierra nunca y la tabla de los proceso directivos son un patrón cíclico.

El ciclo de vida del proyecto es la cadena de montaje, en secuencia, abriendo y cerrando, el que abre el nuevo paso ve si el anterior lo ha hecho bien, y los directores de proyecto están todo el rato presentes, haciendo el bucle del planteamiento general, planteamiento detallado, coordinación de trabajos, supervisión de trabajos y cierre de cosas.desarrollar-plan-direccion-proyecto-hito-master

El Ciclo de Vida del Proyecto va a depender de cada Proyecto y de cada Sector


La Dirección de Proyectos es una combinación de ciencia y arte


Vamos a tener que crearnos las fases, y lo que vayamos a entregar al final de cada fase, eso es lo creativo, por eso dijimos que el dirigir es una monotonía, lo bonito de todo esto se encuentra en la ingeniería que es donde reside el ciclo de vida del proyecto.

La importancia del Equipo en la Dirección de Proyectos: Ahora bien, los directores de proyecto dirigen a los ingenieros, no se puede hacer el ciclo de vida del proyecto si no se tiene al lado un ingeniero, un arquitecto, o un experto de las áreas técnicas encargadas de entregar el producto (delivery), pero el ingeniero no sabe cómo dirigir el proyecto, no sabe lo que significa aplicar de forma sistemática los 47 procesos necesarios para dirigir un proyecto, siempre los mismos  para que la producción salga correctamente.

La Supervisión y el Control mueve la rueda del Proyecto: Tened en cuenta que lo que mueve el bucle de la dirección del proyecto, todo el ciclo de vida del proyecto, es la supervisión & control del proyecto, que son los 11 procesos de supervisión & control del proyecto, que se dedican a ver lo que se ha hecho en el inicio, en la planificación, a ver lo que se ha ejecutado en la ejecución y lo que se ha conseguido en los cierres, el bucle va ajustando la cosas, resumiendo, la supervisión & control comprende todo. Esta una de las claves de la Dirección de Proyectos.

El ciclo de vida del proyecto lo crea el Gerente del Proyecto: Lo vamos a tener que crear nosotros,  crear el ciclo de vida del proyecto, es una de nuestros mayores responsabilidades como gerentes de proyecto.

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