Diferencia entre Proyecto, Programa y Portfolio

Publicado Por MDAP Project Management el 24/10/2017 | 0 comentarios


Diferencia entre Proyecto, Programa y Portfolio

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Nuevos Master

Tanto los Proyectos, como los Portfolios, como los Programas tienen por objetivo cumplir con un propósito estratégico del plan de negocios de la compañía, sin embargo son distintos y unos agrupan a los otros, vamos a estudiarlo en este Post del Master en Dirección de Proyectos


Los Proyectos implementan la Estrategia de la Compañía


La estrategia define el camino de la organización, partimos de donde estamos y vamos hacia donde queremos llegar


Qué es el Plan Estratégico: El plan estratégico de una compañía define de manera puntual como se va a desarrollar el crecimiento de la compañía, en este se describen la visión de la empresa mediante la definición de objetivos claros a corto, mediano y largo plazo. El plan estratégico de la organización recoge los objetivos a corto, medio y largo plazo, así como los recursos e inversiones necesarios para alcanzarlos, también reúne los protocolos de actuación, las directrices para la implantación de los trabajos y las acciones destinadas a alcanzar esos objetivos estratégicos.

Qué son los Proyectos: A partir del plan estratégico de la compañía se establecen los Proyectos que se conformaran para cumplir con los objetos establecidos. Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Los Proyectos son el puente entre la estrategia de la empresa y la operación.

Qué es un Programa


Un paquete o conjunto de proyectos relacionados entre sí que forman un programa maestro


Un programa es: Un paquete o conjunto de proyectos relacionados entre sí que forman un programa maestro. Su gestión se realiza de forma coordinada, que permita un desarrollo en base a parámetros establecidos por el programa.

El programa está definido: Como un conjunto de proyectos interrelacionados para la consecución y obtención y beneficios que no se obtendrían si se realizasen individualmente.

Un programa es un conjunto de proyectos: Donde cada uno hace parte de un entregable final, es la subdivisión de un proyecto de gran escala para ejercer una mejor gestión y control sobre él y los recursos.

Los programas son conjunto de proyectos relacionados: Que serán realizados de manera secuencial o paralela. Controla y coordina las interdependecias entre sus proyectos para el logro de los objetivos del programa.

Ejemplos de Programa


Algunos ejemplos de Programas, nada mejor que comparar para entender


Renovación tecnológica de un club empresarial, estaría compuesto de: Renovación de hardware físico y de hosting (Nube) +Programa Cambio plataforma tecnológica ERP + Programa Contratación de telefonía e internet.

Megaproyecto de Expansión de una refinería para refinamiento de 165 mil barriles al día:

Programa Construcción de tanques + Programa Tuberías Programa Pruebas de soldadura Programa Unidad de coque.

Pavimentación de 2020 Km de vias terciarias.

Programa Pavimentación via Charala – Confines Programa Pavimentación Via Socorro – Oiba Programa Pavimentación vía tres cruces – la mata.

Realizar labores de ingeniería subterránea (tunelación, limpieza de tuberías, inspección de tuberías, rehabilitación de tuberías, entre otras).

Esta empresa puede tener diferentes programas uno puede ser la construcción de nuevas tuberías y túneles y otro puede ser la inspección y rehabilitación de túneles y tuberías existentes.

Con base a que los dos programas pertenecen a uno de los portafolios de la compañía (portafolio de servicios de ingeniería), cada uno puede llegar a ser independiente como programa. Esto quiere decir, que las actividades llevadas a cabo en un programa o en otro no comparten (por ejemplo) mas que recursos y un objetivo común aclarado en la estrategia de la compañía (el plan estratégico) y que no es más que alinear todos los proyectos y programas, con la visión, misión y objetivos de la compañía.

Qué es un Portfolio


En un Portfolio, los Proyectos que lo componen, no tienen que estar, al menos necesariamente, relacionados entre si


Los Portfolios son: Un conjunto de programas (proyectos) que no necesariamente están relacionados entre sí, pero sí están orientados al cumplimiento de un objetivo estratégico.

Un portafolio es un conjunto de proyectos y programas: Que se agrupan para facilitar su gestión efectiva con el fin de cumplir con los objetivos del negocio, establecidos en un plan estratégico.

La gestión del portafolio autoriza, dirige, controla, identifica y establece prioridades de programas y proyectos: Con el fin de alcanzar los objetivos específicos y asegurar que el portafolio sea coherente con la estrategias de la organización.

El portafolio de una empresa se encuentra en un nivel superior a los programas: con esto, se hace referencia a que los programas de una compañía pueden están contenidos dentro de un portafolio específico de la misma.

Los portafolios generalmente son producto: De las reuniones de planificación estratégica de una institución gubernamental, de una empresa, o de algún otro tipo de organización. Por eso, los proyectos y programas que forman parte de un portafolios pueden corresponder a áreas diferentes, pero lo que agrupa fuertemente a estos proyectos y programas son los planes estratégicos, la visión adoptada para el periodo, y las medidas concretas para contrarrestar debilidades y amenazas, y aprovechar oportunidades y fortalezas.

Ejemplos de Portfolio


Algunos ejemplos de Portfolio, nada mejor que comparar para entender


El portfolio de Medicina tiene estos Programas: Programa Tratamiento al corazón +Programa Cirugía reconstructiva facial + Programa Kinesiología.

Todas bajo el mismo contexto, Programas de Medicina, pero las áreas médicas son diversas entre ellas, pero cumplen con la estrategia de una clínica privada en liderar el mercado en sus programas de mejoras en salud, esto es un Portfolio de Medicina.

Portafolio de Mejora Energética de una refinería: 

Programa Reducción de Costos de Energía Eléctrica.

Proyecto 1: Reducción de Costos de Perdidas de Vapor.

Proyecto 2: Reducción de Consumo de Conbustible.

Ampliación en cobertura de los productos de la empresa:

Para esto se requiere crecer en plantas de producción, en infraestructura, comunicaciones, etc.

Para esto se crea el portafolio de proyectos de la compañía donde se incluyen cada uno de los frentes previamente indicados.

Para el desarrollo puntual de cada uno de estos frentes es necesario crear programas donde se establecen los proyectos necesarios para el cumplimiento de los objetivos establecidos en cada frente de trabajo.

Algunas elementos diferenciadores del Programa y el Portfolio


Los Portfolios son un conjunto de programas (proyectos) que no necesariamente están relacionados entre sí, pero sí están orientados al cumplimiento de un objetivo estratégico de la organización ejecutante


Implementar la estrategia de la empresa: Tanto Portfolio como los Programas tienen por objetivo cumplir con un propósito estratégico del plan de negocios de la compañía. Lo que hace la diferencia entre ellos es que los Portfolios son un conjunto de programas (proyectos) que no necesariamente están relacionados entre sí, pero sí están orientados al cumplimiento de un objetivo estratégico.

La naturaleza y diferencia entre portafolio y programa radica en que el Programa se desarrolla mediante múltiples proyectos y ambos a la vez son componentes del Portafolio.

Ambos nacen de la formulación de la estrategia organizacional, en dicho plan se debe determinar los objetivos que debemos alcanzar, y dependiendo su naturaleza será por medio de un programa o un portafolio. El portafolio es un grupo de proyectos o programas que pueden trabajar de manera independiente, no tiene que depender unos de otros para alcanzar los objetivos. En cambio, los programas son un grupo de proyectos que sí van relacionados unos con otros. Es decir que se complementan para obtener un mismo resultado.

Siguiente texto cortesía de Henry Alemán, alumno del Master en Dirección de Proyectos.

Gestión del Alcance: Los programas tienen un alcance amplio que puede cambiar para cumplir con los beneficios esperados por la organización; mientras que Los portafolios tienen un alcance de negocio, que cambia de acuerdo a los objetivos del plan estratégico.

Gestión de los Cambios: En los programas el administrador del programa (APg) es consiente de que habrá cambios y los impulsara cuando cuando estos se presenten, y en el portafolio portafolios, los administradores(APf) monitorean continuamente los cambios en un entorno mas amplio.

Como medir el éxito: En los Programas, el éxito es medido de acuerdo al Retorno sobre la inversión (ROI), nuevas habilidades y entrega de beneficios; mientras que en el Portafolio el éxito es medido en términos desempeño, conjunto de todos los elementos de portafolio.

Gestión del Liderazgo: En los Programas el liderazgo se centra en el manejo de relaciones, solución de conflictos, así como en los aspectos políticos de la relación con los stakeholders; y en el portafolio el liderazgo esta centrado en el valor agregado al proceso de toma de decisiones del portafolio.

La Dirección: En los programas los AP dirigen administradores de proyectos; mientras que en el portafolio los AP dirigen al staff encargado del portafolio.

Creacción y Mantenimento: En los programas los AP crean planes de alto nivel y proveen asesoramiento a los diferentes AP’s en sus planes detallados; y en los portafolio los AP crean y mantienen procedimientos y comunicación relativa al portafolio y sus elementos.

Los objetivos estratégicos: Se relacionan con un plan estratégico, porque tienen objetivos, y se esperan que éstos se cumplan en el plazo estipulado en dicho plan. A partir de los objetivos estratégicos se generan estrategias, y éstas a su vez generan proyectos, los cuales por su naturaleza, se pueden empaquetar en programas o subprogramas, y subportafolios.

Siguiente texto cortesía de Cristina Savanes , alumna del Master en Dirección de Proyectos.

En un nivel SUPERIOR está el PORTAFOLIO de proyectos el cual esta compuesto de programas y/o proyectos, y todos van a estar alineados a objetivos estratégicos de la organización. Por tanto, lo más común es que los proyectos que pertenecen a un programa, compartan los mismos objetivos que el programa.

Los portafolios generalmente son producto de las reuniones de planificación estratégica de una institución gubernamental, de una empresa, o de algún otro tipo de organización. Por eso, los proyectos y programas que forman parte de un portafolios pueden corresponder a áreas diferentes, pero lo que agrupa fuertemente a estos proyectos y programas son los planes estratégicos, la visión adoptada para el periodo, y las medidas concretas para contrarrestar debilidades y amenazas, y aprovechar oportunidades y fortalezas.

La relación entre proyectos y programas es muy estrecha. Un programa lo forman dos o mas proyectos RELACIONADOS, subrayo relacionados, por que es muy común que los proyectos dentro de un programa compartan no solo recursos (presupuestos, personas, entre otros), si no, también objetivos.

Divide y vencerás: Por lo general, lo que deberíamos hacer es aplicar la recomendación de divide y vencerás: entonces podemos dividir un mismo proyecto en varios y relacionarlos dentro de un programa.

Un proyecto debe pertenecer a un único programa, aun cuando puede ayudar a cumplir con objetivos de varios programas y por lo tanto a objetivos del portafolio y de la organización.

La PMO, Oficina de Gestión de Proyectos, también denominada “Oficina de Gestión de Programas”, “Oficina del Proyecto” u “Oficina del Programa”, ayuda a mejorar las operaciones y ser más eficientes en el Gerencia de sus Proyectos.  La PMO es la evolución sensata de una política de Gerencia del Proyecto en una organización proyectual madura.

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