Cuáles son las reglas del Kanban…, algunos tips y reflexiones.

Publicado Por HDM Project Managers el 17/04/2016 | 0 comentarios


Cuáles son las reglas del Kanban…, algunos tips y reflexiones.

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Como comentábamos en el post “Kanban como herramienta de flujo continuo”,  el flujo de valor es importante, es la base de las expectativas de negocio, es útil para ir adaptando el Work In Progress hasta llegar a un valor óptimo para cada equipo.


El flujo de trabajo del Proyecto en Kanban,  va en función del grado de avance del Proyecto, no se anticipa.

1.- Entre las fases de flujo de valor en Kanban encontramos:

  1. Elaboración de un mapa que incluya los procesos, tareas y etapas de un proyecto o trabajo.
  2. Identificar el tiempo real que se tardará en realizar el trabajo del proyecto y un promedio real trabajado en cada etapa.
  3. Identificación del tiempo que debe transcurrir entre cada etapa o trabajos (tiempos de espera).
  4. Identificación de los ciclos de re-trabajo.
  5. Al final con la formula ECP se calculará la eficiencia del ciclo del proceso.

Formula ECP

Tal vez a la hora de iniciar su proyecto utilizando KANBAN se tope con algunas dificultades, pero no se preocupe, a continuación le daremos algunos tips que le facilitarán el trabajo.

2.- Tips importantes en Kanban:

  1. Desarrolla el tablero Kanban analizando el flujo del trabajo.
  2. Crea el tablero, considerando que necesitarás una buena cantidad de post-it de varios colores, pues tendrás que definir varias políticas de procesos en función de la tipología del asunto que nos toque gestionar/resolver.
  3. Los post.it de colores también facilitarán la identificación del estatus de las tareas (asap, priority, fire).
  4. Informa al equipo de proyecto de los objetivos y la misión que cada uno tendrá que realizar.
  5. Define la información que se debe colocar en cada una de las tarjetas kanban.
  6. Realiza reuniones de trabajo con el equipo de proyecto todos los días delante del tablero para revisar el backlog: lo realizado, lo pendiente, los impedimentos.
  7. Asegúrate de nombrar una persona que se encargue de liderar los asuntos y de mantener actualizado el backlog del proyecto.
  8. Asegurarse de que se respeta el proceso y que para cada tarjeta kanban se realizan los cambios de estado necesarios en cada momento.
  9. Mantener actualizado el backlog permanentemente, ya que es la herramienta de comunicación del equipo.
  10. Definir en el tablero el Work In Progress (WIP) para cada una de las columnas y controlar que no haya cuellos de botella en los pasos del flujo, si lo hubiera reflexionar con el equipo la manera de solucionar el problema.
  11. Podemos utilizar diversos tableros kanban si se tienen varios equipos o un solo tablero para todos.
  12. El diseño del tablero kanban dependerá de nosotros mismos y de nuestros equipos.

Pero cómo todo en la vida, es necesario tener algunas reglas. A continuación podemos ver una serie de reglas Kanban que nos marcarán las pautas de avance de las distintas tareas:

3.- Reglas Kanban:

  • Regla Kanban 1:

    • El proceso posterior recogerá del anterior los procesos necesarios en las cantidades precisas del lugar y momento oportuno.
  • Regla kanban 2:

    • El proceso precedente deberá fabricar sus productos en las cantidades recogidas por el proceso siguiente.
  • Regla kanban 3:

    • Los productos/procesos defectuosos nunca deben pasar al proceso siguiente.
  • Regla kanban 4:

    • El número de Kanban debe minimizarse.
    • Tened en cuenta que el leadtime es el tiempo de retraso.
      Formula Nº de kanban
  • Regla Kanban 5:

    • El Kanban habrá de utilizarse para lograr la adaptación a pequeñas fluctuaciones de la demanda.
  • Regla Kanban 6:

    • Equilibrar la producción. Hay que tener en cuenta los componentes básicos del sistema kanban:
    • Equilibrio, sincronización y flujo.
    • Calidad: “hacerlo bien desde el principio”.
    • Participación de los empleados.

4.-  Tipos de Kanban:

Dependiendo del proyecto ágil y de cada usuario, por lo general se aplica mucho en manufacturas o en software, estos son:

  • Kanban Urgente
  • Kanban de emergencia.
  • Kanban orden de trabajo
  • Kanban único.
  • Kanban común.

Si estas considerando profundizar más sobre esta técnica para la gestión de proyectos ágiles, no gustaría comentarte que existe una certificación creada por la General Motors (empresa suya filosofía es que el producto y la empresa están centradas en el cliente y en el consumidor, su objetivo fundamental es satisfacer la demanda: los problemas son tesoros, es muy importante.)

Aunque KANBAN es una solución para muchos problemas, su implementación no es tan sencilla por lo que no se aplica aisladamente sino acompañada de otros sistemas, otras técnicas y otras estrategias. La más habitual suele ser Scrum, existe una filosófica que es el scrumban que es una filosófica de trabajo continuado salvando unas cosas u otras.

5.- Diferencias entre Kanban y Scrum:post-principales-agiles

  • Soluciones y cambios:
    • Kanban: en todo momento se pueden identificar errores y solucionarlos sobre la marcha.
    • Scrum: hay que esperar a finalizar las tareas en curso para implementar nuevas.
  • Estimación del valor de las tareas.

    • Kanban: se hace cuando sea más necesario.
    • Scrum:  se hace al inicio del sprint
  • Protocolo de priorización, depende de la voluntad del equipo.

    • Kanban: no hay.
    • Scrum:  si hay.
  • Límite del número de acciones a trabajar en paralelo:

  • Kanban: sí, hay un número máximo

    • Scrum:  no, y se recomienda.
  • Necesidad de estimaciones:el tablero analizando el flujo del trabajo

  • Kanban: no hay.

    • Scrum:  si hay.
  • Entregas.

    • Kanban: las entregas se hacen en cualquier momento.
    • Scrum: las entregas solo al final del sprint.
  • Proyectos.

    • Kanban: se utiliza para proyectos de mantenimiento.
    • Scrum:  proyectos más complejos y de inicio.
  • Iteraciones.

    • Kanban: Gestiona el desarrollo constante del producto de forma iterativa
    • Scrum:  Gestiona el desarrollo constante del producto de forma continua.

 6.- A modo de reflexión sobre las metodologías ágiles:

  • Muchas veces utilizamos KANBAN para proyectos que no implican mucho riesgo y para el apoyo a la producción y SCRUM para proyectos complicados y difíciles, y también para la parte de desarrollo (iterar al principio del proyecto y fluir después).
  • Ambos vienen de las metodologías ágiles y comparten principios comunes lo que los hace compatibles, sobre todos los dos están basados en la evaluación continua. El método de la prueba y el error. En este aspecto SCRUM es más restrictivo que KANBAN.
  • En SCRUM la reunión de retrospectiva es imprescindible y se realiza al final de cada iteración. En KANBAN no hay limitaciones al respecto, y cuando “insertamos” retrospectivas de forma más o menos organizada en un método kanban estamos llegando a un sistema que se ha empezado a llamar Scrumban.

7.- Herramientas virtuales Kanban:

  • http://www.leankitkanban.com
  • http://virtualkanban.net
  • http://www.simple-kanban.com/
  • https://www.seenowdo.com/index.xhtml

8.- Otros, libros y blogs sobre metodologías ágiles interesantes:

  • http://blog.crisp.se/2009/06/26/henrikkniberg/1246053060000
  • http://www.beyondlean.com/kanban_es.html
  • http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/kanbanuch.htm

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