Conceptos de Dirección de Proyectos

Publicado Por MDAP Project Management el 24/08/2017 | 0 comentarios


Conceptos de Dirección de Proyectos

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El Gerente del Proyecto debe comprender que un Proyecto ni esta solo ni vive solo, debe entender su dinámica y su conexión con los objetivos estratégicos de la organización que lo ejecuta, si no entiende esto, … no entiende nada


Por: Roberto Sanz Masedo – HitoTeam.

Conceptos de Dirección de Proyectos


Es difícil decidir un ramillete de conceptos fundamentales para la Dirección de Proyectos, hemos optado por los siguientes


El Cliente del proyecto  y el Patrocinador del proyecto: Nos proporcionan a los directores de proyectos los requisitos necesarios para la realización del proyecto, hay veces que el cliente y el patrocinador pueden coincidir.

Patrocinador del proyecto: Provee los recursos financieros, es decir, es el que paga, el que busca el dinero y proporciona el dinero para llevar a delante el proyecto.

Cliente del proyecto: Es el que proporciona las funcionalidades que debe tener el producto resultante del proyecto como usuario final, es también quien lo disfruta.

Las funcionalidades finales del proyecto: Deben estar aprobadas por el cliente en el cierre del proyecto.

Pero… , ¿qué es un Proyecto?: Todos te dirán lo mismo, ” un esfuerzo temporal encaminado a conseguir un resultado único”, tranquilo, lo que te dicen es verdad, pero lo que debes saber si quieres vivir de esta profesión, es que un Proyecto es el puente entre la estrategia y la operación, si esto lo entiendes harás ganar dinero a tu organización y, entonces, lo ganarás tu cosa que, suponemos, te resultará interesante.

Dentro del ciclo de vida de un proyecto: El Project Manager (PM) tiene que tener claro cuál es su trabajo, primero, ocuparnos del proceso de ejecutar el proyecto, del trabajo en sí, de aquello que hace el equipo de desarrollo del proyecto y, además,  de gestionar el proyecto, no nos podemos quedar con la parte técnica de ejecución del proyecto, tenemos que bajar al management.

Plan de Dirección del Proyecto: El Director del Proyecto debe presentar un plan para la dirección de proyectos que pueda ser acordado, considerado realista por su equipo y que pueda desarrollarse con éxito y, claro está, debe estar alineado con la estrategia de la organización, en caso contrario, simplemente, poner en marcha el Proyecto es un error, así de simple.

Alcanzar los objetivos del Proyecto:  Es completar el proyecto en alcance, en tiempo, en coste y calidad, de acuerdo con el presupuesto establecido en el inicio.

Cerrar adecuadamente el Proyecto: Además de hacer los procesos de cierre, el Project Manager trabaja bajo un código ético profesional que dicta su conducta.

El Futuro de la Profesión de Director de Proyectos:  La Gerencia de Proyectos, es una profesión de gran crecimiento en todo el mundo, ya que aborda los proyectos de una manera más eficaz, con acreditaciones profesionales reconocidas internacionalmente: Project Manager Institute: CAMP, PMP, PgMP, PRINCE2 Fundation y Practitioner, IPMA A, B, C y D.

Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos: Los Proyectos los tenemos que desarrollar a través de grupos de procesos que están compuestos de tareas y actividades, las cuales nos dirán como tenemos que ejecutar esas tareas para poder dar lugar a un entregable de proyecto con calidad.procesos-direccion-proyectos-mdap

Las metodologías de Dirección de Proyectos nos marcan un buen camino a seguir


Hay varias metodologías internacionalmente aceptadas y con éxito para la Dirección de nuestros Proyectos, todas son diferentes pero tienen una base común que pasamos a comentaros


El Ciclo de Vida del Proyecto: La forma de desarrollar cada metodología para la Dirección de Proyectos varía, pero todas tienen en cuenta lo mismo, que los Directores de Proyecto ejecutamos proyectos y que nuestros proyectos tienen un inicio de proyecto + una planificación del proyecto una ejecución del proyecto + que hacemos seguimiento y control del proyecto + que cerramos el Proyecto.

Dentro del inicio del proyecto: Como uno de los conceptos de Dirección de Proyectos  básicos  que tiene que hacer el Director de Proyecto tenemos que conceptualizar muy bien el proyecto, definir muy bien aquello que quiero llevar adelante en mi proyecto y autorizarlo.

El Acta de Constitución del Proyecto: No empezaremos proyectos que no estén firmados, autorizados y validados por nuestra organización, los proyectos se empiezan cuanto están autorizados. PMI y la ISO-21500 al documento de autorización del proyecto, lo llaman Acta de Constitución del Proyecto. Antes de pedir la autorización del proyecto hay que hacer el Business Case que soporte el proyecto, esto me servirá de entrada para pedir la autorización.

¿Por qué tenemos que hacer una planificación del proyecto?: Porque si nosotros hacemos una buena planificación, nuestro equipo va a poder ejecutar el proyecto con coherencia, con rapidez y con los costes y el tiempo adecuados.

Muy importante: Debeís entender, ¡¡¡y agrader!!!, que no estaís solos, para algo vamos a tener un equipo de dirección de proyecto, un equipo de desarrollo de proyecto. Tendremos que pactar el trabajo a realizar con el equipo, no impongáis el trabajo, intentar formar equipos horizontales, equipos colaborativos, porque funcionan mejor.

La Planificación del Proyecto: Ya tenemos autorizado nuestro proyecto, nuestra segunda labor es la planificación del proyecto. Eso significa que tendremos que definir un plan de trabajo referente al alcance del proyecto + tiempo del proyecto + coste + calidad + RRHH + recusos + finanzas.

Controlar los Riesgos del Proyecto: El Project Manager tiene que hacer una correcta estrategia de riesgos sobre el proyecto. Un plan de gestión de riesgos sobre el proyecto, sus planes de contingencia y una valoración de los riesgos del proyecto.

Gestionar la Comunicación dentro del Proyecto: Tenemos que establecer una perfecta estrategia de comunicación, tanto dentro del proyecto como fuera con respecto a todos los stakeholders.

La Ejecución del Proyecto: Ya hemos planificado el proyecto, ahora tenemos el siguiente grupo de procesos más importantes, la ejecución del proyecto. El Director de proyecto procederá a realizar el plan de trabajo, si el Project Manager hizo una buena planificación del proyecto, el equipo de proyecto hará una buena ejecución.

Si la ejecución del proyecto va acorde con la planificación:  Es porque habremos hecho una buena labor de seguimiento, y cada vez tendremos menos cambios que implementar en el proyecto.

Junto con la ejecución, encontramos el seguimiento y control del proyecto: Que tiene que realizar el Project Manager para poder controlar el cumplimiento  de los objetivos del proyecto, es decir, que los entregables del proyecto son los que habíamos pactado hacer a través de los informes de seguimiento.

Otra vez, la comunicación: Es importante reportar el trabajo que está haciendo nuestro equipo de proyecto y plasmarlo con indicadores para que podamos ver si vamos bien en tiempo, en coste y con la calidad adecuada, además tenemos que ver el impacto que producen los distintos cambios en el proyecto.

En cuanto al cierre del proyecto: Hay que tener toda la documentación, tanto técnica como económica-administrativa del proyecto cerrada, es importante que todos los entregables finales estén aprobados por el cliente del proyecto, que ha visto que todas las funcionalidades son las de los requisitos. Luego proceder a esos cierres formales, es necesario hacer un correcto archivado de la documentación del proyecto, ya que es muy probable que sea auditado (auditoría de cuentas), incluso cinco años después.

Lecciones Aprendidas: Es importante hacer una buena recopilación de las lecciones aprendidas del proyecto,  es decir, todas las experiencias que se produzcan en nuestro proyecto debemos recopilarlas para poder trasladarlas a otro proyectos.

El futuro: Además el Director de Proyecto debe estar pendiente del futuro de su equipo de proyecto, ¿que pasará con ellos una vez finalizado el proyecto?futuro-gerente-proyecto

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