Guía sencilla para el Director de Proyectos

En el artículo de hoy explicaremos como hacer una Acta de Constitución del Proyecto. Hemos creado una guía de referencia sencilla, práctica e intuitiva para el Director de Proyectos. Como Project Manager es importante que no tengas dudas a la hora de hacer una Acta de Constitución.


En este Post del Executive Master in Project Management vamos a ver que el Acta de Constitución es uno de los primeros documentos que se preparan al comenzar un Proyecto. Es el documento emitido por el Patrocinador del Proyecto que autoriza de manera formal, la existencia del Proyecto y le proporciona al Gerente del Proyecto la autoridad para la Ejecución.ficha-tecnica-master-direccion-proyectos

Como hacer una Acta de Constitución del Proyectocontacto-responsable-admisiones-mdap

1.- QUÉ ES EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

  1. Inicio del Proyecto: Todo Proyecto tiene un inicio y, al igual que un recién nacido, pese a que la concepción y gestación se producen obviamente con anterioridad, el momento de comenzar a vivir para el Proyecto, su nacimiento, es la aprobación del Acta de Constitución del Proyecto. En este artículo del Blog del  Executive Master en Dirección de Proyectos, se explica el porqué, el cómo y el quién del ACP (Acta de Constitución del Proyecto). 
  2. Evitar malentendidos: Lo que no se escribe, lo que no conste en el Acta de Constitución del Proyecto da lugar a confusión y malentendidos durante el ciclo de vida del Proyecto. A veces, también lo que se escribe, pero en menor medida, y en este caso hay algo tangible sobre lo que debatir. 
  3. Un documento imprescindible: Incluso en el caso de empresas en proceso de madurar su gestión de Proyectos, aconsejamos al project manager hacer una Acta de Constitución del Proyecto. El Acta debe incluir en algún punto, una reunión para ser validada y escalada. Esto es necesario dado que el Proyecto debe estar alineado con los objetivos estratégicos de la organización.
  4. Autoriza el inicio del Proyecto: El Acta de Constitución del Proyecto es un documento en el que el Project Manager expresa su opinión acerca del encargo que la compañía le ha hecho a través del sponsor del Proyecto. Es la visión del Proyecto según el Director del Proyecto. Sin Acta de Constitución no debería iniciarse ningún Proyecto. El Acta de Constitución del Proyecto es el primer documento del Proyecto y,  por lo tanto podría entenderse que el más importante. Sin hacer una Acta de Constitución no debería iniciarse ningún Proyecto. 
  5. Claridad y transparencia: El Acta de Constitución del Proyecto nace de un concepto de claridad, transparencia y planificación. Cubre la necesidad de tener un documento formal que autorice el comienzo del Proyecto y que otorgue al Director del Proyecto la autoridad para Gestionarlo y disponer de los recursos adecuados para dirigir y ejecutar el Proyecto. En el Acta de Constitución del Proyecto, los Gerentes de Proyecto intentaremos demostrar varios aspectos; cuáles son los objetivos del Proyecto, por qué nuestra empresa empieza el Proyecto, quién va a ser el Project Manager y quién va a ser el patrocinador del Proyecto.
  6. Cómo se llega al Acta de Constitución del Proyecto: es, en ocasiones, un proceso desconocido para algunos project managers y presenta una serie de dificultades a la hora de entender el documento, su contenido, su objetivo y su elaboración. 
  7. Los antecedentes del Proyecto: El Acta de Constitución de Proyecto debe contener los antecedentes del Proyecto y, al menos en la primera fase, una serie de documentos del Proyecto como; el Project statement of work- SOW (Enunciado del trabajo de Proyecto), Business Case (Caso de negocio del Proyecto) en el portafolio, programa, o en la estrategia de la empresa.
  8. La justificación del Proyecto: Puede entenderse como aquello que justifica el lanzamiento y ejecución del Proyecto, Agreements (Acuerdos), Enterprise Environmental Factors (Factores Ambientales de la empresa FAEs), características especiales de la empresa que deben ser tenidos en cuenta durante todo el ciclo de vida del proyecto, Organizational Process Assets (Activos de los Procesos de la Organización APOs). La organización puede tener mucho que aportar al proyecto, en todos los sentidos y eso deber ser considerado por el Gerente del Proyecto
  9. Quién elige al Project Manager: El encargo del SOW, del Business Case y del Agreement le viene al Project Manager a través del sponsor del Proyecto, la compañía escoge al Sponsor del Proyecto y el Sponsor del Proyecto escoge al Project Manager.
  10. Según el PMBOK: El Acta de Constitución del Proyecto según la norma PMBoK, debe hacerse con la participación del Project Manager y debe ser emitida y firmada por el Sponsor del Proyecto. Según el PMBOK, el Acta de Constitución del proyecto es un documento directivo que hay que entregarle a la empresa para saber quién va a gestionar el proyecto, con qué recursos podrá disponer el Proyecto y ,además, es aconsejable que el Project Manager participe, o que en cierto punto de la elaboración del Acta de Constitución del Proyecto participe pero no es imprescindible, es aconsejable pero no imprescindible.
  11. Los Stakeholders: El Acta de Constitución por lo general suele ir acompañada de otro documento que es el registro de los Stakeholders salvo que no esté integrado dentro del acta. Antes de que se elabore la Planificación del Proyecto y al mismo tiempo,  que la identificación de los interesados del Proyecto (stakeholders) debemos hacer una Acta de Constitución del Proyecto.
  12. El proyecto tiene que tener un scope claro y definido. Una vez hayamos pasado por todos los procesos de dirección de proyectos y hayamos aplicado la metodología en todos los procesos nos va dar igual el tipo de proyecto, vamos a ser capaces de funcionar como directores de proyecto en distintos mercados, en distintas áreas. Una vez hayamos recogido un poco más de experiencia ya no tendremos ningún problema en hacer manuales de gestión de proyectos, en involucrarnos en oficinas de gestión de proyectos (PMO), etc.HitoRieta EDT
  13. El nivel directivo: El acta de constitución del Proyecto es un documento puente que vincula el nivel directivo con el nivel del proyecto. Aquí tened cuidado, en algunos de los alumnos del Master en Dirección y Gerencia de Proyectos, detectamos que vienen “muy técnicos”. Reflejan en el acta de constitución del Proyecto temas muy técnicos, de muchos detalles, que no interesan en absoluto a nivel directivo. En el Master en Dirección de Proyectos entenderemos que el Acta de constitución del Proyecto es un documento que NO se hace con la perspectiva del proyecto, sino que se hace con la perspectiva del nivel de la administración de la empresa.
  14. La firma del Acta: El Project Manager debe presentar al Sponsor del Proyecto una primera valoración del Proyecto, un marco general. Si el Sponsor del Proyecto está conforme con el Acta de Constitución del Proyecto la firma y participa del Comienzo del Proyecto. En caso contrario, indicará las correcciones oportunas que deberán ser implementadas por el Project Manager. Una vez aprobados esos cambios y autorizados, se procede a la firma y entonces el Project Manager tiene autoridad para poder iniciar la Planificación del Proyecto.hito-team-acta-constitucion-proyecto
  15.  Los criterios de éxito del proyecto deben ser medibles: Otro punto que también le cuesta entender al principio a nuestros Project Manager – alumnos del Master, es definir que los objetivos del proyecto y los criterios de éxito del proyecto deben ser medibles. Lo que se está buscando con esa medición de los objetivos del proyecto es que la empresa tenga información del proyecto y del Project Manager para tomar decisiones en el futuro. No es el Project Manager el que está buscando evaluar su proyecto, el Acta de Constitución es un documento que le viene al Director del Proyecto de arriba. 
  16. Mejora continua: Por tanto, si la empresa no tiene parámetros numéricos medibles respecto a los proyectos no habrá forma de mejorar. Necesitamos de alguna forma evaluar ese tipo de cosas. Es muy importante que hagamos feedback, que tomemos información de todos los sitios para que nos ayude a la mejora, y esto es una cosa que se persigue al hacer una Acta de Constitución del Proyecto. 
  17. Toma de decisiones: Imaginemos que somos del comité directivo de la empresa y necesitamos tomar decisiones sobre a qué Project Manager le daremos un proyecto, donde queremos tener una gran control sobre el coste. Si sabemos que hay alguien que sigue manteniendo un alto rendimiento en esta faceta de los proyectos, a lo mejor, ese es el candidato adecuado. Si hay un tipo de proyectos que le ha dado a la empresa quebraderos de cabeza, pues a lo mejor ese tipo de proyectos habrá que evitarlos, corregirlos o crear una infraestructura diferente..
  18. Reflejamos cosas de alto nivel: El Project Manager tiene que pensar en el alcance del proyecto, pensar en el tiempo del proyecto y pensar en el coste del Proyecto. Cuando en el Acta de Constitución del Proyecto se habla de requerimientos de alto nivel, o riesgos de alto nivel, no se habla de que haya un riesgo, como por ejemplo, que la obra se retrase por una actividad o que no encontremos materiales o cosas así. Se habla de que la empresa pueda tener problemas para financiar la obra, de que no tengamos el personal adecuado, de que una falta de pagos en el proyecto pueda llevar a demorar la obra por falta de liquidez, que pueda haber algún conflicto en el país que realmente afecte a la seguridad de los trabajadores. 
  19. Riesgos de alto nivel: Por tanto, en el Acta de Constitución del Proyecto se habla de cosas de alto nivel, no de riesgos de detalle, estos vendrán luego en el Plan para la Dirección de Proyecto, y todo el documento se tiene que entender desde una perspectiva de la directiva. Sobre el Acta de Constitución del Proyecto pivota el Proyecto en su totalidad.

Recordad Directores de Proyecto!! Iniciar el Proyecto implica el desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto e identificar a los Actores Interesados en el Proyecto. La Acta de Constitución del proyecto,  debe recoger los Actores Interesados en el Proyecto, sino los contiene no es Acta de Constitución, (al menos debe recoger los principales actores interesados, según vayamos avanzando en el Proyecto se añadirán más).

El Acta de Constitución del Proyecto es el primer entregable del Proyecto de Fin de Master del Master en Project Management, Master en Dirección, Gerencia y Gestión de Proyectos.

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Una vez abordado los pasos para hacer una Acta de Constitución del Proyecto explicaremos quién/es son los responsables de su elaboración.

2.- QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTOdescargar-brouchure-master-direccion-proyectos

  1. La empresa y sus Proyectos: Aquí es dónde debe entenderse el vínculo entre los niveles de la Administración de la Empresa y los responsables de la Gestión de los Proyectos. Entender la diferencia entre MBA (Master Buiness Administration) y PMP (Master Project Management),  ayuda a la comprensión de este vínculo,  es la mezcla entre el agua dulce de un río y el agua salada del mar, es un punto que parece no ser ni de un mundo, ni de otro, y que ambos actores parecen no comprender al cien por cien.
  2. Un orden precisa: Aquí el nivel de dirección debe entender que, para que el project manager alcance los objetivos que se necesitan, el comando que recibe, la orden: debe ser precisa, con un alcance limitado, con un tiempo acotado, con unos recursos definido y que el entorno que rodeará al proyecto y a la empresa debe ser bien comprendido.
  3. Quién crea el Acta:El Acta de Constitución del Proyecto es creada por la empresa que ejecuta el proyecto, pudiendo intervenir, o no, el director de proyectos, aunque se aconseja que lo haga.
  4. El Acta es cosa del nivel directivo: Es importante entender que el inicio del acta de constitución del proyecto es cosa del nivel directivo, ya que es el que conoce las estrategias de la empresa y ha estudiado unas necesidades determinadas que pueden cubrirse desarrollando un proyecto para un fin concreto: una mejora de un producto, el desarrollo de una aplicación informática, la creación de un prototipo, atender a las necesidades de un contrato, etc, así podríamos rellenar páginas y páginas, ya que la cantidad de proyectos que pueden lanzarse diría que es casi infinita.
  5.  Un mal lanzamiento del Proyecto: Un Mal lanzamiento del Acta de Constitución del Proyecto, puede ser el comienzo de un Proyecto desastroso., se crea estrés entre las dos partes, el ordenante del proyecto y el responsable del proyecto, el Gerente del Proyecto, no hay un punto de partida para el Proyecto que permita ajustar la marcha del Proyecto.En ocasiones, no hay ni Proyecto, y se trabaja en cosas indeterminadas.Se malgastan recursos, y se pierde la confianza mutua que debe haber entre ambos niveles de la organización proyectual.
  6. Cuando interviene el Project Manager: Una vez que el acta de constitución del proyecto esta iniciada es muy conveniente la ayuda del project manager para que haya una correcta definición de alcance del proyecto, de los Costes objetivos del proyecto , del Análisis de riesgos del proyecto Sobre todo el project manager ayudará a definir la correcta atribución de responsabilidades respecto al proyecto y los mecanismo para escalar asuntos que se salgan de las competencias del project manager.
  7. Proceso PMBOK: Aquí yo aconsejo mirar las salidas del proceso del PMBok, “Crear el Acta de Constitución del Proyecto”, y analizarlas. Entendiendo el Acta de Constitución del Proyecto. Mezclando la pedagogía con la práctica, considerando el acta de constitución del proyecto el punto de partida del proyecto, se propone un contenido que recoge todas las salidas, si bien el orden está ligeramente alterado para hacerlo más lógico y entendible.
  8. Como hacer una Acta de Constitución: Seguir una Metodología adecuada es el buen camino: La responsabilidad última del acta de constitución del proyecto recae en la empresa en su conjunto, la aprobación del acta de constitución del proyecto recae en el nivel de administración. Lo ideal es que tanto el nivel directivo, como el director de proyectos intervengan en determinados momentos de la creacióndel acta de constitución del proyecto
  9. Vínculo entre el Proyectos y la Organización de la empresa. Hay veces que el Gerente del Proyecto no sabe lanzar un proyecto, lo vemos con mucha frecuencia en nuestra labor diaria de forzadores de Project Manager, no se sabe cómo definirlo porque la gente que está en ese nivel no entienden de proyectos, y lo opuesto, hay veces que un Project Manager no entiende las necesidades de la directiva, no entiende lo que es el “Alto Nivel” y se centra solamente en las cosas del proyecto, pasando por alto, que hay cosas para la empresa más importantes que lo que él está haciendo en el proyecto. Pues bien, el Acta de Constitución del Proyecto es el vínculo entre estos dos mundos, el proyecto y el resto de la organización de la empresa, esto no quiere decir que, aunque el Project Manager no haya participado en la elaboración del Acta de Constitución, no pueda discutirla. Si hay cosas en el acta de constitución del proyecto que no pueden llevarse a cabo o que no están bien planteadas, es obligación del Director del Proyecto, informar a la dirección de que no se posible hacerlo de esta forma, o de este modo, tenemos que entender este proceso bajo esta perspectiva, lo desarrollaremos con mucha profusión en otros post del Master.

Puede cambiar la estrategia, puede cambiar la situación de la empresa y el proyecto no estar alineado con lo que se busca (esto es una cosa que en PRINCE2 con el Business Case y mantener el Business Case es muy machacón), u otras series de circunstancias que pueden afectar desde la empresa al proyecto y desde el proyecto a la empresa, es como el agua de un rio que desemboca en el mar, habrá un punto que se mezcle y que ni es agua salada ni es agua dulce.que-es-acta-constitucion-proyecto

descargar-programa-master-project-management3.- ESTRUCTURA PARA HACER UNA ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

En este apartado te presentamos la estructura que debes desarrollar al hacer una Acta de Constitución de Proyectos. El contenido que te mostramos para hacer una Acta de Constitución del Proyecto no es fijo. Esta estructura puede variar en función de la tipología del Proyecto, del Sponsor del Proyecto, APOs, y otra serie de factores que sería prolijo enumerar.

  1. Nombre del Proyecto.
  2. Antecedentes del Proyecto.
  3. Explicar la necesidad comercial para la empresa.
  4. Información del Proyecto.
  5. Justificación del Proyecto.
  6. Descripción del proyecto (Enunciado del Proyecto).
  7. Requerimientos de Alto Nivel del Proyecto.
  8. Objetivos del Proyecto.
  9. Como reportar al nivel ejecutivo.
  10. Supuestos y restricciones del Proyecto.
  11. Riesgos de Alto Nivel del Proyecto.
  12. Cronograma de Hitos del Proyecto.
  13. Presupuesto de Alto Nivel del Proyecto.
  14. Identificación y posicionamiento de los Stakeholders del Proyecto.
  15. Requisitos de Aprobación del Proyecto.
  16. Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad.
  17. Personal y recursos pre asignados al Proyecto.
  18. Aprobación del Proyecto.

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3.1.- Nombre del Proyecto:

  1. Una finalidad concreta: el nombre del proyecto, es el primer elemento del acta de constitución del proyecto y no debe considerase un elemento baladí.
  2. El tipo de Proyecto: En el acta de constitución del proyecto debe de reflejarse el tipo de proyecto desde del punto de vista de la gestión: no es suficiente decir que nuestro proyecto es el Taj Mahal, o la Torre Eiffel, esos nombres no dicen nada desde el punto de vista de la gestión proyectual. Nuestro nombre será: El diseño del Taj Mahak, en Aghra, India, o será el diseño, contratación y construcción del Taj Mahal en Aghra, India, o la toma de datos, diseño y ejecución de un programa de mantenimiento del Taj Mahal en Aghra, India, y así hasta el infinito.
  3. Ubicación en área y País: Cómo se ha podido ver, existe una relación entre las fases del proyecto y su definición desde el punto de vista de la gestión. También hay que atender a un mercado global, por lo que su ubicación en el área y país es conveniente, haciendo su lectura y comprensión inicial más fácil, aportando además mayor visibilidad e interés al proyecto.

3.2.- Información del Proyecto:

  1. La organización o empresa que ejecuta el Proyecto.
  2. El título del Proyecto.
  3. El Gerente de Proyecto asignado.
  4. El patrocinador  del Proyecto (Sponsor) principal.
  5. El cliente del Proyecto.
  6. La fecha en que se preparó el Acta de Constitución del Proyecto.

3.3.- Antecedentes del Proyecto:

  1. De donde viene el Proyecto: El siguiente paso en el acta de constitución del proyecto sería poner en antecedentes el proyecto. Debemos describir en el acta de constitución del proyecto de dónde viene el proyecto y qué dio origen al mismo.
  2. Resumen Ejecutivo: Aquí podríamos debatir acerca de la necesidad de ubicar en primer lugar el resumen ejecutivo con las conclusiones del proyecto, pero en este caso, y dada la importancia de clarificar las salidas, el resumen lo dejaremos para el final. Se realizará en página/s aparte, que permitan entregarlo como un documento independiente.

3.4. Explicar la necesidad comercial para la empresa:

  1. Proyectos alineados: Los motivos son variados pero recurrentes, el primero es que el proyecto debe de servir a los intereses estratégicos de la empresa y que los proyectos deben estar alineados con la misión y visión de la compañía.
  2. Objetivos del Proyecto: En este caso cabe preguntarse si tenemos claros cuales son esos objetivos, esta claro que el beneficio económico aparecerá en la mayoría de los proyectos que no sean internos o de fin social, en el caso de proyectos cuyo objetivo principal sea el posicionamiento o apertura de nuevos mercados, quedará claro que esto no sería a cualquier coste.
  3. Valores añadidos: Los proyectos no deben de dejar pasar la oportunidad de aportar valores añadidos adicionales, como puedan ser la formación de personal de la empresa para asumir futuros puestos de mayor responsabilidad, o con mayor eficacia.
  4. Visión estratégica: El objetivo de nuestros proyectos no es únicamente llegar a los entregables, debe ser también dejar un legado para la continuidad de nuestras empresas.

3.5.- Justificación del Proyecto:

  1. Un alcance de Proyecto: La Justificación del Proyecto describe la necesidad de negocio que dio origen al Proyecto y la justificación de  la realización del Proyecto. El Proyecto debe justificarse, los Proyectos tienen su razón de ser, unos objetivos claros que cumplir, un alcance de Proyecto.

  2. Retorno de la inversión: Es recomendable utilizar números para describir el Proyecto, en términos de los beneficios que el Proyecto entrega a la organización ejecutora del Proyecto y en términos del retorno de la inversión que representa el Proyecto para la organización.

  3. Caso de negocio del  Proyecto: Para elaborar esta parte del Acta de Constitución del Proyecto, el Gerente del Proyecto, puede apoyarse en el caso de negocio del  Proyecto (business case) realizado con anterioridad.
  4. Justificación: La justificación no debe confundirse con la necesidad comercial. Un proyecto puede justificarse mediante un contrato con terceros, causa más que justificada para dar inicio a un proyecto (redundo en la palabra justificación), o con un mandato de la junta directiva aprobando una necesidad de mejora mediante un proyecto interno, de un superior que hará las veces de patrocinador para obtener una determinada capacidad, de una fundación de la empresa para acometer un determinado fin social.

business-case-proyecto-4-cosas3.6.- Descripción del Proyecto. Enunciado de Trabajo del Proyecto:

  1. Se describe el propósito principal del Proyecto de alto nivel: se describen los principales entregables del Proyecto y se describirán los límites del Proyecto.
  2.  Proyecto medible. Esto se hace para enmarcarlo en un Proyecto medible y así evitar posibles errores en la determinación del Alcance del Proyecto.

Os dejamos un ejemplo de la EDT, Estructura de Desglose del Proyecto de una colección de Post del Master en Dirección de Proyectos, cortesía de su Project Manager Julio Macias, Responsable del Proyecto de Fin de Master,  este Proyecto está siendo publicado en nuestro blog, un Proyecto de 4 Billones de $.edt-proyecto-nora-julio-macias

 

3.7.- Requerimiento de Alto Nivel del Proyecto:

  1. Enumera los requerimientos de alto nivel del Proyecto: tal y como se conocen en el momento de elaborar el Acta de Constitución del Proyecto.
  2. Estos requerimientos son definidos por los Interesados en el Proyecto (Stakeholders):  incluyen requerimientos del producto, como por ejemplo, sus especificaciones técnicas, e incluye los requerimientos del Proyecto, asociados a la forma de hacer el trabajo: metodología empleada en el Proyecto y cultura de la empresa donde se realiza el Proyecto, etc.

3.8.- Objetivos del Proyecto:

  1. Las variables de desempeño de Proyecto: Se definen los objetivos del Proyecto en términos de las variables de desempeño de Proyecto, es decir, objetivos de alcance del Proyecto, tiempo del Proyecto, costo del Proyecto y calidad del Proyecto, entre otros.
  2. Indicadores de éxito: Para cada objetivo del Proyecto debe definirse un indicador de éxitoPor ejemplo, terminar el Proyecto en, un número de meses, bajo un presupuesto determinado o con un número máximo especifico de defectos de calidad, etc.
  3. Definición razonable del alcance del proyecto: Aquí, en el acta de constitución del proyecto, debe de existir una definición razonable del alcance del proyecto, este será preciso, pero no puede contener detalles que deberán ser analizados en el Plan de Dirección del Proyecto.
  4. Evitar rigideces. Un intento excesivo de definición del proyecto, conllevará más rigidez en el análisis posterior y por tanto menos posibilidades de mejora, salvo que se cuestione adecuadamente la correcta y adecuada definición del alcance, al fin y al cabo estamos en un estadio incipiente del proyecto.

Pueden existir varias justificaciones para el proyecto a la vez, pero estas tienen de alguna manera su origen en un mandato. Este área de Planificación del Proyecto la veremos con detalle en el desarrollo del Master en Project Management, Master en Gerencia y Dirección de Proyectos, aquí os dejamos un gráfico del PDP (Plan de Dirección de Proyecto), que desarrollaremos con todo detalle en el transcurso del Master.

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3.9.- Como reportar al nivel ejecutivo:

  1. Cómo el proyecto reportará al nivel ejecutivo: En los requisitos de alto nivel recomendamos siempre incluir cómo el proyecto reportará al nivel ejecutivo, en forma de informes de proyecto y de reuniones periódicas entre el equipo de proyecto si se estimara oportuno.
  2. Implicar al nivel de dirección:  Es importante que el nivel ejecutivo esté constantemente informado del proyecto, ayudando a mantener los objetivos del proyecto alineados con la empresa, y al nivel de dirección involucrado en el proyecto.
  3. Valores añadidos: Esto, además, crea oportunidades inmejorables para que el director de proyectos pueda escalar necesidades de recursos y soporte, minimizando los riesgos derivados de la falta de coordinación y apoyo al proyecto.

3.10.- Supuestos y Restricciones del Proyecto:

  1. Supuestos relacionados con el Proyecto: Por ejemplo: la disponibilidad de recursos en fechas específicas, la participación de ciertos departamentos, insumos que debe suministrar el cliente del Proyecto, aspectos relacionados con el presupuesto, etc
  2. Restricciones del Proyecto: Adicionalmente, se definen las restricciones del Proyecto, por ejemplo: terminar el Proyecto antes de una fecha tope, definición de una localización geográfica específica para el equipo de Proyecto, participación de un departamento concreto en el Proyecto, seguimiento de estándares, entre otros.

3.11.- Riesgos de Alto Nivel del Proyecto:

  1. Se especifican los riesgos de alto nivel del Proyecto: tal y como se conocen al momento del inicio del Proyecto.
  2. Causa raíz del riesgo: Para cada riesgo identificado para el Proyecto es importante definir: la causa raíz del riesgo identificado en el Proyecto, su posible impacto en el Proyecto.
  3. Como establecer el riesgo. Este impacto de los riesgos del Proyecto se establece en términos de alcance del Proyecto, tiempo del Proyecto, costo del Proyecto o calidad del Proyecto

Posteriormente se realizará el estudio con más profundidad durante los procesos de planificación del Proyecto, detallando su aparición, impacto y planes de acción para gestionarlosGestión de los Riesgos - Master Project Management

3.12.-  Cronograma de Hitos del Proyecto:

  1. La fecha: Esta es una fecha exigida, más no es la definitiva, dado que su factibilidad o no, será definida en la fase de planificación del Proyecto.
  2.  EL Patrocinador del Proyecto: Representa la expectativa inicial del patrocinador del Proyecto y de los interesados del Proyecto en cuanto a fechas para lograr ciertos entregables parciales o hitos del Proyecto.
  3. Proyecto factible: El disponer de esta información puede ayudar al Gerente de Proyectos para ajustar su planificación o definir si es factible el Proyecto.

gestion-tiempo-del-proyecto-master

3.13.- Presupuesto de Proyecto de Alto Nivel del Proyecto:

  1. Fondos generales: Aquí se especifican los fondos generales, por partidas, que se esperan asignar a este Proyecto y su tipo de financiación.
  2. Expectativa de la organización: Igualmente representa la expectativa de la organización respecto al coste del Proyecto.
  3. La decisión de la ejecución:  Luego,  en la fase de Planificación del Proyecto debe definirse si es factible o no ejecutar el Proyecto bajo ese presupuesto.

Gestión del Costo - HITO MASTER

3.14.- Identificación y posicionamiento de los Interesados en el Proyecto (Stakeholders):

  1. Los Stakeholders. Se elabora una lista de los interesados del Proyecto, especificando su roles y responsabilidades sobre el Proyecto.
  2. El riesgo de los interesados: El omitir algún interesado en el Proyecto, puede ocasionar que después el producto, servicio o resultado no sea aceptado, convirtiendo el Proyecto en un fracaso.

Gestionar la participación de los interesados en el Proyecto

3.15.- Requisitos de Aprobación del Proyecto:

  1. Criterios de éxito: Aquí se especifica quién decide si el Proyecto es un éxito o no.
  2. Autoridad de aprobación: Se indican cuáles son los criterios para definir dicho éxito y quien da su aprobación.

3.16.- Asignación del Gerente de Proyecto y Nivel de Autoridad:

  1. Gerente del Proyecto: Se especifica el nombre y apellido del Gerente de Proyecto asignado, cargo, gerencia a la que pertenece y rama ejecutiva a la que pertenece.
  2. Nivel de autoridad: Adicionalmente, se describe el nivel de autoridad del Director del Proyecto, por ejemplo:si posee autoridad para asignar o desincorporar personal al Proyecto, si tiene autoridad sobre el presupuesto del Proyecto, su rol en la resolución de conflictos, niveles de escalamiento., limitaciones a su autoridad que deban mencionarse, etc.

3.17.- Personal y Recursos Pre asignados al Proyecto:

  1. Preasignados: Se especifican personas o departamentos que estén pre asignados a trabajar en el Proyecto, por ejemplo, el jefe de un departamento específico, la oficina de una ubicación determinada, etc..
  2. Recursos necesarios: Con el objetivo de tener claro, desde un comienzo, qué recursos deberá contemplar el Proyecto para su realización.

La figura de la diapositiva muestra un diagrama de flujo de los procesos de Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto según el PMBoK,  y de sus entradas, salidas y relaciones con procesos de otras áreas de conocimiento.

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3.18.- Aprobación del Proyecto:

  1. Firma del Acta: En esta sección, los patrocinadores y el Gerente del proyecto firman en señal de aprobación.
  2. Inicio del Proyecto: Con estas firmas se autoriza el proyecto y se le da autoridad al Gerente de Proyecto.

4.- TEMAS ESCABROSOS PARA EL GERENTE DE PROYECTOScontacto-responsable-admisiones-mdap

  1. Un Project Manager muy técnico: Ahora pasamos a temas escabrosos para los project managers que vienen con una fuerte componente técnica (que son la mayoría). Son las consideraciones de alto nivel del proyecto: requisitos, límites, restricciones y riesgos. Estos tienen que ver con los objetivos de alto nivel de la empresa y su estrategia, con su situación actual y futura y con el impacto que el proyecto tiene en la empresa, y que la empresa puede tener en el proyecto que el Director del proyecto va a desarrollar.
  2. A la empresa le interesan los asunto de alto nivel: Al ejecutivo, o  personal de alto nivel de la empresa, no le importa si el director de proyectos va a tener que controlar aspectos técnicos del proyecto, hacer un proceso de contratación para materiales y subcontratistas, o tener que realizar tareas de gestión del proyecto, eso se le presupone  al director de proyectos en valía, que va a ser capaz de hacerlo, y además trabajamos conforme a una metodología con lo cual el incumplimiento de la misma no puede ser ni siquiera considerado. Si fuera así, pues mejor designar otro project manager que esté preparado.
  3. Asuntos relevantes: A la empresa que va a invertir en el proyecto le interesan asuntos tales como si va a tener capacidad financiera para acometer el proyecto. Las repercusiones de retrasos en los entregables o el resultado final. El riesgo de impagos. Las mejoras que el proyecto traiga consigo para la organización o cómo afectará el proyecto a los recursos de que dispone. Si tiene o no recursos internos para la gestión adecuada del proyecto…
  4. Límites para el Proyecto: al hacer una acta de constitución del proyecto, es importante definir límites para el proyecto, que está incluido y que no. Este punto es especialmente importante, ya que afectará a la gestión que realicemos en gran manera como gestores del proyecto. Durante la planificación del proyecto, este es un punto crítico que en caso de duda, deberá ser clarificado con el patrocinador de nuestro proyecto. Son recurrentes las dudas a este respecto. No asumamos, sin al menos escalar aquello que pueda ofrecer dudas, estudia si puede ser considerado dentro de los límites de nuestro proyecto o no.

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5.- CONCLUSIONES SOBRE EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

  1. El Acta de Constitución del Proyecto otorga al director de proyectos la autoridad para:
    • Gestionar el Proyecto.
    • Disponer de los recursos adecuado para el proyecto.
    • Nace de un concepto de claridad, transparencia y planificación.
    • Iniciar nuestro Proyecto en optimas condiciones.
  2. No debemos olvidar:
    • La responsabilidad última del acta de constitución del proyecto recae en la empresa en su conjunto.
    • La aprobación del acta de constitución del proyecto recae en el nivel de administración.
    • Lo ideal es que tanto el nivel directivo, como el director de proyectos intervengan en determinados momentos de la creacióndel acta de constitución del proyecto
  3. Lo que no se escribe, lo que no conste al hacer una Acta de Constitución del Proyecto:
    • Da lugar a confusión y malentendidos durante el ciclo de vida del proyecto.
    • También lo que se escribe, pero en menor medida, y en este caso hay algo tangible sobre lo que debatir.
  4. Alguno me diréis, ¡¡pues mi empresa lleva a cabo proyectos sin hacer una acta de constitución!!:

    • Tened en cuenta que, si nuestra empresa no es muy madura, no quiere decir que nosotros como Project Manager no debamos hacer una Acta de Constitución del Proyecto.
    • ¿Por qué? Porque así nos daremos cuenta en donde nos vamos a meter, entenderemos el proyecto, esto significa tener control sobre el proyecto, sobre el alcance y sobre los objetivos que se tienen, y de esta manera también, incluso, en el caso de organizaciones menos maduras, podremos proponer mejoras y podremos ayudar a que esto mejore, es decir, todo redunda en beneficio de todos, cuanta más madurez haya en los sistemas de gestión mejor funcionan las cosas y mejores resultados se obtienen.

Aquí no discutimos si la dirección de proyectos es buena o mala, aquí se discute que esto funcione, que los proyectos que hacemos funcionen, y lo que tenemos que hacer es aprender a trabajar con nuestra acta de constitución del Proyecto, y que la gente se implique. ¿Cuesta trabajo? sí, cuesta a veces explicarle a alguien las cosas varias veces y que no entienden y que le suena todo a chino, es duro, pero al final la gente acaba entendiendo cuando ven los resultados, cuando ven que todo funciona mejor, cuando el Director del Proyecto toma las riendas del Proyecto y hace las cosas correctamente.saluda-hito-team

Recuerda que como Project Manager dominar como hacer una Acta de Constitución del Proyecto es clave. Si después de leer el artículo tienes alguna duda sobre como hacer una Acta de Constitución del Proyecto puedes escribir un comentario y te ayudaremos. 

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12 comentarios

  1. NEMESIO DONOSO dice:

    BUENA GUÍA PARA PREPARAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO. CREO QUE SE DEBE UNIFICAR LOS CRITERIOS; GERENTE, DIRECTOR…PERO ES IMPORTANTE COMPRENDER QUE NO TODOS LOS PROYECTOS ESTÁN EN EL SENO DE UNA EMPRESA EN OPERACIÓN, TENDREMOS PROYECTOS NUEVOS.

  2. Gustavo A. Mori H. dice:

    Importante resumen de la guía del PMBOK, buen aporte; agradecería nos brinden informacion similar de cada etapa en la vida útil de un proyecto.

  3. Rogelio Sánchez Cortés dice:

    Excelente … ¡Felicidades!

  4. Homard Apaza Fuentes dice:

    Muy Ilustrativo

  5. Sharon Mariana Salazar Del Corzo dice:

    Es muy interesante este tema pero mi duda es que yo estoy buscando Describir LA CONSTITUCIÓN DEL ACTA O PASOS A SEGUIR,me pueden ayudar.

    Gracias

  6. Marco Rios dice:

    Muy útil la guía; aún no me queda claro como es que se llega a determinar o estimar el Presupuesto de Alto Nivel en el acta de constitución. Agradecería sus comentarios.

  7. reyna borda dice:

    esta muy interesante

  8. wilbert dice:

    me podrian enviar este archivo acerca de la estructura del acta de constitucion del proyecto

  9. ELVIRA dice:

    SE AGRADECE POR EL APOYO BRINDADO A TRAVES DE LA GUIA PRACTICA.

  10. Rocio vargas Sánchez dice:

    Excelente guía, muy practica. Gracias

  11. Marta Eugenia García Betancur dice:

    Excelente guía para la elaboración del acta de constitución del proyecto

    1. Roberto Sanz dice:

      Muchas gracias!, Marta.
      Quedamos a tu entera disposición para cualquier asunto en el que consideres podemos serte de utilidad.